Software de fichaje para PYME: cuánto cuesta realmente (2026)

Busca “software fichaje pyme precio” y encontrarás decenas de páginas con una cifra idéntica en el titular: “desde 5 €/usuario al mes”. Lo que no aparece en el titular es que ese “desde 5 €” puede convertirse fácilmente en 82 €/mes para una empresa de 8 personas gracias a los mínimos de facturación, o en 250 €/mes si activas los módulos que necesitas en la práctica.

Esta guía analiza el coste real del software de fichaje pyme precio para una empresa española de tamaño mediano —10 empleados, 1 centro de trabajo, presupuesto ajustado, necesidad real de cumplir con la ley— y responde la pregunta que realmente importa antes de contratar: ¿cuánto voy a pagar al final del año, con todo incluido, y qué pasa si no contrato nada?

Para la empresa prototipo de este análisis, el rango verificado va de 0 € a 2.160 €/año dependiendo de la herramienta y el plan elegido. La diferencia entre elegir bien o mal es de más de 1.800 € anuales. Y el coste de no cumplir la normativa puede superar los 6.250 € en una sola sanción.

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En este artículo

Por qué el “desde X €/mes” engaña: trucos de pricing del sector
Modelos de precio: por usuario, por centro, paquete fijo, mínimo mensual
Tabla de precios verificados 2026: 8 herramientas
TCO anual para PYME prototipo: 10 empleados, 1 centro
¿Qué incluye realmente cada plan? Módulos sueltos vs todo incluido
Plan gratuito vs trial gratuito vs freemium con límites
El coste oculto del no-cumplimiento: multas Inspección de Trabajo
Framework: precio vs valor
Qué presupuesto realista necesita una PYME
Preguntas frecuentes
Veredicto y conclusión

Por qué el “desde X €/mes” engaña: trucos de pricing del sector

El precio mínimo anunciado y el precio real pagado son dos cifras distintas en la mayoría de herramientas de control horario. Estos son los mecanismos más frecuentes que generan esa diferencia.

El mínimo mensual invisible

El modelo más extendido entre los proveedores medianos es cobrar un precio por usuario/mes pero aplicar un mínimo mensual de facturación. Sesame HR, por ejemplo, publica un precio de $4,25/usuario/mes en su plan HR Starter con facturación anual, lo que suena razonable para una empresa de 10 personas. El problema es el mínimo mensual de $63,75 que aplica independientemente de cuántos usuarios tenga contratados. Una empresa de 5 empleados paga exactamente lo mismo que una de 14.

Este mínimo actúa como un umbral de rentabilidad oculto del proveedor. Está pensado para empresas de 15 o más personas, pero se anuncia con un precio “desde” que se aplica solo cuando superas ese umbral. Para PYMEs pequeñas, el impacto es considerable: lo que parece un gasto de 21,25 €/mes para 5 personas se convierte en 71,25 €/mes.

El plan base que no incluye lo que necesitas

Factorial publica “desde 5,50 €/persona/mes” en su web (factorial.es/plan-de-precios, verificado el 20 de mayo de 2026). Lo que no aparece destacado es que ese precio base incluye un Core HR genérico y que la mayoría de funcionalidades que convierten a Factorial en una herramienta útil para RRHH —turnos, fichaje avanzado, nóminas, evaluaciones— son módulos adicionales con coste propio.

Una empresa que contrata Factorial “desde 5,50 €” para gestionar ausencias, turnos y fichaje puede acabar pagando entre 8 y 11 €/usuario/mes al activar los módulos necesarios. Para 10 empleados la diferencia es de 55 €/mes de la cifra anunciada hasta 80-110 €/mes del coste real.

El precio sin IVA

La mayoría de páginas de pricing en España muestran precios sin IVA. El 21 % de IVA sobre 50 €/mes son 10,50 € adicionales, y sobre 150 €/mes son 31,50 €. En los cálculos de TCO de esta guía todos los precios se expresan sin IVA para facilitar la comparación, igual que en las páginas oficiales de cada proveedor.

El descuento anual que requiere prepago

La mayoría de herramientas ofrecen un descuento del 10-17 % si pagas el año por adelantado. Ese descuento reduce el precio mensual efectivo pero compromete el presupuesto durante 12 meses. Para una empresa que acaba de contratar y no ha validado el encaje de la herramienta, ese prepago es un riesgo real. A efectos de TCO comparativo, los cálculos de esta guía usan la tarifa mensual sin compromiso anual salvo que se indique lo contrario.

Modelos de precio: por usuario, por centro, paquete fijo, mínimo mensual

El sector del software de fichaje usa cuatro estructuras de facturación diferentes que hacen casi imposible comparar precios entre herramientas sin entender primero el modelo de cada una.

Precio por usuario/mes (modelo variable)

Es el modelo más común entre los proveedores de tamaño medio. Factorial, Sesame HR, Bizneo HR, Kenjo y Sage HR lo usan. La factura crece linealmente con el número de empleados activos. Ventaja: pagas exactamente por lo que usas. Inconveniente: impredecible en empresas con contrataciones frecuentes, y costoso con plantillas grandes.

Con este modelo, añadir 5 empleados en agosto implica 5 usuarios adicionales en la factura de ese mes. Para sectores con estacionalidad —hostelería, turismo, retail— el coste puede fluctuar significativamente entre temporada alta y baja.

Precio por tramo fijo (modelo escalonado)

Workrono usa este modelo: un precio fijo por rango de empleados (0-2, 3-10, 11-30, 31-75, 76-200). Dentro del tramo, el precio no varía aunque añadas empleados. Ventaja: predecible y favorable para empresas en crecimiento. Inconveniente: si tienes 11 empleados y el siguiente tramo empieza en 11, pagas el precio del tramo mayor aunque hayas superado el anterior por solo 1 persona.

Precio por centro (modelo de hostelería)

Combo, especializado en hostelería y restauración, cobra por establecimiento y no por empleado. Un local con 12 personas y otro con 9 pagan 2 × tarifa-por-centro, independientemente de los empleados. Ventaja estructural para negocios con alta rotación de plantilla: los contratos temporales no encarecen la factura. Desventaja: se vuelve caro para muchos centros con pocos empleados.

Precio por paquete (modelo cerrado)

Bizneo ofrece un paquete cerrado para empresas de 1 a 10 empleados por 399 €/año (~33,25 €/mes), precio verificado en su web internacional (bizneo.com/en/pricing, consultada el 20 de mayo de 2026). Por encima de 10 empleados, pasan a precio por usuario. Este modelo es predecible para microempresas pero no escala bien en la transición al tramo siguiente.

El mínimo mensual (modelo mixto)

Sesame HR combina precio por usuario con un mínimo mensual obligatorio. Aunque técnicamente es un modelo por usuario, en la práctica se comporta como un precio fijo hasta alcanzar el umbral de usuarios que justifica el mínimo. Para PYMEs con menos de 15 personas, el mínimo domina la ecuación de precio.

Tabla de precios verificados 2026: 8 herramientas

La tabla siguiente compara el coste mensual para la empresa prototipo de este análisis: 10 empleados, 1 centro de trabajo, usando el plan que cubre exactamente fichaje y cumplimiento del RD 8/2019, sin módulos adicionales de RRHH que una empresa de 10 personas probablemente no necesite.

Herramienta	Plan de referencia	€/mes (10 empleados)	Modelo	Mínimo mensual	Fuente (verificada el 20-05-2026)
Workrono	Basic	29 €	Por tramo	No	workrono.com/pricing
Holded + Equipo PRO	Básico (29 €) + 1,50 €/emp.	44 €	Plan base + €/emp.	No declarado	holded.com/pricing
Sage HR	Core HR	30 € (3 €×10)	Por usuario	No declarado	sage.com/es-es/sage-business-cloud/hr
Sesame HR	HR Starter (anual)	71,25 € (mínimo)	Por usuario + mínimo	71,25 €/mes	sesamehr.com/pricing
Factorial	Starter (5,50 €/u.)	55 € (5,50 €×10)	Por usuario	No declarado	factorial.es/plan-de-precios
Kenjo	Starter	60 € (6 €×10)	Por usuario	Est. ~60 €/mes	kenjo.io/es/tarifas
Bizneo HR	Essential (microemp.)	33,25 € (~399 €/año)	Paquete cerrado 1-10 emp.	N/A (paquete)	bizneo.com/en/pricing
Skello	Fichaje Estándar	49 € (mínimo anual)	Mínimo fijo	49 €/mes	skello.io/en/pricing

Precios sin IVA. Para todos los proveedores que publican en dólares, se usa el tipo de cambio de referencia €/$ del BCE de mayo de 2026.

Lectura honesta de la tabla: Workrono es la opción más económica para 10 empleados con 29 €/mes. Sage HR, con su modelo de 3 €/usuario sin mínimo declarado, es la segunda opción más económica en este tramo. Bizneo HR, con el paquete anual de microempresas, también resulta competitivo si pagas anual.

Sesame HR, a pesar de publicar precios “desde $4,25”, es la más cara para 10 empleados gracias al mínimo mensual de 71,25 €, que hace irrelevante el precio por usuario real hasta llegar a ~17 empleados. Esta es la trampa que más frecuentemente sorprende a las PYMEs al revisar la primera factura.

TCO anual para PYME prototipo: 10 empleados, 1 centro

El TCO (Coste Total de Propiedad) va más allá del precio de la licencia. Para una PYME española de 10 empleados que implementa un sistema de fichaje por primera vez, los costes se dividen en tres categorías.

Costes directos: lo que se factura

Concepto	Workrono Basic	Sesame HR Starter	Factorial Starter	Sage HR Core
Licencia mensual	29 €	71,25 €	55 €	30 €
Licencia anual	348 €	855 €	660 €	360 €
Setup / implementación	0 €	0 €	0 €	0 €
Formación	0 €	0 €	Docs online	Docs online

Todos los proveedores de esta tabla declaran implementación sin coste adicional para este tramo de empresa.

Costes indirectos: lo que no está en la factura

Concepto	Estimación	Cálculo
Tiempo de configuración inicial	60-180 min	Hora del responsable de RRHH o gerente
Curva de aprendizaje (empleados)	10-20 min/empleado	Para aprender a usar la app o el QR
Gestión de incidencias mes a mes	15-30 min/mes	Ficajes olvidados, ediciones, consultas

Para una empresa de 10 empleados con gerente a 30 €/hora, el tiempo de configuración inicial representa un coste de oportunidad de entre 30 y 90 €. Workrono declara un tiempo de setup de 15-25 minutos; herramientas más complejas como Factorial con módulos adicionales pueden requerir horas. Esta diferencia no aparece en la factura pero es coste real.

TCO completo año 1

EMPRESA PROTOTIPO: 10 empleados, 1 centro, horario fijo
─────────────────────────────────────────────────────────────

WORKRONO BASIC
  Licencia 12 meses × 29 €         =    348 €
  Setup (20 min × 30 €/h)          =     10 €
  Tiempo gestión anual (12 × 20m)  =    120 €  (coste oportunidad)
  ─────────────────────────────────────────────
  TCO Año 1 (efectivo + oportunidad):   478 €
  TCO Año 1 (solo efectivo, facturas):  348 €

FACTORIAL STARTER (con módulo de tiempo)
  Licencia 12 meses × 55 €         =    660 €
  Setup (90 min × 30 €/h)          =     45 €
  Tiempo gestión anual (12 × 25m)  =    150 €  (coste oportunidad)
  ─────────────────────────────────────────────
  TCO Año 1 (efectivo + oportunidad):   855 €
  TCO Año 1 (solo efectivo, facturas):  660 €

SESAME HR STARTER (anual, con mínimo)
  Licencia 12 meses × 71,25 €      =    855 €
  Setup (60 min × 30 €/h)          =     30 €
  Tiempo gestión anual (12 × 20m)  =    120 €  (coste oportunidad)
  ─────────────────────────────────────────────
  TCO Año 1 (efectivo + oportunidad):  1.005 €
  TCO Año 1 (solo efectivo, facturas):  855 €

SAGE HR CORE (3 €/usuario/mes)
  Licencia 12 meses × 30 €         =    360 €
  Setup (45 min × 30 €/h)          =     22,50 €
  Tiempo gestión anual (12 × 20m)  =    120 €  (coste oportunidad)
  ─────────────────────────────────────────────
  TCO Año 1 (efectivo + oportunidad):   502,50 €
  TCO Año 1 (solo efectivo, facturas):  360 €

Resumen del TCO para empresa prototipo (10 empleados, coste de licencia anual):

Herramienta	Coste licencia/año	Posición
Workrono Basic	348 €	1ª — más económica
Sage HR Core	360 €	2ª — muy próxima
Bizneo HR (paquete anual)	399 €	3ª — competitiva si pagas anual
Skello Estándar	588 € (49 €×12)	4ª
Factorial Starter	660 €	5ª
Kenjo Starter	720 € (60 €×12)	6ª
Sesame HR Starter	855 € (mínimo)	7ª

Para 10 empleados, la diferencia entre la opción más cara (Sesame HR) y la más económica (Workrono) es de 507 €/año. A lo largo de tres años, esa diferencia acumulada es de más de 1.500 € sin que haya diferencia alguna en el cumplimiento legal, que es el requisito mínimo de todas las herramientas de la tabla.

¿Qué incluye realmente cada plan? Módulos sueltos vs todo incluido

El debate módulos sueltos vs suite completa tiene una respuesta diferente según el tamaño y la madurez del departamento de RRHH.

Para una PYME de 10 empleados sin RRHH formalizado

Una empresa de 10 personas donde RRHH lo lleva el propio gerente o un responsable a tiempo parcial necesita, en la práctica:

Registro de entrada y salida de cada empleado (obligatorio por ley).
Exportación de datos de presencia para la gestoría.
Acceso del empleado a su propio historial (obligatorio por ley).
Trazabilidad de ediciones (obligatorio por ley).
Gestión básica de ausencias y vacaciones (deseable, no obligatorio).

Eso es todo. No necesita módulo ATS, onboarding digital, evaluaciones de desempeño, firma electrónica avanzada ni gestión de nóminas integrada. Cuando un proveedor anuncia “todo incluido en el plan base” y ese plan base cuesta 8 €/usuario/mes, hay que verificar si ese “todo incluido” incluye lo que realmente necesitas o incluye funcionalidades que nunca vas a usar pero que aparecen en el pricing para justificar el precio.

Qué incluye realmente cada plan en el tramo de 10 empleados

Workrono Basic (29 €/mes): fichaje QR, app móvil, modo kiosco, gestión básica de ausencias, exportación Excel/CSV para gestoría, acceso empleado a historial, multi-sede desde este plan, trazabilidad de ediciones. Cubre los 5 requisitos de la lista anterior.

Sage HR Core (30 €/mes): registro horario, ausencias y vacaciones, portal del empleado, exportación para nóminas, geolocalización. Los módulos de turnos avanzados, reclutamiento y nóminas son add-ons adicionales. Para fichaje básico, el plan Core cubre la necesidad.

Bizneo HR paquete microempresas (399 €/año): incluye control horario, firma digital, gestión documental, ausencias. Más completo que el plan base de otras herramientas a precio similar, pero el paquete cerrado deja de tener sentido al superar los 10 empleados.

Factorial Starter (5,50 €/u./mes): el plan más básico incluye Core HR con documentación y fichaje básico. El módulo de turnos y alertas es un add-on separado. Si solo necesitas registro de presencia sin gestión de turnos, el plan Starter puede ser suficiente. Si necesitas gestión de ausencias avanzada o turnos, el coste real sube.

Sesame HR Starter ($4,25/u./mes con mínimo $63,75): el plan Starter de Sesame incluye control horario, fichaje multimodal, ausencias, preparación de nóminas, reclutamiento básico (hasta 5 ofertas activas) y firma electrónica. Es el plan más completo de la tabla en número de módulos incluidos — pero también el más caro para plantillas pequeñas por el mínimo mensual.

El trade-off real

La trampa que cometen muchas PYMEs al comprar software de fichaje es pagar por módulos que no van a usar en los próximos doce meses porque el plan que los incluye parece “más completo”. Un sistema de fichaje que cumpla el Real Decreto-ley 8/2019 no requiere módulo de reclutamiento ni evaluación de desempeño. Esos módulos son valiosos para el momento en que los necesites; antes de ese momento, son coste sin retorno.

La comparativa de las mejores apps de fichaje en 2026 analiza en detalle qué funcionalidades son realmente diferenciadores y cuáles son relleno de catálogo.

Plan gratuito vs trial gratuito vs freemium con límites

En el mercado de software de fichaje coexisten tres modelos de acceso gratuito que no son equivalentes y que afectan directamente a la decisión de compra de una PYME que quiere probar antes de comprometer presupuesto.

Plan gratuito permanente

Es el acceso sin coste sin fecha de caducidad, con funcionalidades limitadas pero reales. Workrono ofrece el plan Starter permanentemente gratuito para hasta 2 empleados. No requiere tarjeta de crédito y no expira. El plan gratuito corre sobre la plataforma real —no un entorno demo— lo que permite validar el encaje con la operativa del negocio con condiciones auténticas de uso.

Para una empresa de 1 o 2 empleados, este plan es suficiente para cumplir la normativa de forma permanente. Para una empresa en crecimiento, sirve para probar durante semanas o meses antes de comprometer el gasto.

Trial gratuito con fecha de caducidad

Es el acceso temporal completo que expira a los 7, 14 o 30 días. La mayoría de herramientas del mercado usan este modelo: Sesame HR (14 días), Factorial (14 días). El periodo de prueba permite ver todas las funcionalidades pero obliga a tomar una decisión de compra antes de haber validado el uso real en la operativa cotidiana. Un trial de 14 días no alcanza para ver cómo funciona el cierre mensual ni para evaluar el flujo de ausencias en un ciclo completo.

El modelo de trial tiene una consecuencia psicológica relevante: la decisión de pagar se toma con información incompleta, antes de que el sistema se haya integrado realmente en los hábitos del equipo.

Freemium con límites funcionales

Algunas herramientas ofrecen acceso gratuito permanente pero con funcionalidades tan limitadas que son inviables para uso real. Clockify, por ejemplo, ofrece plan gratuito pero sin las funcionalidades necesarias para cumplir el RDL 8/2019 en lo que respecta a trazabilidad y acceso del empleado a su historial. Estas opciones son útiles para equipo solo conocer la interfaz, pero no para validar si la herramienta cubre los requisitos legales.

¿Qué deberías pedir antes de comprometer precio?

Cuando evalúes software de fichaje, busca al menos 30 días de acceso real a la plataforma —no un entorno demo— para cerrar al menos un ciclo completo de trabajo. Ese periodo permite verificar que el sistema funciona cuando un empleado olvida fichar a las 7:30 de un lunes, que las exportaciones para la gestoría tienen el formato correcto, y que el flujo de solicitud de vacaciones no genera fricciones con el equipo.

El coste oculto del no-cumplimiento: multas Inspección de Trabajo

Hasta aquí hemos analizado el coste de cumplir con la normativa. Ahora vamos al coste de no hacerlo, que sistemáticamente supera en uno o dos órdenes de magnitud al coste del sistema de fichaje.

El marco legal vigente: RDL 8/2019

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores estableciendo la obligación de registro diario de jornada para todas las empresas en España, sin excepción por tamaño. Una empresa de 10 empleados tiene exactamente las mismas obligaciones que una de 500.

Los tres requisitos operativos que un sistema de fichaje debe cubrir para cumplir el RDL 8/2019:

Registro diario con hora exacta de inicio y fin de jornada (no horas totales, no horario teórico).
Conservación de todos los registros durante 4 años, con acceso para trabajadores y la Inspección.
Trazabilidad de cualquier modificación posterior al registro original.

Las sanciones aplicables: tabla actualizada 2026

Las sanciones por incumplimiento se tipifican según el Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS):

Tipo de infracción	Grado mínimo	Grado medio	Grado máximo
Leve (errores formales, falta de información)	60 €	310 €	625 €
Grave (ausencia de registro, registro incompleto, no conservar 4 años)	626 €	3.125 €	6.250 €
Muy grave (reincidencia, falsificación, ocultación)	6.251 €	25.000 €	225.018 €

Fuente: Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, RDL 5/2000), rangos vigentes en 2026.

La infracción más frecuente en PYMEs —ausencia total de sistema de registro, o uso de hojas de papel sin trazabilidad— se tipifica como infracción grave. El grado mínimo de una infracción grave es 626 €. El grado máximo, 6.250 €. Para una empresa de 10 empleados donde el registro era una hoja de Excel que se podía editar sin rastro, el grado aplicado habitualmente es el medio: entre 1.251 € y 3.125 €.

Los datos reales de la Inspección

En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social impuso sanciones por incumplimiento de control horario por un total de 20,2 millones de euros al año — un incremento del 9 % respecto a 2023. Se detectaron 1.869 infracciones específicas de control horario y las sanciones afectaron a más de 21.649 trabajadores. La actividad inspectora en esta materia ha aumentado de forma sostenida desde 2021.

Los sectores con mayor densidad de actuaciones son hostelería (22 % de las actuaciones), construcción (18 %) y comercio/retail (15 %). Estos tres sectores concentran el 55 % de las sanciones por registro de jornada, pero el resto del tejido empresarial no está exento: la Inspección inicia expedientes por denuncia de cualquier trabajador, y las campañas sectoriales pueden afectar a cualquier actividad.

El nuevo contexto: fichaje digital obligatorio en tramitación

El Real Decreto que convertirá el fichaje digital en la única vía válida —prohibiendo papel y Excel— estaba en fase final de tramitación en mayo de 2026 y aún no había sido publicado en el BOE. Una vez publicado, entrará en vigor 20 días después, con un posible periodo de adaptación de 6 a 12 meses para PYMEs. Los requisitos adicionales propuestos incluyen inmutabilidad de los registros, interoperabilidad con la Inspección de Trabajo para verificación remota, y sanciones endurecidas hasta 10.000 € por trabajador afectado en casos graves.

Lo que esto significa para la decisión de compra: migrar ahora a un sistema digital que cumpla ya los estándares del decreto en tramitación evita tener que hacerlo bajo presión en el momento de la entrada en vigor. Las herramientas del mercado están, en general, preparadas para ese estándar.

¿Qué cuesta realmente no tener sistema?

Para la empresa prototipo de este análisis (10 empleados), el escenario de riesgo ponderado por probabilidad de inspección y gravedad típica de la sanción:

Escenario	Probabilidad 12 meses	Multa típica	Valor esperado
Inspección por denuncia empleado	12 %	2.500 €	300 €
Campaña sectorial	8 %	4.000 €	320 €
Inspección rutinaria	5 %	1.500 €	75 €
Riesgo anual esperado			695 €

El riesgo esperado de 695 €/año ya supera al coste de las herramientas más económicas del mercado. Si se materializa cualquiera de los escenarios —cosa que a lo largo de los años es más probable que improbable— el coste puntual supera en 5-20 veces el coste del sistema de fichaje anual.

Para un análisis más detallado del proceso inspector y los errores más frecuentes que llevan a sanción, la guía sobre multas de Inspección de Trabajo por no fichar cubre los 7 errores más documentados con ejemplos reales.

Framework: precio vs valor (cómo no comparar peras con manzanas)

El error más frecuente al comparar software de fichaje por precio es poner en la misma columna herramientas que resuelven problemas completamente distintos. Un Factorial con módulo de nóminas y evaluaciones integradas no compite directamente con Workrono en fichaje puro: son respuestas a problemas diferentes y el precio solo tiene sentido en contexto.

Un framework de 4 preguntas para estructurar la comparativa antes de mirar el pricing:

Pregunta 1: ¿Qué problema estás comprando resolver hoy?

Divide las necesidades en dos categorías:

Necesidades de cumplimiento legal (todas las empresas tienen estas):

Registro diario de entrada/salida con hora exacta.
Conservación 4 años, acceso empleado, trazabilidad de ediciones.

Necesidades de gestión (opcionales según madurez del departamento de RRHH):

Gestión de turnos y cuadrantes.
Ausencias con flujos de aprobación.
Integración directa con nóminas.
Onboarding, evaluaciones, ATS.

Si tu respuesta honesta es “solo cumplimiento legal y algo básico de ausencias”, las herramientas más caras de la tabla no te añaden valor proporcional a su coste.

Pregunta 2: ¿Qué coste tiene la complejidad que no usarás?

Cada funcionalidad que no usas tiene un coste indirecto real: tiempo de configuración, opciones de menú que confunden al equipo, support que consumes sin necesidad. Las herramientas más completas tienen mayor curva de aprendizaje y mayor carga de administración mensual. Si el responsable de configurar el sistema es el propio gerente a tiempo parcial, esa complejidad tiene un coste medible.

Pregunta 3: ¿Cuál es tu horizonte de necesidad real?

Una empresa que hoy tiene 10 empleados y planea crecer a 30 en 18 meses tiene un perfil de necesidad distinto a una empresa estable de 8 personas. La primera puede justificar contratar una plataforma con más módulos aunque no los use de inmediato, porque la curva de aprendizaje se amortiza a largo plazo. La segunda debería optimizar para lo que necesita hoy.

Pregunta 4: ¿El precio refleja el valor que aporta a tu operativa específica?

Para profundizar en el cálculo del retorno real de un sistema de fichaje, el análisis de ROI del control horario proporciona fórmulas aplicables a cualquier tamaño de empresa, desde la reducción de tiempo administrativo hasta la prevención de litigios.

Qué presupuesto realista necesita una PYME para fichaje

Tras todo el análisis, la respuesta concreta para cada tramo de empresa:

1-5 empleados

Presupuesto realista: 0-29 €/mes (0-348 €/año).

Con el plan gratuito de Workrono (hasta 2 empleados) o el Basic (hasta 10), este es el tramo donde el coste del software de fichaje pyme puede ser prácticamente cero. No hay herramienta de este mercado que justifique gastar más de 30 €/mes para una empresa de 5 personas que solo necesita cumplir el registro de jornada. Los mínimos de Sesame HR (71 €/mes) y la complejidad de Factorial son desproporcionados para este perfil.

Qué incluir en el presupuesto: licencia (0-29 €/mes) + 15 minutos de configuración inicial + 10 minutos mensuales de revisión de fichajes. Sin otros costes relevantes en este tramo.

6-20 empleados

Presupuesto realista: 29-80 €/mes (348-960 €/año).

Este es el tramo donde la elección del modelo de precio tiene más impacto. La diferencia entre pagar 348 €/año (Workrono Basic hasta 10 empleados) y 855 €/año (Sesame HR Starter con mínimo) es de 507 €/año sin diferencia en el cumplimiento legal. Si el criterio de selección es puramente el fichaje y el cumplimiento normativo, el rango óptimo está en 30-60 €/mes.

La justificación para pagar más en este tramo existe cuando la empresa tiene turnos rotativos complejos (Sesame HR) o necesita módulo de ausencias con flujos de aprobación multi-nivel (Factorial con módulos activados). Sin esas necesidades específicas, el gasto adicional no está justificado.

21-75 empleados

Presupuesto realista: 59-200 €/mes (708-2.400 €/año).

En este tramo, la pregunta relevante no es solo cuánto cuesta el fichaje sino cuánto vale tener todos los procesos de RRHH en una sola herramienta. Una empresa de 50 empleados con departamento de RRHH activo puede justificar Factorial (250-400 €/mes con módulos) si ese departamento usa gestión documental, firma digital y evaluaciones de forma activa. Si RRHH está externalizado y el único proceso interno es el fichaje, Workrono Business (99 €/mes para hasta 75 empleados) sigue siendo la opción más económica del mercado en ese tramo.

La comparativa Workrono vs Factorial y la comparativa Workrono vs Sesame HR analizan los escenarios de precio para cada tramo con detalle.

Lo que nunca deberías pagar en ningún tramo

Costes de implementación o setup para plantillas de menos de 50 personas: todas las herramientas del mercado que se dirigen a PYMEs tienen onboarding autogestionado.
Módulos que no vas a usar en los próximos 12 meses porque “ya están incluidos”.
Licencias anuales prepagadas sin haber validado el encaje de la herramienta durante al menos un mes de uso real.
Un proveedor que no publica sus precios en la web y requiere llamada comercial para una PYME de menos de 30 empleados: la opacidad de precio en ese segmento es una señal de alerta.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta software de fichaje para 10 empleados en España?

El rango verificado en mayo de 2026 va de 0 € (Workrono Starter para hasta 2 empleados) a 71,25 €/mes (Sesame HR con su mínimo mensual). Para una empresa de exactamente 10 empleados, las opciones más económicas con cumplimiento legal completo del RDL 8/2019 son: Workrono Basic (29 €/mes), Sage HR Core (~30 €/mes) y Bizneo HR paquete microempresas (33,25 €/mes promedio anual). Ver la tabla de TCO completa en la sección correspondiente.

¿Hay alguna app de fichaje gratuita que cumpla la ley?

Para empresas de hasta 2 empleados, Workrono Starter es gratuito de forma permanente y cumple todos los requisitos del RDL 8/2019. Para más de 2 empleados, el coste mínimo verificado es de 29 €/mes. Las soluciones gratuitas sin límite de empleados que circulan por el mercado (Excel, aplicaciones de productividad genéricas) cumplen formalmente la normativa vigente pero con riesgos reales en la práctica: falta de trazabilidad de ediciones, acceso del empleado al historial no garantizado, y alta probabilidad de que la Inspección las considere no fiables.

¿Es más barato el fichaje en papel que el software?

El papel y el Excel tienen coste cero de licencia. Pero el coste de tiempo administrativo de recopilar, verificar y archivar partes manuales para 10 empleados durante un año supera fácilmente el coste de cualquier herramienta digital de la tabla. Un responsable de RRHH que dedica 2 horas/semana a gestionar partes manuales está dedicando 96 horas/año a una tarea que el software automatiza. A 25 €/hora, eso son 2.400 €/año en coste de oportunidad, más el riesgo de multa por falta de trazabilidad que la Inspección ya está aplicando.

¿Qué diferencia hay entre precio por usuario y precio por tramo?

En el modelo por usuario (Factorial, Sesame HR, Kenjo, Sage HR), la factura cambia con cada empleado que añades o eliminas. Si contratas a 3 personas en octubre, pagas 3 usuarios adicionales ese mes. En el modelo por tramo (Workrono), pagas un precio fijo independientemente de cuántos empleados tengas dentro del tramo. Con Workrono Basic (hasta 10 empleados), pagas 29 €/mes tanto si tienes 3 empleados como si tienes 10. La diferencia es más relevante en empresas con plantillas variables o en crecimiento. Una explicación más detallada en las preguntas frecuentes de la comparativa de mejores apps de fichaje.

¿Cuándo se amortiza el software de fichaje para una PYME?

Para una empresa de 10 empleados que paga 29 €/mes, la amortización se produce en menos de 2 semanas si evita una sola multa de grado mínimo (626 €). En términos de ahorro de tiempo administrativo, una estimación conservadora de 1 hora/semana liberada de gestión manual equivale a 52 horas/año: a 25 €/hora, son 1.300 €/año de coste de oportunidad evitado. El análisis de ROI completo detalla todos los vectores de ahorro con fórmulas aplicables.

¿Sirve Holded para el control horario si ya lo uso para facturación?

Sí, Holded tiene un módulo de control horario disponible como add-on “Equipo PRO” por 1,50 €/empleado/mes. Para una empresa de 10 empleados que ya tiene el plan base de Holded, añadir el control horario supone un incremento de 15 €/mes. La ventaja es la integración nativa con el resto de módulos de Holded (facturación, contabilidad). La desventaja es que el módulo de control horario no está tan especializado como herramientas dedicadas: el fichaje QR y el modo kiosco tienen menos profundidad que en Workrono, y la gestión de turnos es más básica que en Sesame HR.

Veredicto y conclusión

El software de fichaje pyme precio no es una variable fija. Es una cifra que depende del tamaño de tu plantilla, del modelo de precio del proveedor que elijas y de si comparas el precio mínimo anunciado o el coste real del plan que cubre tus necesidades específicas.

Para la empresa prototipo de este análisis —10 empleados, 1 centro, necesidad de cumplir el RDL 8/2019— el coste anual verificado en mayo de 2026 va de 348 € (Workrono Basic) a 855 € (Sesame HR Starter con mínimo mensual). La diferencia de 507 €/año no se explica por diferencias en el cumplimiento legal —todas las herramientas de la tabla lo cubren igual— sino por los modelos de pricing y los módulos incluidos en cada plan.

Las tres conclusiones que este análisis justifica con datos:

Primera: el mínimo mensual de Sesame HR convierte esa herramienta en la más cara para PYMEs de menos de 15 empleados, a pesar de publicar uno de los precios por usuario más bajos del mercado. Esta es la trampa de pricing más frecuente del sector.

Segunda: para una empresa de 10 empleados que solo necesita cumplir la normativa de fichaje, no hay ninguna justificación económica para pagar más de 30-35 €/mes. Los módulos de nóminas integradas, evaluaciones y onboarding que vienen incluidos en los planes más caros son valiosos cuando se usan; antes de ese momento, son coste sin retorno.

Tercera: el coste de no tener sistema —medido como riesgo esperado de multa— ya supera al coste de las herramientas más económicas del mercado. La ecuación no es “software vs cero”, sino “software vs riesgo de sanción”. Dicho en términos concretos: 348 €/año de sistema de fichaje frente a un riesgo esperado de 695 €/año en sanciones, sin contar el coste de gestión administrativa manual.

Si tu empresa tiene entre 1 y 30 empleados y el criterio principal es cumplir la normativa al menor coste posible con un tiempo de implementación mínimo, la página de precios de Workrono es el punto de comparación más directo: desde 0 € hasta 99 €/mes dependiendo del tamaño, sin mínimos, sin permanencia obligatoria y operativo en menos de 25 minutos.

Para empresas con cuadrantes de turno complejos o necesidad de suite RRHH integral, la comparativa Factorial vs Sesame vs Workrono y la guía sobre fichaje por QR móvil completan el análisis para cada perfil.

Empieza gratis con Workrono — sin tarjeta de crédito, sin permanencia, operativo en menos de 25 minutos. El plan Starter es permanentemente gratuito para hasta 2 empleados. Si necesitas más, el plan Basic cubre hasta 10 por 29 €/mes.

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