Inspección de Trabajo: Cómo prepararte para una visita (Checklist 2025)
Guía completa para preparar tu empresa ante una inspección de trabajo. Checklist de documentación, errores comunes, derechos y obligaciones, y cómo evitar sanciones por control horario.
Inspección de Trabajo: Cómo prepararte para una visita (Checklist 2025)
Cuando un inspector de trabajo llama a la puerta de tu empresa, ya es tarde para improvisar. La diferencia entre una visita que se cierra sin incidencias y una que acaba en sanción de miles de euros suele estar en la preparación previa.
Esta guía te proporciona todo lo que necesitas saber para estar preparado: qué documentos tener listos, qué puede y qué no puede hacer el inspector, cuáles son tus derechos, y un checklist práctico para revisar tu situación actual.
¿Qué es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo público encargado de vigilar y exigir el cumplimiento de la normativa laboral en España. Depende del Ministerio de Trabajo y tiene competencias en:
- Condiciones de trabajo y empleo
- Prevención de riesgos laborales
- Seguridad Social y cotizaciones
- Empleo y colocación
- Migraciones y trabajo de extranjeros
Tipos de actuaciones inspectoras
| Tipo | Descripción | Cuándo ocurre |
|---|---|---|
| Visita al centro | El inspector acude presencialmente | Sin aviso previo |
| Requerimiento documental | Solicita documentos por escrito | Plazo para entregar |
| Comparecencia | Cita al empresario en oficinas de la ITSS | Se convoca por carta |
| Comprobación datos TGSS | Revisión de cotizaciones y altas | Sin contacto directo |
Por qué te pueden inspeccionar
- Denuncia: Un empleado, sindicato o ciudadano denuncia
- Campaña sectorial: La ITSS planifica campañas por sector
- Cruce de datos: Detección de irregularidades en bases de datos
- Accidente laboral: Investigación tras un accidente
- Aleatorio: Inspección rutinaria sin motivo específico
Derechos y obligaciones durante una inspección
Tus obligaciones como empresario
Según el artículo 5 de la Ley Ordenadora de la Inspección de Trabajo:
- ✅ Permitir el acceso del inspector al centro de trabajo
- ✅ Identificarte como responsable o designar interlocutor
- ✅ Facilitar la documentación que solicite
- ✅ Atender requerimientos en el plazo indicado
- ✅ Colaborar con la actuación inspectora
Tus derechos como empresario
- ✅ Solicitar identificación del inspector (carné oficial)
- ✅ Conocer el objeto de la visita (aunque puede ser genérico)
- ✅ Estar presente o designar representante
- ✅ Aportar documentación y alegaciones
- ✅ Recurrir las actas de infracción
- ✅ Asistencia letrada (puedes llamar a tu abogado)
Lo que NO puede hacer el inspector
- ❌ Acceder a domicilios particulares sin consentimiento o autorización judicial
- ❌ Incautar documentación original sin justificación
- ❌ Actuar de forma arbitraria o discriminatoria
- ❌ Revelar datos confidenciales a terceros
- ❌ Realizar actuaciones que requieran orden judicial
Documentación de control horario para la inspección
Qué pide el inspector (siempre)
- Registros de jornada de todos los trabajadores
- Periodo solicitado: Normalmente últimos 4 años
- Formato: Original o copia certificada
- Contenido mínimo:
- Hora de entrada
- Hora de salida
- Firma o identificación del trabajador
- Fecha
Documentación adicional relacionada
| Documento | Por qué lo piden |
|---|---|
| Contratos de trabajo | Verificar jornada pactada |
| Convenio colectivo aplicable | Comparar con lo registrado |
| Nóminas | Cruzar horas extra pagadas vs registradas |
| Calendario laboral | Verificar festivos trabajados |
| Cuadrantes de turnos | Comprobar planificación vs realidad |
| Política de horas extra | Ver si hay acuerdos específicos |
| Acuerdo de teletrabajo | Si aplica, verificar registro remoto |
Formato aceptado de los registros
La normativa no especifica un formato obligatorio, pero debe:
- Ser fiable y no manipulable: Sistemas digitales preferibles
- Incluir la información mínima: Entrada, salida, identificación
- Estar firmado o validado: Por el trabajador
- Ser accesible: Poder mostrarlo al inspector
- Conservarse 4 años: Mínimo legal
Formatos válidos:
- Sistema de fichaje digital con exportación
- Hojas firmadas en papel (escaneadas)
- App móvil con registro en servidor
- Excel si tiene firma digital o validación
Formatos problemáticos:
- Hojas sueltas sin firma
- Excel sin control de cambios
- Registros “reconstruidos” a posteriori
- Sistemas que no permiten exportar
Checklist de preparación: Control horario
Antes de cualquier inspección (preventivo)
Documentación base:
- Registro de jornada implementado y funcionando
- Todos los trabajadores fichan diariamente
- Registros conservados últimos 4 años
- Posibilidad de exportar a PDF/Excel
- Información clara de entrada y salida
- Firma o validación del trabajador
Procedimientos:
- Política de registro de jornada documentada
- Empleados informados de la obligación
- Proceso de corrección de errores definido
- Responsable de RRHH designado
- Cierre mensual de registros
Horas extra:
- Control separado de horas extra
- Límite de 80h/año verificado
- Compensación según convenio (pago o descanso)
- Reflejo en nóminas si se pagan
Descansos:
- Descanso entre jornadas (mín. 12h) respetado
- Descanso semanal (36h) garantizado
- Pausas registradas si aplica
Al recibir aviso de inspección
Primeras 24-48 horas:
- Confirmar identificación del inspector
- Revisar objeto de la inspección (carta/requerimiento)
- Avisar a asesoría laboral/abogado
- Designar interlocutor autorizado
- Preparar sala de reunión
Documentación a preparar:
- Registros de jornada del periodo solicitado
- Contratos de trabajo vigentes
- Nóminas correspondientes
- TC2 (cotizaciones)
- Convenio colectivo aplicable
- Calendario laboral
- Cuadrantes de turnos (si aplica)
- Acuerdos de teletrabajo (si aplica)
- Plan de Prevención de Riesgos (si lo piden)
Durante la visita
Actitud:
- Mantener calma y profesionalidad
- Colaborar pero no dar información no solicitada
- Tomar notas de lo que se pregunta
- Solicitar copia del acta al finalizar
- No firmar nada sin leerlo detenidamente
Documentación entregada:
- Registrar qué documentos se entregan
- Hacer copia de todo lo que se proporciona
- Solicitar recibo si entregan originales
Después de la visita
- Guardar copia del acta/diligencia
- Revisar observaciones o requerimientos
- Cumplir plazos de alegaciones (10-15 días hábiles)
- Contactar con asesoría si hay infracción
- Corregir deficiencias detectadas
Errores más comunes en control horario
1. No registrar a todos los trabajadores
Error: Solo fichan operarios, no directivos/administrativos.
Realidad legal: TODOS los trabajadores deben registrar jornada, salvo autónomos y socios sin relación laboral.
Sanción: 751€ - 7.500€ por grave.
2. Registros incompletos
Error: Solo se registra entrada, no salida.
Realidad legal: Es obligatorio registrar inicio Y fin de jornada.
Sanción: 751€ - 7.500€.
3. Firmas falsificadas o a posteriori
Error: RRHH “reconstruye” registros cuando faltan.
Realidad legal: Es falsedad documental, agrava la sanción.
Sanción: 7.501€ - 225.018€ por muy grave + posible vía penal.
4. No conservar 4 años
Error: Borrar registros antiguos para “limpiar”.
Realidad legal: Obligación de conservar 4 años mínimo.
Sanción: Se asume incumplimiento de todo el periodo.
5. Horas extra no reflejadas
Error: Empleados trabajan más horas pero fichan lo “normal”.
Realidad legal: El registro debe reflejar la jornada real.
Sanción: Grave o muy grave según extensión + pago de horas + cotizaciones.
6. No informar a representantes
Error: No comunicar los registros al comité de empresa.
Realidad legal: Los representantes tienen derecho a acceso.
Sanción: Leve (hasta 750€) pero genera desconfianza.
Qué pasa si detectan infracción
El proceso inspector
1. VISITA/REQUERIMIENTO
↓
2. DETECCIÓN DE INCUMPLIMIENTO
↓
3. REQUERIMIENTO DE SUBSANACIÓN (opcional)
↓
4. ACTA DE INFRACCIÓN
↓
5. ALEGACIONES (10-15 días)
↓
6. RESOLUCIÓN SANCIONADORA
↓
7. RECURSO DE ALZADA (1 mes)
↓
8. VÍA CONTENCIOSO-ADMINISTRATIVA
Tipos de actas
| Tipo | Significado |
|---|---|
| Acta de advertencia | Infracción menor, sin sanción si se corrige |
| Acta de infracción | Propuesta de sanción económica |
| Acta de liquidación | Reclamación de cotizaciones no ingresadas |
| Acta de obstrucción | Por impedir la actuación inspectora |
Cuantía de las sanciones (LISOS actualizada)
Infracciones en materia de control horario:
| Gravedad | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leve | 70€ - 150€ | 151€ - 370€ | 371€ - 750€ |
| Grave | 751€ - 1.500€ | 1.501€ - 3.750€ | 3.751€ - 7.500€ |
| Muy grave | 7.501€ - 30.000€ | 30.001€ - 120.005€ | 120.006€ - 225.018€ |
Criterios de graduación:
- Número de trabajadores afectados
- Intencionalidad o negligencia
- Fraude o connivencia
- Incumplimiento de requerimientos previos
- Reincidencia
Cómo recurrir una sanción
Plazos
- Alegaciones al acta: 10-15 días hábiles desde notificación
- Recurso de alzada: 1 mes desde resolución
- Contencioso-administrativo: 2 meses desde desestimación
Estrategias de defensa
- Alegar errores formales: Notificación defectuosa, plazos, competencia
- Discutir la tipificación: Que no es infracción o es de menor gravedad
- Acreditar subsanación: Demostrar que se ha corregido
- Solicitar reducción: Por colaboración, pronto pago, etc.
- Prueba en contra: Documentos que contradigan lo afirmado
Reducción por pronto pago
Pagar la sanción antes de que sea firme puede dar:
- 20% reducción si pagas en periodo voluntario
- Renuncia tácita al recurso
¿Cuándo conviene? Si la infracción es clara y el recurso tiene pocas opciones.
Cómo Workrono te ayuda ante inspecciones
Documentación siempre lista
- Exportación en un clic: Descarga registros de cualquier periodo
- Formato oficial: PDF con todos los datos requeridos
- Firmado digitalmente: Cada fichaje validado por el empleado
- Histórico completo: 4+ años de datos seguros en la nube
Informe de inspección pre-generado
Un botón que genera:
- Listado de empleados con sus registros
- Calendario de fichajes del periodo
- Detalle de horas extra
- Incidencias y correcciones
- Resumen de cumplimiento
Alertas preventivas
- ⚠️ Empleado que no ficha
- ⚠️ Jornada superior a la pactada
- ⚠️ Descanso inferior al mínimo
- ⚠️ Horas extra cercanas al límite
Auditoría interna
Revisa tu estado de cumplimiento antes de que lo haga el inspector:
- % de fichajes completos
- Empleados con incidencias frecuentes
- Horas extra acumuladas por persona
- Alertas no resueltas
Conclusión
La mejor inspección es la que no te preocupa porque estás preparado. Con un sistema de control horario fiable, documentación organizada y procedimientos claros, una visita de la Inspección de Trabajo se convierte en un trámite rutinario en lugar de una amenaza.
Resumen de preparación:
✅ Sistema de fichaje funcionando para TODOS los empleados ✅ Registros exportables de los últimos 4 años ✅ Horas extra controladas y compensadas ✅ Descansos respetados y documentados ✅ Procedimiento de actuación ante inspección definido ✅ Asesoría laboral de confianza localizada
¿Quieres estar preparado para cualquier inspección?
Workrono te proporciona registros inmodificables, exportación instantánea y cumplimiento garantizado.
Recursos adicionales
¿Listo para cumplir la ley sin complicaciones?
Workrono gestiona el fichaje por QR para tu equipo. Pruébalo gratis 14 días.
Solicitar demo gratuita