Control horario en España 2026: guía completa para empresas

Registrar la jornada laboral no es opcional en España desde el 12 de mayo de 2019. La obligación no depende del tamaño de la empresa ni del sector: una empresa con un solo trabajador por cuenta ajena tiene la misma obligación de registro que un grupo con miles de personas en plantilla. Lo que cambia entre una y otra es cómo se organiza el registro y, si llega una sanción, cómo se gradúa.

Esta guía reúne lo que un responsable de RRHH, un gerente de pyme o un asesor laboral necesita saber sobre el control horario en España: el origen de la norma, el texto legal, la sentencia europea que la acompañó, la jurisprudencia del Tribunal Supremo, las sanciones vigentes, quién está obligado y quién no, los métodos de registro válidos y los pasos para implantar un sistema desde cero. Cada dato normativo lleva su artículo y su fuente oficial.

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En este artículo

Qué es el control horario y por qué es obligatorio en España
Historia: del registro de horas extra al RDL 8/2019
El marco legal vigente: artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
Qué contiene el RDL 8/2019
Sentencia del TJUE C-55/18: el marco europeo
A quién aplica y a quién no: excepciones
Tipos de jornada y registro
Métodos válidos de registro y valor como prueba
Conservación y acceso a los registros: 4 años
Sanciones vigentes en 2026
Jurisprudencia del Tribunal Supremo sobre el registro de jornada
Cómo cumplir paso a paso: manual operativo
Casos prácticos por sector
Errores frecuentes que llevan a sanción
España y la Unión Europea
Novedades normativas: qué está aprobado y qué no
Preguntas frecuentes
Conclusión

Qué es el control horario y por qué es obligatorio en España

El control horario o registro de jornada es el mecanismo con el que una empresa documenta, cada día y para cada persona trabajadora, la hora concreta de inicio y de fin de la jornada. No es una recomendación de buenas prácticas: es una obligación legal con régimen sancionador propio.

La obligatoriedad tiene tres fundamentos que se refuerzan entre sí:

Normativo: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET), añadido por el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE núm. 61, de 12 de marzo de 2019), dice que «la empresa garantizará el registro diario de jornada».
Europeo: la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18, declaró que los Estados miembros deben imponer a los empresarios un sistema «objetivo, fiable y accesible» que permita computar la jornada diaria de cada trabajador (apartado 60).
Probatorio: sin un sistema así, el propio TJUE razona que ni el trabajador ni la Inspección pueden determinar de forma objetiva y fiable las horas realmente trabajadas (apartados 53 a 57).

El incumplimiento está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que se multa con 751 a 7.500 euros según el artículo 40.1.b) de esa ley.

Historia: del registro de horas extra al RDL 8/2019

El RDL 8/2019 no surgió de la nada: fue la respuesta a un debate judicial interno que acabó en el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

Antes de 2019: registros solo para casos concretos

Antes de 2019, el Estatuto de los Trabajadores exigía registro de la jornada en supuestos concretos:

Trabajadores a tiempo parcial: el Real Decreto-ley 16/2013 introdujo en el artículo 12 ET la obligación de registrar su jornada día a día y totalizarla mensualmente. Hoy está en el artículo 12.4.c) ET.
Horas extraordinarias: el artículo 35.5 ET establece que, a efectos de su cómputo, «la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones».
Trabajadores móviles, marina mercante y transporte ferroviario: con registros específicos del Real Decreto 1561/1995.

El Tribunal Supremo y el caso Deutsche Bank

El Tribunal Supremo, en sus sentencias 246/2017, de 23 de marzo, y 338/2017, de 20 de abril, entendió que el artículo 35.5 ET solo exigía, salvo pacto en contrario, registrar las horas extraordinarias realizadas, no toda la jornada. Así lo resume la propia sentencia del TJUE (apartados 21 y 24).

El 26 de julio de 2017, la Federación de Servicios de CCOO presentó ante la Audiencia Nacional una demanda de conflicto colectivo contra Deutsche Bank para que se declarase su obligación de implantar un sistema de registro de la jornada diaria (apartado 19 de la sentencia del TJUE). La Inspección de Trabajo había requerido al banco que implantara ese registro y había propuesto una sanción, que quedó sin efecto tras la sentencia del Supremo de 23 de marzo de 2017 (apartado 23).

La Audiencia Nacional dudaba de que esa interpretación fuera compatible con el Derecho de la Unión. Entre otros datos, citó que una encuesta de población activa de 2016 mostraba que el 53,7 % de las horas extraordinarias no se registraban (apartado 26). Por eso planteó una cuestión prejudicial al TJUE.

La llegada del RDL 8/2019

El Consejo de Ministros aprobó el Real Decreto-ley 8/2019, «de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo», el 8 de marzo de 2019. Se publicó en el BOE el 12 de marzo y entró en vigor al día siguiente (disposición final sexta, apartado 1). Pero el registro de jornada del nuevo artículo 34.9 ET se aplicó «a los dos meses de su publicación» (disposición final sexta, apartado 4), es decir, desde el 12 de mayo de 2019.

El Congreso convalidó el Real Decreto-ley por Resolución de 3 de abril de 2019.

El marco legal vigente: artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

Ante una inspección o un litigio, lo que cuenta es el texto de la norma. Por eso conviene leerlo en el Estatuto de los Trabajadores consolidado.

Artículo 34.9 ET (texto literal)

«9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

El apartado contiene cuatro obligaciones distintas:

Garantizar el registro: es una obligación activa de la empresa, no basta con ponerlo a disposición del trabajador.
Registro diario con horario concreto: ni semanal ni mensual. Y con la hora de inicio y de fin, no con «8 horas».
Organización por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta: la empresa tiene margen en el cómo, pero no en el si.
Conservación durante cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección.

El resto del artículo 34 ET que afecta al registro

Artículo 34.1: la duración máxima de la jornada ordinaria es de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.
Artículo 34.2: el convenio colectivo o, en su defecto, un acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores puede establecer una distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa puede distribuir de forma irregular el 10 % de la jornada. El trabajador debe conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación resultante.
Artículo 34.3: entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente deben mediar como mínimo doce horas, y las horas ordinarias de trabajo efectivo no pueden superar nueve diarias, salvo que el convenio o un acuerdo con los representantes establezca otra distribución.
Artículo 34.4: si la jornada diaria continuada supera seis horas, hay un descanso de al menos quince minutos.
Artículo 34.7: el Gobierno puede establecer, para determinados sectores y categorías, especialidades en las obligaciones de registro de jornada. Esta mención al registro también la introdujo el artículo 10 del RDL 8/2019.
Artículo 34.8: regula el derecho a solicitar adaptaciones de la duración y distribución de la jornada para conciliar.

El artículo 35 ET y las horas extraordinarias

Artículo 35.4: la realización de horas extraordinarias es voluntaria, salvo que se haya pactado en convenio colectivo o contrato individual dentro de los límites del apartado 2 (máximo de ochenta al año).
Artículo 35.5: a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (apartado D) aclara que son obligaciones independientes y compatibles: el registro del artículo 34.9 puede usarse a la vez para cumplir el del 35.5.

Qué contiene el RDL 8/2019

El Real Decreto-ley 8/2019 no se limita al registro de jornada. Conocer su estructura ayuda a no atribuirle lo que no dice:

Capítulo I (artículos 1 a 6): medidas de protección social. Empieza por el subsidio por desempleo de mayores de 52 años (artículo 1). No afecta al control horario.
Capítulo II (artículos 7 a 9): fomento del empleo indefinido. Incluye, por ejemplo, la bonificación por contratar a personas desempleadas de larga duración (artículo 8).
Capítulo III (artículos 10 y 11): lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Es el que importa aquí:
- El artículo 10 modifica el apartado 7 del artículo 34 ET y añade el apartado 9, con el texto citado arriba.
- El artículo 11 da nueva redacción al artículo 7.5 de la LISOS, que desde entonces menciona expresamente el «registro de jornada» entre las infracciones graves.
Disposición final sexta: entrada en vigor al día siguiente de la publicación, con la particularidad de que el registro de jornada se aplica a los dos meses.

El texto no nombra ningún soporte concreto: no habla de aplicaciones, de biometría ni de papel. Solo exige un registro diario con la hora de inicio y de fin. Esa neutralidad significa que el papel sigue siendo válido, pero también que las exigencias de fiabilidad se aplican por igual a cualquier soporte.

Sentencia del TJUE C-55/18: el marco europeo

La sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (Gran Sala) de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18, Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) contra Deutsche Bank, S.A.E., es la referencia europea sobre el registro de jornada.

El razonamiento del Tribunal

Sin registro, los derechos no se pueden controlar. La Directiva 2003/88/CE garantiza el descanso diario, el descanso semanal y un límite a la duración media del trabajo semanal. El Tribunal razona que, sin un sistema que compute la jornada diaria, resulta «extremadamente difícil, cuando no imposible en la práctica», que los trabajadores logren que se respeten esos derechos (apartado 48).

Los demás medios de prueba no bastan. Testigos, correos electrónicos o registros de teléfonos y ordenadores pueden aportar indicios, pero no permiten determinar objetivamente y de manera fiable las horas trabajadas (apartados 53 y 54). Además, los trabajadores pueden mostrarse reticentes a declarar contra su empresario (apartado 55). Y la Inspección también se ve privada de datos objetivos para su control (apartado 57).

La exigencia mínima: un sistema objetivo, fiable y accesible. Los Estados miembros deben imponer a los empresarios la obligación de implantar un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador (apartado 60). Corresponde a cada Estado definir los criterios concretos, en especial la forma del sistema, teniendo en cuenta las particularidades de cada sector e incluso de determinadas empresas, como su tamaño (apartado 63). El coste de implantarlo no justifica dejar de hacerlo (apartado 66).

El fallo declara que los artículos 3, 5 y 6 de la Directiva 2003/88/CE, interpretados a la luz del artículo 31.2 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea y de los artículos 4.1, 11.3 y 16.3 de la Directiva 89/391/CEE, se oponen a una normativa nacional que, según la interpretación de la jurisprudencia nacional, no impone a los empresarios la obligación de establecer un sistema que permita computar la jornada laboral diaria de cada trabajador.

El impacto en España

La sentencia se dictó el 14 de mayo de 2019, dos días después de que el registro del artículo 34.9 ET empezara a aplicarse. Cuando llegó, España ya había legislado. Desde entonces, la sentencia sirve para interpretar el alcance del registro: el Tribunal Supremo la usa como parámetro para decidir si un sistema concreto es válido (ver la sección de jurisprudencia).

A quién aplica y a quién no: excepciones

Regla general: todos los trabajadores del artículo 1 ET

Según la Guía del Ministerio de Trabajo (pregunta A.1), el registro se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre que estén incluidas en el ámbito del artículo 1 ET. La Guía menciona expresamente a trabajadores móviles, comerciales, temporales y trabajadores a distancia.

En la práctica, eso incluye:

Empresas de cualquier tamaño.
Cualquier sector de actividad.
Contratos indefinidos, temporales, formativos, a tiempo parcial o fijos discontinuos.
Trabajo presencial, a distancia o híbrido.

Excepciones y regímenes particulares

Personal de alta dirección: La alta dirección es una relación laboral de carácter especial del artículo 2.1.a) ET, regulada por el Real Decreto 1382/1985, de 1 de agosto. La Guía del Ministerio (A.1) indica que este personal «queda completamente excepcionado» del registro. No hay que confundirlo con el artículo 1.3.c) ET, que excluye del Estatuto a quien se limita al mero desempeño del cargo de consejero o miembro del órgano de administración de una sociedad.

Mandos intermedios y cargos de confianza: La misma pregunta A.1 de la Guía es clara: los trabajadores que no son estrictamente alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza o con especiales responsabilidades), aunque tengan pactada libre disponibilidad horaria, deben registrar su jornada con carácter general.

Trabajadores autónomos, incluidos los económicamente dependientes: No tienen relación laboral y el artículo 34.9 ET no les aplica (Guía, A.1). Los trabajadores autónomos económicamente dependientes (TRADE) son autónomos que perciben de un mismo cliente al menos el 75 % de sus ingresos (Ley 20/2007, artículo 11). Conviene vigilar la frontera: si la relación mercantil encubre una relación laboral, la persona es trabajadora por cuenta ajena y debe registrar.

Socios trabajadores de cooperativas: La Guía del Ministerio (A.1) dice que a los socios trabajadores de cooperativas no se aplica el artículo 34.9 ET. En las cooperativas de ámbito estatal (Ley 27/1999, de 16 de julio), la relación del socio con la cooperativa es societaria y son las normas internas de la cooperativa las que regulan su jornada. Los asalariados de la cooperativa, en cambio, son trabajadores por cuenta ajena y sí registran.

Otras exclusiones del artículo 1.3 ET: Quedan fuera del Estatuto, entre otros, los trabajos realizados a título de amistad, benevolencia o buena vecindad (1.3.d) y los trabajos familiares de quienes conviven con el empresario, salvo que se demuestre su condición de asalariados (1.3.e).

Regímenes específicos de registro (Guía, A.1):

Trabajadores a tiempo parcial, con la obligación propia del artículo 12.4.c) ET.
Trabajadores con registros específicos del Real Decreto 1561/1995: trabajadores móviles de determinados transportes por carretera, marina mercante y servicios de interoperabilidad transfronteriza ferroviaria.
Relaciones laborales especiales: se estará a su normativa específica.

La trampa de los «falsos directivos»

Llamar «directivo» a un mando intermedio no lo convierte en alta dirección. Si la persona tiene un contrato laboral ordinario, la excepción del RD 1382/1985 no procede y debe registrar su jornada, como recuerda la Guía del Ministerio.

Tipos de jornada y registro

Jornada completa

El registro debe capturar la hora real de inicio y de fin cada día. La hora «del contrato» no sustituye a la hora real.

Jornada a tiempo parcial: obligación propia

Para los contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) ET establece que la jornada «se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias». La empresa debe conservar esos resúmenes mensuales al menos cuatro años. Si incumple estas obligaciones, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario.

Esta obligación no la creó el RDL 8/2019: la introdujo el Real Decreto-ley 16/2013 y ya figuraba en el texto refundido del Estatuto de 2015.

Jornada con distribución irregular

El artículo 34.2 ET permite distribuir la jornada de forma irregular a lo largo del año por convenio o acuerdo con los representantes y, en defecto de pacto, hasta el 10 % de la jornada por decisión de la empresa. La Guía del Ministerio (A.1) explica que en estos casos el registro diario sigue siendo exigible, pero se pondera en el periodo de referencia: un exceso en un día no se interpreta como hora extraordinaria si, analizados los registros del periodo, se cumple la jornada pactada.

Jornada partida y pausas

El artículo 34.9 ET exige la hora de inicio y de fin. La Guía del Ministerio (B.1) considera conveniente registrar también las pausas, para evitar la presunción de que todo el tiempo entre inicio y fin es trabajo efectivo. En una jornada partida, lo prudente es registrar los dos tramos.

Turnos

El registro recoge la jornada real de cada turno, no el turno planificado. Si alguien prolonga su turno para cubrir a un compañero, esas horas deben quedar registradas.

Trabajo a distancia y teletrabajo

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, dedica su artículo 14 al «derecho al registro horario adecuado»: el registro del artículo 34.9 ET debe reflejar fielmente el tiempo que la persona que trabaja a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, e incluir el momento de inicio y de finalización de la jornada. La Guía del Ministerio (A.1) añade que son válidos los registros telemáticos y, si el convenio o el empresario lo admiten, las hojas de autogestión firmadas por el trabajador. Para la implantación práctica, consulta la guía de control horario en teletrabajo.

Métodos válidos de registro y valor como prueba

Principio de neutralidad tecnológica

La Guía del Ministerio (B.2) dice que la norma no establece una modalidad específica: será válido cualquier sistema, en papel o telemático, que proporcione información «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador», y que garantice la trazabilidad de la jornada una vez registrada.

Registro en papel

Es válido si cumple esa exigencia. En la práctica tiene debilidades conocidas: cuesta demostrar que una hoja no se rehízo después, es difícil de revisar cuando abarca años y exige archivo físico. Un Excel abierto tiene el mismo problema: cualquiera puede cambiar una celda sin dejar rastro.

Hojas de cálculo

Una hoja de cálculo puede servir si se organiza para que los datos no se alteren sin control. Conseguirlo con garantías suele ser más laborioso que usar una herramienta específica.

Aplicaciones y software de control horario

Un sistema digital debería reunir, como mínimo, estas características para responder a los criterios de la Guía y del TJUE:

Trazabilidad: que se sepa qué se registró, cuándo y, si hubo una corrección, quién la hizo y qué valor tenía antes.
Identificación de cada persona: el fichaje debe asociarse a una persona concreta, no a una credencial compartida.
Exportación: que los datos de cualquier periodo se puedan extraer sin reelaborarlos a mano.
Consulta por el trabajador: que cada persona pueda consultar su propio registro.

Si el sistema usa geolocalización, la Guía del Ministerio (B.2) recuerda que deben respetarse los derechos del artículo 20 bis ET, que remite a la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos. Lo razonable es capturar la ubicación solo en el momento del fichaje, no durante toda la jornada. Más detalle en la guía de fichaje por QR desde el móvil.

Fichaje biométrico

La huella o el reconocimiento facial plantean un problema de protección de datos. La Guía de la AEPD sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre de 2023) considera que estos tratamientos implican categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD), exige valorar si existe una alternativa igual de eficaz y menos intrusiva y, en caso de alto riesgo, superar una evaluación de impacto con el triple juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad. Lo desarrollamos en el artículo sobre fichaje biométrico.

Valor como prueba en litigios

Cuando un trabajador reclama horas extraordinarias, el registro es la prueba central. Dos referencias normativas lo explican:

El TJUE (apartados 53 a 56 de la sentencia C-55/18) considera que, sin un sistema de cómputo de la jornada, los demás medios de prueba no permiten determinar objetivamente las horas trabajadas.
Para los contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) ET establece una consecuencia expresa: si la empresa incumple el registro, el contrato se presume a jornada completa, salvo prueba en contrario.

La consecuencia práctica es clara: un registro poco fiable no solo expone a una sanción administrativa, también deja a la empresa sin su mejor herramienta para defenderse en un juicio.

Conservación y acceso a los registros: 4 años

El artículo 34.9 ET establece que «la empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años».

Cómo contar el plazo

La norma fija cuatro años, pero no detalla desde qué momento se cuentan. Lo prudente es contarlos desde cada registro diario: los registros de mayo de 2026 se conservarían hasta mayo de 2030. La baja de un trabajador o el cierre de un centro no eliminan la obligación de conservar los registros anteriores.

Qué significa «a disposición»

La Guía del Ministerio (C.2) lo interpreta así:

Debe ser posible acceder a los registros en cualquier momento en que los soliciten los trabajadores, sus representantes o la Inspección.
Los registros deben estar físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata.
La puesta a disposición no obliga a entregar copias, salvo pacto expreso, ni al trabajador individual ni a los representantes, sin perjuicio de facilitar la consulta personal y de que los representantes puedan conocer los registros.

La Guía (C.1) añade que vale cualquier medio de conservación que garantice la preservación y la invariabilidad posterior del contenido, y que se conservan los registros diarios, no un resumen.

Para revisar tu histórico antes de que lo pida la Inspección, consulta la guía sobre auditoría de registros horarios al cierre del año.

Sanciones vigentes en 2026

El régimen sancionador está en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, texto refundido de la LISOS.

Tipificación: infracción grave (artículo 7.5 LISOS)

El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave:

«La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.»

Esta redacción procede del artículo 11 del RDL 8/2019.

Cuantía de las multas (artículo 40.1 LISOS)

Tipo de infracción	Grado mínimo	Grado medio	Grado máximo
Leve	70 € – 150 €	151 € – 370 €	371 € – 750 €
Grave	751 € – 1.500 €	1.501 € – 3.750 €	3.751 € – 7.500 €
Muy grave	7.501 € – 30.000 €	30.001 € – 120.005 €	120.006 € – 225.018 €

La falta de registro de jornada es una infracción grave: de 751 a 7.500 euros. El grado depende de los criterios del artículo 39 LISOS.

Criterios de graduación (artículo 39 LISOS)

El artículo 39.2 LISOS enumera las circunstancias que pueden agravar o atenuar la sanción:

La negligencia e intencionalidad del infractor.
El fraude o la connivencia.
El incumplimiento de advertencias previas y requerimientos de la Inspección.
La cifra de negocios de la empresa.
El número de trabajadores afectados.
El perjuicio causado y la cantidad defraudada.

Además:

Si no se considera relevante ninguna circunstancia, la sanción se impone en el grado mínimo, en su tramo inferior (artículo 39.6).
Se sanciona en el máximo de la calificación la infracción que consista en la persistencia continuada de su comisión (artículo 39.7).

Reincidencia (artículo 41 LISOS)

Hay reincidencia cuando se comete una infracción del mismo tipo y calificación en los 365 días siguientes a la notificación de una sanción anterior firme. En ese caso, la multa puede incrementarse hasta el doble del grado correspondiente, sin superar nunca la cuantía máxima prevista para cada clase de infracción. Es decir, la reincidencia agrava una infracción grave, pero no la convierte en muy grave.

Varias infracciones en una misma visita

La falta de registro rara vez se revisa sola. El mismo artículo 7.5 LISOS incluye como graves las transgresiones en materia de jornada, horas extraordinarias y descansos. Si, al revisar el tiempo de trabajo, la Inspección detecta también excesos de horas extraordinarias o descansos incumplidos, pueden añadirse otras infracciones al expediente. La tabla completa está en la guía de multas de la Inspección de Trabajo por no fichar.

Datos de actividad inspectora (2023)

Según Público, con datos provisionales del Gobierno, la Inspección de Trabajo realizó en 2023 35.501 actuaciones en materia de jornada y horas extraordinarias, detectó 14.292 infracciones (un 45 % más que en 2022) por un importe de 15,5 millones de euros en sanciones, y 147.861 trabajadores afectados (un 31 % más que el año anterior).

Jurisprudencia del Tribunal Supremo sobre el registro de jornada

Desde 2019, el Tribunal Supremo ha ido precisando cómo debe ser un sistema de registro. Estas sentencias de la Sala de lo Social pueden consultarse en el buscador del CENDOJ con su número de resolución.

STS 299/2022, de 5 de abril (ECLI:ES:TS:2022:1434): registro por conexión al ordenador con factor corrector

El Supremo desestimó el recurso de UGT contra el acuerdo sobre registro de jornada firmado en el grupo Zurich con CCOO. El sistema registraba el inicio y el fin de la jornada con el acceso al ordenador o la conexión por VPN, y aplicaba un factor corrector de dos horas diarias en jornada partida y treinta minutos en jornada continuada para descontar comidas y pausas. UGT sostenía que el acuerdo modificaba el convenio colectivo; el Tribunal confirmó la sentencia de la Audiencia Nacional que había declarado el acuerdo conforme a Derecho.

STS 41/2023, de 18 de enero (ECLI:ES:TS:2023:85): la declaración del propio trabajador puede ser válida

El acuerdo del convenio sectorial de cajas de ahorros establecía que cada persona registrara en una aplicación de la empresa su hora de inicio, su hora de fin y las horas de trabajo efectivo. CGT alegaba que un sistema basado en la declaración del trabajador no es objetivo ni fiable. El Supremo lo rechazó: casi todos los sistemas exigen alguna acción del trabajador, y esa circunstancia no invalida el sistema en abstracto. Pero añadió una condición: la empresa debe dar instrucciones claras sobre qué cuenta como tiempo de trabajo efectivo y qué no. Sin esas pautas, el sistema podría carecer de la objetividad y fiabilidad necesarias.

La sentencia también fija un criterio general: cualquier sistema de registro, pactado o impuesto por la empresa, debe cumplir los tres requisitos de la sentencia del TJUE (objetivo, fiable y accesible) o será ilegal.

STS 161/2023, de 22 de febrero (ECLI:ES:TS:2023:703): pausas para fumar o tomar café

En Galp Energía España, el nuevo sistema de registro trataba las salidas para fumar, tomar café o desayunar como incidencias que no computaban como trabajo efectivo. CCOO lo impugnó como modificación sustancial de las condiciones de trabajo, alegando que antes esos tiempos se consideraban jornada. El Supremo desestimó el recurso porque los hechos probados no acreditaban esa condición previa más beneficiosa: el sistema de tornos existente no se usaba para controlar la jornada y la tolerancia de la empresa no convertía esas pausas en tiempo de trabajo.

STS 1161/2024, de 24 de septiembre (ECLI:ES:TS:2024:4744): datos del registro y representación legal

Según el resumen oficial del CENDOJ, la sentencia delimita qué datos personales del registro de jornada pueden comunicarse a la representación legal de los trabajadores en virtud del derecho de información del artículo 64 ET y qué datos no están comprendidos en ese derecho. Antes de facilitar el registro a los representantes, conviene revisar qué datos exige ese derecho y cuáles no.

Cómo cumplir paso a paso: manual operativo

Paso 0: Diagnóstico inicial

Antes de elegir un sistema, responde estas preguntas:

¿Cuántos trabajadores tienes y en cuántos centros?
¿Tu convenio colectivo regula el registro de jornada?
¿Hay trabajadores a tiempo parcial? ¿Distribución irregular de la jornada?
¿Hay personas en teletrabajo o equipos híbridos?
¿Los trabajadores tienen móvil de empresa, móvil propio o acceso a un dispositivo compartido?

Si gestionas un equipo pequeño, la guía de control horario para pymes compara las alternativas.

Paso 1: Elige el sistema de registro

Sistema	Válido si garantiza fiabilidad	Principal riesgo	Esfuerzo de gestión
Papel	Sí	Difícil demostrar que no se alteró	Alto
Hoja de cálculo	Sí	Datos modificables sin rastro	Medio
Aplicación con QR o app móvil	Sí	Depende de la trazabilidad del proveedor	Bajo
Terminal de fichaje (tarjeta o PIN)	Sí	Coste del hardware	Medio

Para la mayoría de empresas, un sistema digital ofrece la mejor relación entre esfuerzo y fiabilidad. Antes de contratarlo, pregunta al proveedor cómo quedan documentadas las correcciones de fichajes.

Paso 2: Negocia o consulta con la representación legal

El artículo 34.9 ET dice que el registro se organiza mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. La Guía del Ministerio (B.3 y B.4) precisa:

La consulta se entiende en los términos del artículo 64 ET: debe permitir el intercambio de opiniones y la apertura de un diálogo con la representación, incluida, en su caso, la emisión de informe previo.
Si no hay convenio ni acuerdo ni representación legal, la organización del registro corresponde al empresario, que debe cumplir los requisitos de la norma.
La obligación de registrar existe en todo caso, esté o no regulada en el convenio.

Deja constancia escrita de la consulta y de su resultado.

Paso 3: Informa a los trabajadores

La comunicación debería incluir:

Qué sistema se usa y desde cuándo.
Cómo se ficha, paso a paso.
Qué hacer si alguien olvida fichar y quién corrige el registro.
Cómo consultar el propio registro.
Qué datos personales se tratan y con qué finalidad (información exigida por la normativa de protección de datos).

Guarda prueba de que la información se entregó.

Paso 4: Configura el sistema y da de alta a todas las personas obligadas

Todas las personas incluidas en el ámbito del registro: también los mandos intermedios con contrato ordinario, como indica la Guía del Ministerio. La configuración incluye:

Los puntos de fichaje (por ejemplo, un código QR por centro u obra).
Quién revisa los fichajes incompletos y cómo se corrigen.
Un protocolo de contingencia para cuando el sistema falle: cómo se registra ese día y cómo se incorpora después, dejando constancia.

Paso 5: Revisa los registros cada mes

Al cerrar el mes, comprueba que cada persona tiene registros completos de los días trabajados.
Resuelve las incidencias (olvidos, errores de hora) dejando constancia del valor original, la corrección, la fecha y el motivo.
Entrega a cada trabajador a tiempo parcial, con la nómina, el resumen mensual de horas ordinarias y complementarias (artículo 12.4.c ET).
Si hay horas extraordinarias, entrega el resumen del artículo 35.5 ET en el recibo de salarios.

Paso 6: Conserva 4 años y garantiza el acceso

Asegúrate de que los datos no se pueden eliminar antes del plazo legal.
Comprueba que cada trabajador puede consultar su registro.
Verifica que puedes extraer los registros de cualquier periodo de los últimos cuatro años, porque deben ser accesibles desde el centro de trabajo de forma inmediata (Guía, C.2).

Casos prácticos por sector

El marco jurídico es común, pero la implantación cambia según el sector.

Oficinas y servicios profesionales

Contexto: horario flexible de entrada y salida y teletrabajo dos días por semana.

Solución habitual: fichaje desde el móvil o el navegador, también en casa. Si se usa geolocalización, que se capture solo en el momento del fichaje. La flexibilidad no impide el registro: la Guía del Ministerio (A.1) indica que el registro diario se pondera en el periodo de referencia pactado. Más detalle en la guía de control horario para equipos híbridos.

Hostelería y restauración

Contexto: jornadas partidas, horarios variables, fines de semana y distintos tipos de contrato.

Solución habitual: un código QR en el local o una tablet compartida donde cada persona ficha. Cada tramo de la jornada partida se registra por separado, y los contratos a tiempo parcial necesitan su resumen mensual. La guía de control horario en hostelería desarrolla el sector.

Retail y comercio

Contexto: horario comercial amplio, turnos rotativos y contratación temporal en campañas.

Solución habitual: fichaje en tienda y revisión periódica de las horas registradas frente a las contratadas, sobre todo en contratos a tiempo parcial, donde las horas complementarias tienen reglas propias (artículo 12.5 ET). Más detalle en la guía de control horario en retail.

Construcción

Contexto: obras simultáneas en distintas ubicaciones, trabajadores que cambian de obra y subcontratas.

Solución habitual: un código QR por obra que el trabajador escanea al llegar y al salir, de modo que el registro indica quién fichó, dónde y a qué hora.

Subcontratas: la Guía del Ministerio (A.2) explica que, en la subcontratación del artículo 42 ET, la contratista o subcontratista es la verdadera empleadora y responde del registro de sus trabajadores. Cuando esos trabajadores prestan servicios en la empresa principal, ambas empresas pueden acordar usar el sistema de registro de la principal, pero la contratista sigue obligada a conservar los registros. En las ETT, el registro corresponde a la empresa usuaria mientras el trabajador presta servicios en ella. La guía de control horario en construcción analiza el sector.

Teletrabajo al 100 %

Contexto: empresa sin oficina física, con personas en distintas provincias.

Solución habitual: fichaje web o móvil desde el dispositivo de cada persona, sin seguimiento de la posición durante la jornada. El artículo 14 de la Ley 10/2021 exige que el registro refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral. Consulta la guía de control horario en teletrabajo.

Errores frecuentes que llevan a sanción

Error 1: Registrar solo la entrada

El artículo 34.9 ET exige el horario concreto de inicio y de finalización. Un sistema que solo recoge entradas, o salidas cuando alguien se acuerda, no cumple.

Error 2: Registros «tipo» con el horario teórico

Rellenar todos los días con «9:00-18:00» porque es el horario habitual no refleja la jornada real. No es el «horario concreto» que pide el artículo 34.9 ET ni la información fiable que exige la Guía del Ministerio (B.2).

Error 3: No registrar a todo el personal obligado

El registro se aplica a todos los trabajadores al margen de su categoría (Guía, A.1). Solo queda excepcionada la alta dirección del artículo 2.1.a) ET.

Error 4: Implantar el sistema sin negociar ni consultar

El artículo 34.9 ET prevé que el registro se organice por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes. Saltarse ese trámite deja el sistema expuesto a conflicto con la representación legal.

Error 5: Perder el histórico

Borrar registros antiguos, cambiar de sistema sin migrar los datos o dejar de pagar un proveedor sin exportar el histórico deja un hueco en la obligación de conservar cuatro años.

Error 6: No permitir que cada trabajador consulte su registro

Los registros deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras (artículo 34.9 ET), lo que la Guía del Ministerio (C.2) interpreta como facilitar su consulta personal.

Error 7: Olvidar el teletrabajo

La obligación no tiene excepción geográfica: el artículo 14 de la Ley 10/2021 la confirma para el trabajo a distancia.

Error 8: Corregir registros sin dejar constancia

Los errores ocurren: un olvido, un fallo técnico, un cambio de última hora. Lo importante es que la corrección quede documentada: qué había, qué se cambió, quién y por qué. La Guía del Ministerio (B.2) exige que el registro no sea manipulable a posteriori.

España y la Unión Europea

Lo que exige la Directiva 2003/88/CE

La Directiva 2003/88/CE, de 4 de noviembre de 2003, establece disposiciones mínimas sobre ordenación del tiempo de trabajo:

Descanso diario mínimo de 11 horas consecutivas en cada periodo de 24 horas (artículo 3).
Descanso semanal mínimo ininterrumpido de 24 horas, a las que se añaden las 11 de descanso diario, por cada periodo de siete días (artículo 5).
Duración media del trabajo que no exceda de 48 horas por cada periodo de siete días, incluidas las horas extraordinarias (artículo 6).
Al menos cuatro semanas de vacaciones anuales retribuidas (artículo 7).

La Directiva no regula expresamente un registro general de jornada. Fue el TJUE, en la sentencia C-55/18, quien consideró ese registro necesario para que estos derechos sean efectivos, dejando a cada Estado la definición de la forma concreta del sistema (apartado 63).

España frente al mínimo europeo

Los límites españoles son más protectores que los de la Directiva en varios puntos: el artículo 34.3 ET fija doce horas de descanso entre jornadas (frente a once), el artículo 34.1 ET limita la jornada ordinaria a cuarenta horas semanales de promedio anual y el artículo 37.1 ET reconoce un descanso semanal de día y medio. El artículo 34.9 ET, además, fija un plazo de conservación de cuatro años que la Directiva no contempla.

Novedades normativas: qué está aprobado y qué no

La jornada de 37,5 horas: el proyecto de ley fue devuelto al Gobierno

El Gobierno remitió al Congreso el Proyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo y la garantía del registro de jornada y el derecho a la desconexión (expediente 121/000058). El 10 de septiembre de 2025, el Pleno del Congreso aprobó las enmiendas a la totalidad de devolución y la ficha oficial de la iniciativa la da por concluida con el resultado «Rechazado». La jornada máxima sigue siendo de cuarenta horas semanales de promedio anual (artículo 34.1 ET).

El Real Decreto de registro de jornada: en tramitación, no aprobado

El 30 de septiembre de 2025, el Consejo de Ministros autorizó la tramitación administrativa urgente del proyecto de Real Decreto que desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada, según la referencia oficial de ese Consejo de Ministros. A 14 de septiembre de 2026, ese Real Decreto no se ha aprobado ni publicado en el BOE, así que no tiene texto definitivo ni fecha de entrada en vigor. Lo explicamos en detalle, y lo actualizaremos cuando se publique, en la página sobre el registro horario digital en 2026.

Mientras tanto, lo exigible es lo que dice hoy el artículo 34.9 ET.

Preguntas frecuentes

¿El control horario es obligatorio para empresas de menos de 10 empleados?

Sí. El artículo 34.9 ET no establece ningún umbral de plantilla, y la Guía del Ministerio (A.1) confirma que el registro se aplica a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño. El número de trabajadores afectados es uno de los criterios para graduar la sanción (artículo 39.2 LISOS), no una condición de la obligación.

¿Puedo usar Excel para cumplir con el control horario?

La ley no lo prohíbe: la Guía del Ministerio (B.2) admite cualquier soporte, siempre que la información sea fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. El problema de una hoja de cálculo abierta es que cualquiera puede cambiarla sin dejar rastro, lo que la deja en mala posición si se discute su fiabilidad.

¿Qué pasa si un empleado se niega a fichar?

La obligación de garantizar el registro es de la empresa (artículo 34.9 ET). Si un trabajador se niega de forma reiterada, la empresa puede actuar dentro del régimen disciplinario del convenio aplicable y documentarlo. Tolerar la negativa no traslada la responsabilidad al trabajador.

¿Tengo que registrar la jornada de los trabajadores en teletrabajo?

Sí. El artículo 14 de la Ley 10/2021 establece que el registro del artículo 34.9 ET debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo a distancia, con su inicio y su fin.

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de jornada?

Cuatro años (artículo 34.9 ET). Lo prudente es contarlos desde cada registro diario.

¿Tengo que dar copia del registro a cada trabajador?

No, salvo pacto. La Guía del Ministerio (C.2) indica que la puesta a disposición no obliga a entregar copias, sin perjuicio de facilitar la consulta personal. Hay dos excepciones legales: los trabajadores a tiempo parcial reciben con la nómina el resumen mensual de horas (artículo 12.4.c ET) y, si hay horas extraordinarias, se entrega el resumen del artículo 35.5 ET.

¿Los altos directivos están exentos del registro de jornada?

Sí, el personal de alta dirección del artículo 2.1.a) ET, regulado por el Real Decreto 1382/1985 (Guía, A.1). Los mandos intermedios y cargos de confianza, aunque tengan libre disponibilidad horaria, registran su jornada con carácter general.

¿Los socios de una cooperativa tienen que fichar?

Los socios trabajadores, no: la Guía del Ministerio (A.1) indica que no se les aplica el artículo 34.9 ET. Los trabajadores asalariados de la cooperativa sí.

¿El registro de jornada en papel es válido?

Sí, si garantiza que la información es fiable y no se puede manipular después (Guía, B.2). Su punto débil es precisamente demostrarlo si se discute.

¿Qué ocurre si mi sistema de fichaje falla un día?

La obligación de registrar se mantiene. Ten un procedimiento de contingencia escrito: cómo se registra la jornada ese día y cómo se incorpora al sistema después, dejando constancia de la incidencia.

¿Qué obligación añade el tiempo parcial?

El artículo 12.4.c) ET exige registrar la jornada día a día, totalizarla cada mes y entregar al trabajador, junto con el recibo de salarios, el resumen de las horas ordinarias y complementarias. Si no se cumple, el contrato se presume a jornada completa salvo prueba en contrario.

Conclusión

El control horario en España se resume en unas pocas certezas: el registro diario con hora de inicio y de fin es obligatorio para todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena (artículo 34.9 ET), los registros se conservan cuatro años a disposición de trabajadores, representantes e Inspección, y no registrar es una infracción grave multada con 751 a 7.500 euros (artículos 7.5 y 40.1.b LISOS). El Real Decreto de registro de jornada sigue en tramitación: lo que se inspecciona hoy es el artículo 34.9.

Tres acciones inmediatas si tu sistema actual flojea:

Audita tu sistema: ¿registra la hora de entrada y salida de todas las personas obligadas, incluidas las que teletrabajan? ¿Cada trabajador puede consultar su registro? ¿Tienes cuatro años de histórico?
Formaliza el sistema: negocia o consulta con la representación legal e informa a la plantilla.
Cierra el primer mes con registros completos y repite la revisión cada mes.

Para profundizar, esta guía es el centro de un grupo de artículos:

Si quieres sustituir el papel o la hoja de cálculo, crea tu cuenta gratuita en Workrono: fichaje por código QR desde el móvil o en una tablet con PIN, historial de fichajes que cada empleado consulta desde su cuenta e informes en PDF y Excel. El plan Starter es gratuito para hasta 3 empleados y conserva 30 días de historial; los planes de pago conservan el histórico 4 años, el plazo del artículo 34.9 ET. Consulta los planes.