Cumplimiento legal RRHH PYME 2026: manual operativo completo
Manual operativo de obligaciones laborales para PYMEs españolas en 2026: contratación, registro de jornada, PRL, RGPD, plan de igualdad, canal de denuncias, sanciones y calendario mes a mes.
Cumplimiento legal RRHH PYME 2026: manual operativo de obligaciones laborales
Si gestionas una empresa con entre 1 y 50 empleados en España, este artículo es el mapa que necesitas. No un resumen de derechos del trabajador ni un índice de normas: un manual que te dice qué tienes que tener implantado, para cuándo, qué pasa si no lo tienes, y qué parte de ese trabajo puede automatizarse para que no te consuma el mes.
El cumplimiento legal en RRHH nunca ha sido trivial, pero en 2026 la acumulación de obligaciones —algunas históricas como el registro de jornada, otras nuevas como el canal de denuncias o el plan de igualdad digital— hace que una PYME media tenga más frentes abiertos que recursos para cubrirlos. El resultado habitual: incumplimientos por omisión, no por mala intención. La Inspección de Trabajo no distingue entre las dos.
Este manual trata cada obligación con la misma estructura: qué es exactamente, a quién le aplica por umbral de plantilla, cuál es el plazo o la periodicidad, qué sanción arriesga si no cumple, y qué tarea concreta puede digitalizar o delegar. Al final encontrarás el cuadro completo de sanciones LISOS y el calendario laboral mes a mes.
Si quieres empezar por el registro de jornada —la obligación que más sanciones activas genera en la ITSS— puedes poner en marcha tu empresa en menos de 20 minutos con Workrono gratis y volver aquí para el resto del mapa.
En este artículo
- Mapa de obligaciones laborales de una PYME española 2026
- 1. Contratación: contrato escrito, alta TGSS, comunicación SEPE
- 2. Convenio colectivo aplicable: cómo identificarlo
- 3. Salario mínimo, pagas extra y horas extraordinarias
- 4. Registro de jornada (RDL 8/2019)
- 5. Vacaciones, permisos y conciliación
- 6. Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995)
- 7. RGPD y datos personales en RRHH
- 8. Plan de Igualdad: cuándo es obligatorio
- 9. Canal de denuncias (Ley 2/2023)
- 10. Teletrabajo y derecho a la desconexión (Ley 10/2021)
- 11. Cierre fiscal y auditoría laboral anual
- Cuadro completo de sanciones LISOS 2026
- Calendario laboral PYME: tareas mensuales, trimestrales y anuales
- Qué se puede automatizar y qué no
- Errores frecuentes que detecta la ITSS
- Preguntas frecuentes
- Conclusión
Mapa de obligaciones laborales de una PYME española 2026
Antes de entrar en cada obligación, conviene tener claro el panorama completo. Una PYME de entre 1 y 49 empleados en España tiene, en 2026, al menos once bloques de obligaciones laborales activas. Algunas aplican desde el primer trabajador; otras se activan al cruzar determinados umbrales de plantilla.
| Obligación | Aplica desde | Umbral clave |
|---|---|---|
| Alta TGSS + comunicación SEPE | 1.º empleado | Ninguno |
| Contrato escrito | 1.º empleado | Indefinidos y temporales desde 2022 |
| Registro de jornada | 1.º empleado | Sin excepción de tamaño |
| Salario mínimo interprofesional | 1.º empleado | SMI 2026: 1.221 €/mes |
| Prevención de riesgos laborales | 1.º empleado | Modalidad varía según tamaño |
| RGPD en RRHH | 1.º empleado | Sin umbral |
| Registro salarial | 1.º empleado | Sin umbral |
| Canal de denuncias (Ley 2/2023) | 50 empleados | Obligatorio desde dic. 2023 |
| Plan de Igualdad | 50 empleados | Obligatorio desde mar. 2022 |
| Auditoría retributiva | 50 empleados | Vinculada al Plan de Igualdad |
| Protocolo acoso sexual y laboral | 1.º empleado | Recomendado; obligatorio con representación |
La buena noticia es que varias de estas obligaciones se solapan en su gestión: un buen sistema de control horario resuelve el registro de jornada, parte del RGPD y la base de datos para la auditoría retributiva. La mala: la mayoría de las sanciones que se imponen a PYMEs provienen de obligaciones que la empresa conocía pero no había formalizado correctamente.
1. Contratación: contrato escrito, alta TGSS, comunicación SEPE
Qué es
Cada vez que incorporas a un trabajador —sea indefinido, temporal, a tiempo parcial o de formación— tienes que cumplir tres obligaciones paralelas: formalizar el contrato por escrito, dar de alta al trabajador en la Seguridad Social antes de que empiece a trabajar, y comunicar el contrato al SEPE.
Desde la Reforma Laboral de 2022, el contrato indefinido es la modalidad ordinaria. Los contratos temporales solo son válidos en dos supuestos: por circunstancias de la producción (máximo seis meses en un período de doce, ampliable a un año por convenio) o por sustitución de persona trabajadora. El contrato de formación en alternancia y el formativo para la práctica profesional tienen reglas propias.
A quién aplica
A toda empresa con al menos un trabajador por cuenta ajena, sin excepción de tamaño ni sector.
Plazo
- Alta TGSS: antes del inicio de la prestación de servicios. No existe período de gracia. Dar de alta el mismo día de inicio o el día anterior es lo correcto; dar de alta con un día de retraso ya es una irregularidad detectable.
- Comunicación al SEPE (sistema Contrat@): en el plazo de 10 días hábiles desde la formalización del contrato.
- Entrega de copia al trabajador: en el momento de la firma.
Sanción si no se cumple
No dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social antes de su inicio es infracción muy grave: entre 7.501 € y 225.018 € según el número de trabajadores afectados y la reincidencia. La no comunicación al SEPE en plazo es infracción leve (70-750 €), pero si se acumula con alta tardía en TGSS la sanción se dispara.
Un trabajador no dado de alta en el momento de un accidente laboral expone a la empresa a responsabilidad directa por prestaciones de incapacidad, lo que puede superar cualquier multa administrativa.
Qué se puede automatizar
Los gestores laborales modernos integran la comunicación automática al SEPE y la generación del alta TGSS desde el mismo formulario de alta del trabajador. Si tu asesoría no lo hace por ti, asegúrate de que tienes acceso al sistema RED de la TGSS y al portal Contrat@ del SEPE.
2. Convenio colectivo aplicable: cómo identificarlo
Qué es
El convenio colectivo es el acuerdo negociado entre representantes de empresarios y trabajadores de un sector o empresa que regula condiciones laborales por encima del mínimo legal: salarios, jornada, categorías profesionales, vacaciones, complementos, permisos específicos. Para una PYME, el convenio sectorial es el punto de partida de casi todo.
Por qué importa
Una PYME que aplica condiciones del Estatuto de los Trabajadores ignorando el convenio colectivo puede estar cumpliendo la ley pero incumpliendo el convenio. Ambos incumplimientos son sancionables. Los convenios suelen mejorar las condiciones mínimas del ET en varios puntos: más días de vacaciones, salarios superiores al SMI, permisos adicionales, complementos por antigüedad.
Cómo identificar tu convenio
El convenio aplicable se determina principalmente por la actividad económica principal de la empresa (código CNAE) y, secundariamente, por la negociación a nivel de empresa si la hubieras iniciado. El Ministerio de Trabajo mantiene el Registro de Convenios Colectivos, accesible en mites.gob.es. La Federación de Asociaciones de PYMES del sector correspondiente también suele informar del convenio aplicable.
Plazo y periodicidad
Los convenios se negocian y renuevan periódicamente. Muchos tienen vigencia de cuatro años. Lo más importante para una PYME es revisar al inicio de cada año si hay actualizaciones salariales o de condiciones publicadas en el BOE o en el BOPV/BOCA/BOCM de tu comunidad autónoma.
Sanción si no se cumple
Aplicar condiciones inferiores a las del convenio es infracción grave en materia de relaciones laborales: 751 € a 7.500 € por infracción, más la obligación de abonar diferencias salariales con retroactividad.
Qué se puede automatizar
Algunos software de nóminas integran actualizaciones de convenio automáticas. Lo más práctico para una PYME pequeña es suscribirse a las alertas del BOE para el código de convenio de tu sector y que tu asesoría laboral te notifique cualquier revisión salarial.
3. Salario mínimo, pagas extra y horas extraordinarias
Salario mínimo 2026
El SMI para 2026 es de 1.221 euros brutos al mes en 14 pagas, equivalente a 17.094 euros anuales, según publicó el BOE en febrero de 2026. Esta cifra supone un incremento del 3,1% respecto al ejercicio anterior. Los trabajadores que perciben el SMI están exentos de tributar en el IRPF por esa parte de la retribución.
Ningún trabajador con contrato laboral ordinario puede percibir menos del SMI en cómputo mensual, independientemente del convenio, el tamaño de la empresa o la modalidad contractual.
Para jornadas parciales, el SMI se aplica proporcionalmente a las horas trabajadas.
Pagas extraordinarias
El artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de dos pagas extraordinarias al año: normalmente en junio y diciembre, salvo que el convenio colectivo establezca prorrateo en doce mensualidades. En ese caso el salario mensual ya incluye la parte proporcional y no hay paga adicional en esas fechas, pero el total anual debe ser equivalente.
Una práctica común pero incorrecta en algunas PYMEs: nóminas que dicen “paga extra prorrateada” pero cuya base anual no alcanza el mínimo del convenio más las dos pagas. Esto es detectable en cualquier inspección de nóminas.
Horas extraordinarias
El artículo 35 del ET establece un límite de 80 horas extraordinarias al año por trabajador, no computable en casos de fuerza mayor. Las horas extra deben compensarse económicamente (con el recargo que marque el convenio, nunca inferior a la hora ordinaria) o con descanso equivalente en los cuatro meses siguientes.
La empresa está obligada a entregar al trabajador un resumen mensual de las horas extraordinarias realizadas, junto con la nómina, y a informar a los representantes de los trabajadores (si los hay) de las horas extra totales.
Las horas extra no registradas ni compensadas son una de las infracciones que la ITSS detecta con mayor frecuencia en pequeñas empresas. El cálculo correcto de horas extraordinarias requiere un sistema de registro que capture tanto la entrada como la salida real, no el horario teórico.
Sanción si no se cumple
Pagar por debajo del SMI o del convenio es infracción grave: 751 € a 7.500 €, más diferencias salariales con retroactividad. Superar el límite de 80 horas extra es infracción grave con el mismo rango de multa.
Reducción de jornada a 37,5 horas
El Gobierno ha anunciado para 2026 la reducción de la jornada máxima legal de 40 a 37,5 horas semanales. En el momento de publicación de este artículo (mayo 2026), el proceso legislativo está en curso. Sigue las novedades en el Ministerio de Trabajo para conocer la fecha de entrada en vigor definitiva y el impacto en convenios colectivos.
4. Registro de jornada (RDL 8/2019)
Qué es
El cumplimiento legal RRHH pymes en materia de tiempo de trabajo tiene un eje central: el registro de jornada. Desde el 12 de mayo de 2019, fecha de entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de cada trabajador, con el horario concreto de inicio y fin.
El sistema de registro puede ser en papel, en hojas de cálculo o en software digital: la ley no impone el soporte. Pero sí exige que sea fiable (no modificable sin traza de auditoría), que los datos se conserven durante cuatro años y que los trabajadores puedan acceder a sus propios registros. En la práctica, el papel y las hojas de cálculo sin control de versiones son cuestionables ante una inspección.
A quién aplica
A toda empresa con trabajadores por cuenta ajena, sin umbral mínimo de plantilla, sin excepción de sector y sin distinción entre jornada completa o parcial. Si tienes aunque sea un empleado con contrato laboral, la obligación existe desde el primer día de ese contrato.
No se aplica a autónomos sin empleados, ni a socios que trabajan sin contrato laboral.
Plazo
La obligación es continua: cada día laborable, cada trabajador debe tener registrada su entrada y salida. La conservación del archivo es de cuatro años desde la fecha del registro, no desde la baja del trabajador.
Sanción si no se cumple
La ausencia de sistema de registro es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS: 751 € a 7.500 € según los tramos actualizados (ver cuadro LISOS más adelante). En caso de reincidencia o manipulación deliberada de registros, puede calificarse como muy grave: hasta 225.018 €.
Para una PYME de 8 empleados, una sanción grave en grado medio puede superar los 3.000 €, más el coste de asesoría para el recurso. El coste de un sistema digital de control horario para esa misma empresa rara vez supera los 50 €/mes.
Qué se puede automatizar
El registro de jornada es precisamente el bloque más automatizable de todo el cumplimiento laboral. Un sistema como Workrono permite a cada empleado fichar entrada y salida desde su móvil, desde un QR fijo en el centro de trabajo o desde un kiosko, independientemente de si trabaja en la oficina o en remoto. Los registros se almacenan con timestamp, no son editables sin traza, y el informe para la inspección se genera en minutos.
Para entender mejor las implicaciones legales del registro de jornada y cómo prepararte ante una visita de la ITSS, lee la guía completa sobre la ley de control horario en España y el artículo sobre cómo prepararte para una inspección de trabajo.
5. Vacaciones, permisos y conciliación
Vacaciones anuales
El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores fija el mínimo en 30 días naturales de vacaciones retribuidas al año, equivalente a 22 días laborables en una jornada de lunes a viernes. Los convenios colectivos suelen mejorar este mínimo. Las vacaciones son irrenunciables: no pueden sustituirse por dinero durante la relación laboral.
La empresa debe comunicar las fechas de vacaciones al trabajador con al menos dos meses de antelación. Si empresa y trabajador no llegan a un acuerdo, decide la jurisdicción social.
Permisos retribuidos obligatorios
El artículo 37.3 del ET establece los permisos que el trabajador tiene derecho a disfrutar con salario, sin que computen como vacaciones. Los más relevantes para una PYME:
| Permiso | Duración mínima |
|---|---|
| Matrimonio del trabajador | 15 días naturales |
| Nacimiento de hijo/a | 2 días (5 si hay desplazamiento) |
| Fallecimiento cónyuge, padres, hijos, hermanos | 2 días (4 si hay desplazamiento) |
| Enfermedad grave o hospitalización de familiar 1.º/2.º grado | 2 días (4 si hay desplazamiento) |
| Traslado de domicilio | 1 día |
| Examen oficial | Tiempo necesario |
| Deberes públicos inexcusables | Tiempo necesario |
Los convenios pueden ampliar estas duraciones. Aplicar el mínimo del ET cuando el convenio establece condiciones mejores es infracción grave.
Conciliación familiar: derechos activos en 2026
La conciliación ha ganado peso normativo. Los puntos más relevantes para una PYME:
- Permiso de nacimiento y cuidado del lactante: Desde la Ley Orgánica 3/2007 y sus desarrollos, ambos progenitores tienen 16 semanas de baja por nacimiento (las primeras 6 obligatorias e ininterrumpidas; las restantes flexibles hasta el primer año del bebé). La empresa no paga esta prestación —la abona la Seguridad Social—, pero sí gestiona la documentación y la baja en la cotización.
- Reducción de jornada por cuidado de hijos: Hasta que el menor cumple 12 años, el trabajador tiene derecho a reducción de jornada de entre un octavo y la mitad del tiempo, con la correspondiente reducción proporcional de salario.
- Excedencia por cuidado de hijos: Hasta 3 años desde el nacimiento o adopción, con reserva de puesto los primeros 12 meses.
- Adaptación de jornada: El artículo 34.8 del ET permite al trabajador solicitar adaptaciones de distribución, duración o forma de prestación de jornada para conciliar. La empresa debe negociar de buena fe, aunque puede denegar con justificación.
Gestionar las ausencias y vacaciones sin un sistema digital en una empresa con más de 10 empleados acaba generando conflictos por solapamientos, errores en saldos y falta de registro trazable.
6. Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995)
Qué es
La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales obliga a todo empresario a garantizar la seguridad y la salud de sus trabajadores. Esto no es un marco de intenciones: exige documentos, procedimientos y acciones concretas.
Obligaciones principales para una PYME
Plan de prevención: Toda empresa, desde la primera contratación, debe tener un plan de prevención de riesgos laborales que integre la actividad preventiva en su gestión. Para empresas de menos de 10 trabajadores en actividades de bajo riesgo, puede ser un documento simplificado, pero debe existir.
Evaluación de riesgos: Documento que identifica los riesgos de cada puesto de trabajo, su probabilidad y severidad, y las medidas preventivas adoptadas. Debe actualizarse si cambian las condiciones de trabajo o se detectan nuevos riesgos.
Planificación de la actividad preventiva: Lista de acciones concretas, con responsable y plazo, derivadas de la evaluación de riesgos.
Formación: El empresario está obligado a dar formación en prevención a cada trabajador, adaptada a su puesto, cuando se incorpora y cuando cambian sus condiciones de trabajo.
Información: Cada trabajador debe recibir información sobre los riesgos de su puesto y las medidas de emergencia.
Vigilancia de la salud: Reconocimientos médicos periódicos, voluntarios para el trabajador salvo en casos en que la ley los declare obligatorios (trabajos con exposición a agentes biológicos, riesgos específicos, etc.).
Servicio de prevención: Las empresas con menos de 10 trabajadores en actividades no peligrosas pueden asumir la actividad preventiva el propio empresario (si tiene la formación adecuada) o contratar un Servicio de Prevención Ajeno (SPA). Por encima de 250 trabajadores es obligatorio el Servicio de Prevención Propio. La mayoría de las PYMEs entre 10 y 50 trabajadores contratan un SPA, cuyo coste anual suele rondar los 200-600 € en servicios básicos.
El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) ofrece la herramienta gratuita Prevencion10.es específicamente dirigida a PYMEs y autónomos, que permite realizar la evaluación de riesgos guiada online de forma gratuita.
A quién aplica
A toda empresa con trabajadores por cuenta ajena. Sin umbral de plantilla.
Plazo
Las obligaciones son continuas. La evaluación de riesgos debe estar realizada desde la primera contratación y revisada periódicamente o ante cambios.
Sanción si no se cumple
Las infracciones en PRL tienen su propio cuadro sancionador, más severo que el de relaciones laborales:
- Leve: 45 € a 2.450 €
- Grave: 2.451 € a 49.180 €
- Muy grave: 49.181 € a 983.736 €
Una PYME sin evaluación de riesgos actualizada que sufre un accidente laboral enfrenta infracción grave en materia de PRL (desde 2.451 €) más la responsabilidad directa por las prestaciones de la Seguridad Social no cubiertas, que puede ser de decenas de miles de euros.
Además, las infracciones muy graves en PRL conllevan la posibilidad de paralización de la actividad por parte de la ITSS.
7. RGPD y datos personales en RRHH
Qué es
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, 2016/679) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantías de los Derechos Digitales (LOPDGDD, Ley 3/2018) regulan el tratamiento de los datos personales de los trabajadores. En un departamento de RRHH, prácticamente toda la información que manejas son datos personales: contratos, nóminas, registros de jornada, partes de baja, evaluaciones de desempeño, datos bancarios.
La Agencia Española de Protección de Datos ha publicado guías específicas sobre protección de datos en el ámbito laboral que son referencia obligatoria.
Obligaciones principales para una PYME
Registro de actividades de tratamiento: Toda empresa que trata datos de trabajadores debe mantener un registro interno que documente, para cada actividad de tratamiento (gestión de nóminas, fichajes, vigilancia de salud, etc.): la finalidad, la categoría de datos, los destinatarios, el plazo de conservación y las medidas de seguridad. Es obligatorio para cualquier empresa sin importar su tamaño cuando trata datos de empleados de forma habitual.
Información a trabajadores: Antes de empezar a tratar sus datos, el trabajador debe recibir información clara sobre: quién es el responsable, qué datos se tratan, con qué finalidad, cuánto tiempo se conservan, a quién se ceden (asesoría, mutua, Hacienda) y cuáles son sus derechos. Este aviso de privacidad debe entregarse en el proceso de onboarding y estar disponible permanentemente.
Base legal del tratamiento: La relación laboral es base legal suficiente para tratar los datos necesarios para gestionar el contrato (nóminas, cotizaciones, fichajes). Para usos adicionales —geolocalización GPS en el móvil del empleado, videovigilancia, monitorización de comunicaciones— se requiere base legal propia y, en muchos casos, consentimiento expreso o acuerdo con representantes.
Control de accesos y medidas de seguridad: Solo el personal con necesidad operativa debe acceder a los datos de los empleados. Los contratos deben tener cláusula de confidencialidad. Los proveedores que traten datos por cuenta de la empresa (asesoría laboral, software de nóminas, sistema de fichajes) requieren un contrato de encargado del tratamiento.
Derechos de los trabajadores: Acceso a sus datos, rectificación, supresión (limitado por la obligación de conservación laboral), oposición. La empresa tiene 30 días para responder a cualquier ejercicio de derechos.
Conservación de datos laborales: Los registros de RRHH deben conservarse los años que establece la normativa laboral (4 años para registros de jornada, generalmente), y eliminarse de forma segura cuando cesa esa obligación.
A quién aplica
A toda empresa desde la primera contratación. No hay umbral mínimo de plantilla en el RGPD.
Sanción si no se cumple
Las sanciones por infracción del RGPD pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual (el mayor de los dos). Para PYMEs, las sanciones más habituales de la AEPD en el ámbito laboral se han situado en el rango de 3.000 € a 50.000 €, según el tipo y la gravedad de la infracción.
Qué se puede automatizar
Los sistemas de fichaje y gestión de RRHH con cumplimiento RGPD incorporado (control de accesos por rol, contratos de encargado del tratamiento firmados, almacenamiento en la UE, registros de auditoría) eliminan buena parte de la carga de gestión de privacidad en la operativa diaria.
8. Plan de Igualdad: cuándo es obligatorio
Qué es
El Plan de Igualdad es un conjunto de medidas orientadas a alcanzar la igualdad de trato y oportunidades entre mujeres y hombres en la empresa, y a eliminar la discriminación por razón de sexo. Está regulado por la Ley Orgánica 3/2007 y desarrollado por el Real Decreto 901/2020.
A quién aplica: el umbral de 50 empleados
El Plan de Igualdad es obligatorio para empresas con 50 o más trabajadores desde el 7 de marzo de 2022. Para empresas de menos de 50 empleados, no es obligatorio por ley, aunque puede ser exigido por convenio colectivo o acordado voluntariamente.
Esta es una de las obligaciones más importantes a tener en cuenta cuando una PYME crece y cruza el umbral de los 50 empleados: desde ese momento, tiene un plazo para negociar y registrar su Plan de Igualdad.
Qué debe contener
El plan debe incluir obligatoriamente:
- Diagnóstico de situación previo (evaluación de la igualdad en la empresa en áreas como acceso al empleo, clasificación profesional, formación, promoción, retribución, conciliación, etc.).
- Medidas concretas con objetivos, plazos, indicadores y personas responsables.
- Auditoría retributiva para empresas obligadas: análisis de la brecha salarial por género.
- Registro salarial: obligatorio para todas las empresas (incluidas las de menos de 50 empleados) desde 2021. Debe recoger los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales, desagregados por sexo y por categoría o grupo profesional.
Proceso de negociación y registro
El Plan de Igualdad debe negociarse con la representación legal de los trabajadores (si la hay) o con una comisión negociadora específica. Una vez acordado, debe registrarse en REGCON (Registro y depósito de convenios colectivos, acuerdos colectivos de trabajo y planes de igualdad del Ministerio de Trabajo).
Sanción si no se cumple
No tener Plan de Igualdad implantado cuando es obligatorio es infracción grave: 751 € a 7.500 €. Si la empresa también tiene brecha salarial no justificada, puede añadirse una infracción por discriminación retributiva. Algunas administraciones públicas, además, excluyen de licitaciones a empresas sin Plan de Igualdad registrado cuando superen el umbral obligatorio.
9. Canal de denuncias (Ley 2/2023)
Qué es
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (conocida como Ley de Whistleblowing), transpone la Directiva Europea 2019/1937 al ordenamiento español. Su objetivo es proteger a quienes comunican internamente o externamente irregularidades que afectan al interés general.
A quién aplica
El canal de denuncias interno es obligatorio para entidades del sector privado con 50 o más trabajadores. Para empresas de menos de 50 empleados, no es obligatorio por esta ley (salvo en sectores específicos como servicios financieros, seguros, transporte marítimo o aviación civil). Si tu empresa tiene menos de 50 trabajadores y no opera en esos sectores regulados, esta obligación concreta no te aplica hoy.
Sin embargo, si has superado los 50 trabajadores, debes saber que el plazo ya venció: las empresas de 50 a 249 empleados debían tener su sistema implantado antes del 1 de diciembre de 2023. Si aún no lo tienes, estás en situación de incumplimiento activo.
Requisitos del sistema
El canal debe:
- Permitir denuncias confidenciales y anónimas (las dos modalidades son obligatorias).
- Enviar acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de 7 días naturales.
- Investigar la denuncia y comunicar el resultado en un plazo de 3 meses (prorrogables otros 3 meses en casos complejos).
- Estar gestionado por una persona con formación específica (responsable del sistema).
- Garantizar protección del denunciante frente a represalias.
Sanción si no se cumple
Las multas para personas jurídicas por incumplimiento de la Ley 2/2023 pueden alcanzar 1.000.000 € en los casos más graves. Las infracciones graves (no tener el sistema implantado, no respetar la confidencialidad) contemplan multas desde los 100.000 €. Para las PYMEs obligadas (50-249 empleados), el riesgo es real y los plazos ya han vencido.
10. Teletrabajo y derecho a la desconexión (Ley 10/2021)
La Ley 10/2021 de trabajo a distancia
La Ley 10/2021, de 9 de julio, regula el trabajo a distancia cuando se realiza de forma regular: es decir, cuando al menos el 30% de la jornada en un período de tres meses se desarrolla fuera de los centros de trabajo de la empresa. Para el teletrabajo esporádico u ocasional, la ley no exige el cumplimiento completo de todos sus requisitos.
Cuándo aplica a una PYME
Si tienes trabajadores que trabajan desde casa más de un día y medio a la semana de forma estable, la Ley 10/2021 se aplica plenamente. Esto es más frecuente de lo que parece: muchas PYMEs que adoptaron el híbrido durante la pandemia lo han normalizado sin formalizar la situación jurídicamente.
Obligaciones concretas
Acuerdo de trabajo a distancia escrito: Obligatorio antes de iniciar el trabajo remoto. El acuerdo debe recoger el inventario de medios que la empresa proporciona, la compensación de gastos (electricidad, internet), el horario y disponibilidad, los centros de trabajo a los que el empleado puede acudir, el porcentaje de presencialidad y las instrucciones de PRL específicas para el domicilio.
Dotación de medios: La empresa debe proporcionar o compensar los medios necesarios para el trabajo remoto. El empleado no puede asumir esos costes.
PRL en el domicilio: La evaluación de riesgos laborales debe extenderse al lugar de trabajo en remoto. La empresa no puede realizar inspecciones físicas del domicilio sin consentimiento del trabajador, pero sí está obligada a garantizar condiciones ergonómicas adecuadas (mobiliario, iluminación, pantalla).
Mismos derechos: Los trabajadores en remoto tienen exactamente los mismos derechos que los presenciales: formación, promoción, salario, representación sindical.
Registro de jornada en teletrabajo: La obligación del RDL 8/2019 se aplica igual. Los días de trabajo en remoto deben tener registros de entrada y salida. No registrar la jornada en días de teletrabajo es una de las infracciones más detectadas en inspecciones post-pandemia. Consulta la guía de control horario en teletrabajo para ver las soluciones más prácticas.
Derecho a la desconexión digital
La LOPDGDD (Ley 3/2018) y la Ley 10/2021 establecen el derecho a la desconexión digital: los trabajadores tienen derecho a no atender comunicaciones fuera de su jornada laboral. La empresa debe elaborar y comunicar una política de desconexión digital, especialmente en entornos de teletrabajo donde la frontera entre vida laboral y personal se difumina.
Esta política no requiere ser un documento extenso, pero sí debe existir, comunicarse a los trabajadores y reflejarse en el acuerdo de trabajo a distancia.
11. Cierre fiscal y auditoría laboral anual
Qué es
El cierre del ejercicio no es solo una obligación contable: tiene una dimensión laboral específica que muchas PYMEs gestionan con poca sistemática. La auditoría laboral anual no es obligatoria por ley para las PYMEs en general, pero es la herramienta que permite detectar incumplimientos antes de que llegue la ITSS.
Tareas de cierre laboral de año
Cierre de registros de jornada: Antes de fin de año, verifica que todos los registros de jornada del ejercicio estén completos, que no haya días laborables sin fichaje, que las horas extra estén calculadas y se hayan compensado o abonado, y que los registros de empleados que causaron baja en el año estén archivados correctamente. La guía completa de auditoría de registros horarios al cierre anual te da el proceso paso a paso.
Regularización de vacaciones: Los días devengados en el ejercicio y no disfrutados antes del 31 de diciembre generalmente se pierden, salvo que el convenio establezca lo contrario o que el trabajador haya tenido una baja por IT que impidiera el disfrute. Documenta el saldo de vacaciones de cada empleado a cierre de año.
Modelo 190 (IRPF retenciones): Declaración resumen anual de retenciones sobre rendimientos del trabajo, con el detalle por perceptor. Se presenta ante la AEAT en enero del año siguiente.
Comunicación a representantes: Si tienes representación legal de trabajadores, el resumen anual de horas extraordinarias debe ponerse a su disposición en enero.
Archivo y backup de documentos laborales: Nóminas, contratos, registros de jornada y documentos de PRL deben archivarse con criterios de retención específicos (4 años para registros de jornada, hasta la prescripción de las deudas laborales para nóminas y cotizaciones).
Cuándo hacer la auditoría laboral preventiva
Aunque no sea obligatoria, una revisión laboral preventiva con un asesor laboral o con una firma especializada es recomendable:
- Cuando la empresa supera los 10, 25 o 50 empleados (cambios de obligaciones en cada umbral).
- Antes de una operación corporativa (venta, fusión, entrada de inversores).
- Cuando ha habido cambios de actividad, nuevas contrataciones masivas o reorganizaciones de jornada.
- Si recibes una denuncia ante la ITSS o un burofax de un exempleado.
La guía de preparación ante una inspección de trabajo cubre los documentos que debes tener listos y el protocolo de actuación desde el primer contacto con el inspector.
Cuadro completo de sanciones LISOS 2026
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) define los rangos de sanción para las infracciones laborales. Los importes se actualizan periódicamente mediante Real Decreto. Los tramos vigentes en 2026 son los siguientes:
Infracciones en materia de relaciones laborales y empleo
| Tipo de infracción | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leve | 70 € – 150 € | 151 € – 370 € | 371 € – 750 € |
| Grave | 751 € – 1.500 € | 1.501 € – 3.750 € | 3.751 € – 7.500 € |
| Muy grave | 7.501 € – 30.000 € | 30.001 € – 120.005 € | 120.006 € – 225.018 € |
Infracciones en materia de Prevención de Riesgos Laborales
| Tipo de infracción | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leve | 45 € – 485 € | 486 € – 975 € | 976 € – 2.450 € |
| Grave | 2.451 € – 9.830 € | 9.831 € – 24.585 € | 24.586 € – 49.180 € |
| Muy grave | 49.181 € – 196.745 € | 196.746 € – 491.865 € | 491.866 € – 983.736 € |
Qué determina si la sanción va al grado mínimo, medio o máximo
La graduación dentro de cada rango depende de varios factores, valorados por el inspector:
- Número de trabajadores afectados: una infracción que afecta a 20 empleados recibe una sanción mayor que la misma infracción afectando a 2.
- Perjuicio económico causado al trabajador: horas extra no pagadas, diferencias salariales, vacaciones no disfrutadas.
- Intencionalidad o negligencia: un incumplimiento deliberado (registros falsificados) va al grado máximo; un error formal sin daño puede ir al mínimo.
- Reincidencia: si ya hubo sanción previa por el mismo tipo de infracción en los últimos cinco años.
- Colaboración e inmediatez en la corrección: en primera infracción sin daño, el inspector puede optar por requerimiento antes de levantar acta.
Puedes consultar el impacto económico detallado de cada tipo de infracción en la guía de multas de la Inspección de Trabajo por fichaje incorrecto.
Calendario laboral PYME: tareas mensuales, trimestrales y anuales
Una de las principales causas de incumplimiento en PYMEs no es el desconocimiento de la ley, sino la falta de un calendario operativo que recuerde cuándo hay que hacer qué. Este calendario cubre las obligaciones más frecuentes.
Tareas mensuales (todos los meses)
| Tarea | Plazo | Herramienta |
|---|---|---|
| Elaborar y entregar nóminas | Antes del último día del mes | Software de nóminas / asesoría |
| Liquidar cotizaciones a la SS (TC1/TC2) | Hasta el último día del mes siguiente | Sistema RED / asesoría |
| Retener e ingresar IRPF | Hasta el día 20 del mes siguiente | Modelo 111 trimestral (ver abajo) |
| Verificar que todos los empleados fichan | Diario / semanal | Sistema de fichaje (Workrono) |
| Gestionar solicitudes de vacaciones y permisos | Continuo | Software de gestión de ausencias |
Tareas trimestrales
| Tarea | Plazo | Referencia |
|---|---|---|
| Modelo 111 (retenciones IRPF trabajo) | Días 1-20 de abril, julio, octubre y enero | AEAT |
| Modelo 115 (retenciones arrendamiento, si aplica) | Mismos plazos | AEAT |
| Revisar el límite de horas extra por empleado | Final de cada trimestre | Registro de jornada |
| Comunicar resumen horas extra a representantes | Trimestral | Obligatorio si hay representantes |
Tareas anuales
| Tarea | Plazo | Referencia |
|---|---|---|
| Actualizar salarios al SMI y al convenio | Enero (efecto retroactivo si hay subida publicada antes) | BOE, BOC autonómico |
| Actualizar calendario laboral (festivos nacionales, autonómicos y locales) | Diciembre-enero | Comunidad autónoma y municipio |
| Auditoría interna de registros de jornada | Noviembre-diciembre | Checkist de cierre anual |
| Modelo 190 (resumen anual IRPF retenciones) | Enero (hasta el 31) | AEAT |
| Modelo 345 (resumen anual planes de pensiones, si aplica) | Enero | AEAT |
| Comunicar saldo anual de horas extra a representantes | Enero | Si hay representación |
| Renovar evaluación de riesgos laborales si hay cambios | Cuando hay cambios significativos | INSST / SPA |
| Revisar y actualizar política de protección de datos | Anual o ante cambios de sistema | AEPD |
| Revisar registro salarial | Anual | Obligatorio con Plan de Igualdad |
Tareas al contratar o dar de baja un empleado
| Evento | Tareas | Plazo |
|---|---|---|
| Alta | Alta TGSS + comunicar contrato al SEPE + clausula RGPD + entrega EPIs si aplica | Antes del inicio / 10 días hábiles SEPE |
| Baja voluntaria | Baja TGSS + liquidación vacaciones pendientes + finiquito + certificado empresa | Día de baja / 10 días |
| Despido | Carta de despido + baja TGSS + liquidación + finiquito + certificado empresa | Día de efectividad |
| Fin de contrato temporal | Preaviso según convenio + baja TGSS + liquidación | Según contrato |
Qué se puede automatizar y qué no
El cumplimiento legal en RRHH tiene partes muy automatizables y partes que requieren criterio humano. Esta distinción es útil para una PYME que quiere digitalizar sin perder el control.
Sí se puede automatizar con herramientas digitales
| Proceso | Herramienta típica | Lo que automatiza |
|---|---|---|
| Registro de jornada | Software de fichaje (QR, app, kiosko) | Captura, almacenamiento, informe para ITSS |
| Gestión de vacaciones y ausencias | Software de RRHH integrado | Saldos, flujo de aprobación, calendario visual |
| Cálculo de horas extra | Software de fichaje con módulo de horas | Acumulado por empleado, alerta al llegar al límite |
| Comunicación al SEPE | Sistema RED / asesoría integrada | Alta, comunicación de contratos |
| Cotizaciones a la SS | Sistema RED Directo / asesoría | TC1/TC2 mensual |
| Nóminas | Software de nóminas | Cálculo, retenciones, resúmenes |
| Avisos de privacidad RGPD | Software de RRHH con plantillas | Generación y entrega del aviso al empleado |
La solución de fichaje por QR de Workrono cubre el registro de jornada (obligación del RDL 8/2019), proporciona los datos para el cálculo de horas extra y genera el informe exportable para la ITSS, todo sin trabajo manual.
No se puede (ni se debe) automatizar sin criterio humano
- Negociación del convenio o del plan de igualdad: Requiere representación, buena fe negocial y decisiones estratégicas que no puede tomar un algoritmo.
- Gestión de conflictos laborales individuales: Un trabajador con problema de acoso, una solicitud de excedencia conflictiva, una reclamación de diferencias salariales — estas situaciones requieren criterio jurídico y humano.
- Evaluación de riesgos laborales específicos: La herramienta guiada puede apoyar, pero la evaluación de riesgos específicos de tu actividad requiere una persona formada que conozca el puesto real.
- Decisiones de despido: El despido tiene consecuencias jurídicas y económicas que deben analizarse con asesoría laboral, no solo ejecutarse con un software.
- Interpretación de convenio: Cuándo aplica un plus, cómo se cuenta el período de cómputo de horas extra, qué categoría corresponde a un puesto nuevo — estas son decisiones de criterio que requieren un asesor.
Errores frecuentes que detecta la ITSS
Basado en la memoria de actuaciones de la Inspección de Trabajo y las actas de infracción más habituales en PYMEs, estos son los errores que aparecen con mayor frecuencia:
1. Alta de trabajadores con retraso o no comunicada al SEPE en plazo. Algunas PYMEs dan de alta al trabajador con varios días de retraso “para ver si pasa el período de prueba”. El alta debe ser anterior al inicio de la actividad, sin excepciones.
2. Registro de jornada inexistente o incompleto. La ITSS detecta sistemáticamente en sus campañas empresas sin sistema de registro o con registros que solo recogen la entrada pero no la salida, o que solo cubren días presenciales y omiten el teletrabajo.
3. Vacaciones no registradas ni documentadas. Empleados que “cogen vacaciones de palabra” sin documento de solicitud, aprobación y descuento del saldo. Cuando hay un conflicto posterior, la empresa no puede demostrar ni que las dio ni que el trabajador las disfrutó.
4. Horas extraordinarias no remuneradas ni compensadas. Jornadas que en el sistema figuran como 9 horas pero que en la realidad se extienden a 10 o 11, sin registro del exceso ni compensación. La ITSS puede contrastar los registros de jornada con los testimonios de empleados.
5. Convenio colectivo no aplicado o aplicado incorrectamente. Empresas que aplican el Estatuto de los Trabajadores como si no hubiera convenio, pagando por debajo de las tablas salariales del sector o sin los complementos establecidos.
6. Falta de evaluación de riesgos laborales actualizada. PYMEs con un informe de evaluación de riesgos de hace seis años, sin actualizar tras la incorporación de nuevos empleados, nuevos equipos o cambio de actividad.
7. Acuerdos de teletrabajo inexistentes. Empleados que trabajan en remoto de forma regular sin que la empresa haya formalizado el acuerdo de trabajo a distancia exigido por la Ley 10/2021.
8. Canal de denuncias ausente en empresas obligadas (50+ empleados). Con los plazos ya vencidos desde diciembre de 2023, las empresas de entre 50 y 249 trabajadores que no han implantado su sistema están en incumplimiento activo.
Preguntas frecuentes
¿La obligación de registro de jornada aplica a una empresa de 2 empleados?
Sí. No existe ningún umbral mínimo de plantilla en el RDL 8/2019. Si tienes aunque sea un trabajador por cuenta ajena con contrato laboral, la obligación de registrar su jornada diaria existe desde el primer día de ese contrato. La infracción por ausencia de registro es grave e independiente del número de empleados afectados.
¿Necesito plan de igualdad si tengo menos de 50 trabajadores?
No, salvo que tu convenio colectivo lo exija expresamente o lo hayas acordado voluntariamente. Sin embargo, el registro salarial —diferente al plan de igualdad— sí es obligatorio para todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente del tamaño. El registro salarial recoge los valores medios de retribución desagregados por sexo y categoría profesional.
¿Qué pasa si supero los 50 empleados? ¿Cuándo tengo que tener el plan de igualdad?
Cuando tu plantilla supera los 50 empleados de forma estable, tienes la obligación de iniciar la negociación del plan de igualdad. La ley no establece un plazo exacto desde la superación del umbral, pero la ITSS puede exigirlo en cualquier momento y sancionarte si no lo tienes. Lo razonable es iniciar el proceso de diagnóstico en cuanto superes ese umbral.
¿El canal de denuncias es obligatorio en todas las PYMEs?
No. La Ley 2/2023 lo exige a empresas del sector privado con 50 o más trabajadores, y ya estaba en vigor el plazo para las de 50 a 249 empleados desde diciembre de 2023. Para empresas de menos de 50 empleados, no es obligatorio salvo que operen en sectores financieros, de seguros o de transporte marítimo específicamente regulados.
¿Cómo calculo si un trabajador supera las 80 horas extra anuales?
Las horas extra son las horas trabajadas que superan la jornada ordinaria pactada en contrato y convenio. Para calcularlo necesitas los registros de jornada diaria de todo el año, comparados con la jornada pactada. Un sistema de control horario digital hace este cálculo automáticamente y alerta cuando un empleado se aproxima al límite. Recuerda que las horas compensadas con descanso no computan en ese límite de 80 horas.
¿Puedo usar papel para el registro de jornada?
La ley no prohíbe el papel. Pero el registro en papel debe cumplir los mismos requisitos que el digital: ser diario, recoger entrada y salida, no ser modificable sin traza, conservarse 4 años y estar disponible para el trabajador. En la práctica, un sistema en papel gestionado con rigor (firmas diarias de cada empleado, archivo cronológico por empleado, copia de seguridad) cumple la ley, pero es muy difícil de mantener en ese nivel de rigor en una PYME con 10 o más empleados.
¿Qué debo hacer si recibo un requerimiento de la Inspección de Trabajo?
No ignorarlo. El plazo habitual para aportar documentación es de 10 a 15 días hábiles. Notifica inmediatamente a tu asesoría laboral, reúne los documentos solicitados (registros de jornada, contratos, nóminas, evaluación de riesgos), y si detectas incumplimientos, regulariza antes de que el inspector vuelva. La colaboración activa con la Inspección y la corrección inmediata pueden influir en la graduación de la sanción hacia el grado mínimo.
¿La reducción de jornada a 37,5 horas ya está en vigor?
En el momento de publicación de este artículo (mayo 2026), la reducción de jornada máxima de 40 a 37,5 horas semanales está en proceso legislativo pero no ha entrado en vigor. Sigue el portal del Ministerio de Trabajo para conocer la fecha definitiva y los efectos sobre los convenios colectivos.
¿El trabajo de empleados de la familia cuenta como relación laboral?
Depende de la naturaleza del vínculo. Si hay contrato laboral, sí: aplican todas las obligaciones laborales. Si los familiares son socios o colaboran sin contrato en una actividad familiar sin remuneración fija, la calificación jurídica puede ser distinta. La frontera entre relación laboral encubierta y colaboración familiar es un área de litigiosidad frecuente — consulta a un asesor laboral si tienes dudas sobre cómo está configurada tu situación.
Conclusión
El cumplimiento legal en RRHH para PYMEs en España en 2026 no es opcional ni es un asunto solo para las empresas grandes. Es un conjunto de obligaciones que se aplican desde el primer empleado, que se van acumulando a medida que la plantilla crece, y que la Inspección de Trabajo verifica de forma activa tanto en visitas reactivas (ante denuncia) como en campañas sectoriales programadas.
Lo que diferencia a las PYMEs que pasan una inspección sin problemas de las que reciben actas de infracción no es normalmente el tamaño ni el sector: es la sistematización. Tener los registros de jornada al día, los contratos firmados y comunicados, el convenio aplicado correctamente, la evaluación de riesgos actualizada y la documentación laboral ordenada no requiere un departamento de RRHH de cinco personas. Requiere procesos claros y las herramientas adecuadas.
El punto de partida más eficiente para una PYME que quiere poner en orden su cumplimiento laboral es el registro de jornada: es la obligación más inspeccionada, la más automatizable y la que proporciona los datos base para todo lo demás (horas extra, vacaciones, conciliación, auditoría retributiva). Si todavía no tienes un sistema sólido, Workrono está operativo en menos de 20 minutos, con planes desde empresa unipersonal hasta compañías de cientos de empleados.
Para el resto de obligaciones —convenio, PRL, RGPD, plan de igualdad, canal de denuncias— la combinación de un buen asesor laboral y herramientas digitales integradas es la fórmula que funciona para la mayoría de las PYMEs. El cumplimiento no es un proyecto de un trimestre: es un proceso continuo que, bien organizado, acaba siendo parte de la operativa normal de la empresa.
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