Plantilla reglamento interno de fichaje: copia, rellena y convierte a PDF

Aquí tienes la plantilla. Sin formularios, sin email, sin descarga condicionada. Está en formato texto con campos [EN MAYÚSCULAS] que debes sustituir por los datos de tu empresa. Más abajo encontrarás las instrucciones exactas para convertirla a PDF con Word, Google Docs o la herramienta de línea de comandos pandoc.

Si lo que buscas es entender el fundamento legal de cada cláusula —qué dice exactamente el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, cómo negociarlo con el comité de empresa, qué jurisprudencia aplica en caso de litigio—, todo eso está desarrollado sección por sección en la guía completa para crear el reglamento interno de fichaje. Este post hace algo diferente: te da el documento final listo para adaptar y convertir.

Una advertencia antes de empezar: una plantilla copy-paste es el punto de partida, no el destino. Los campos entre corchetes no son decorativos. Si los dejas sin rellenar o los rellenas con datos incorrectos, el reglamento puede quedar invalidado en la primera inspección o en el primer procedimiento disciplinario. Rellena cada uno con los datos reales de tu empresa.

Empezar gratis con Workrono — el sistema de fichaje sobre el que aplicarás este reglamento.

En este artículo

Qué es y por qué lo pide la ITSS
Las 7 secciones obligatorias (mapa rápido)
Plantilla copy-paste completa
Cómo convertirla a PDF: Word, Google Docs, pandoc
Cómo comunicarla a los empleados y recoger firma
Errores que invalidan un reglamento
Cuándo revisarlo
Si necesitas el análisis legal artículo por artículo
Preguntas frecuentes
Conclusión

Qué es y por qué lo pide la ITSS

El reglamento interno de fichaje es el documento que da marco jurídico al sistema de registro de jornada de tu empresa. No es un trámite optativo: el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE núm. 61) reformó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para exigir que la organización y documentación del sistema de registro se establezca mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. Ese documento es lo que aquí llamamos reglamento.

Cuando la Inspección de Trabajo llega a una empresa, una de las primeras cosas que solicita es precisamente este texto —el acuerdo o la decisión documentada sobre cómo funciona el sistema—, junto con los registros de los últimos cuatro años. Sin el reglamento, la empresa puede tener el fichaje técnicamente impecable y aun así acumular deficiencias que derivan en actas de infracción. Los detalles de qué documenta el inspector y cómo lo hace están recogidos en la guía sobre inspección de trabajo y fichaje 2026.

Desde el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social se ha publicado documentación de apoyo al Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, que clarifica qué entiende la Inspección por “sistema de registro conforme”. El reglamento interno es parte de esa conformidad documental.

Las 7 secciones obligatorias (mapa rápido)

La plantilla que viene a continuación estructura siete secciones. Esta tabla te dice qué va en cada una para que puedas rellenarlas sin perderte:

Sección	Qué regula
1 · Definiciones y ámbito	Quién está sujeto al reglamento y qué significa cada término técnico.
2 · Jornada y horario aplicable	Referencia al convenio y al contrato individual; teletrabajo incluido.
3 · Método de fichaje y procedimiento	Qué pasos debe dar el empleado para que el fichaje sea válido.
4 · Casuísticas especiales	Olvidos, fallos técnicos, pausas, horas extra, ausencias.
5 · Régimen disciplinario	Infracciones leves, graves y muy graves; sanciones proporcionales al convenio.
6 · Protección de datos (RGPD)	Qué datos recoge el sistema, para qué, cuánto tiempo y cómo ejercer derechos.
7 · Vigencia y modificaciones	Cuándo entra en vigor, cómo se modifica, cuándo revisarlo.

Para entender la lógica legal detrás de cada sección —por qué el régimen disciplinario debe referenciar el convenio, cómo la AEPD interpreta el tratamiento de datos de geolocalización, qué implica la obligación de conservar registros durante cuatro años—, el análisis completo está en la guía para crear el reglamento interno de fichaje.

Plantilla copy-paste completa

Copia el texto desde el primer ═══ hasta el último. Sustituye todos los campos [EN MAYÚSCULAS] por los datos reales de tu empresa antes de convertir a PDF.

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REGLAMENTO INTERNO DE FICHAJE Y CONTROL DE JORNADA
═══════════════════════════════════════════════════════════════════════

Empresa:             [NOMBRE LEGAL DE LA EMPRESA]
CIF:                 [CIF DE LA EMPRESA]
Domicilio social:    [DIRECCIÓN FISCAL COMPLETA]
Fecha de aprobación: [DD/MM/AAAA]
Vigencia desde:      [DD/MM/AAAA]
Elaborado por:       [NOMBRE DEL RESPONSABLE / DEPARTAMENTO DE RRHH]

Proceso de aprobación (marcar la que corresponda):
☐ Acuerdo con representantes de los trabajadores (acta de acuerdo adjunta)
☐ Decisión unilateral — consulta realizada sin representación sindical
☐ Decisión unilateral — proceso de negociación sin acuerdo (acta adjunta)

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PREÁMBULO
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El presente reglamento se dicta en cumplimiento del artículo 34.9 del
Estatuto de los Trabajadores (según redacción dada por el Real Decreto-
ley 8/2019, de 8 de marzo) y en ejercicio del poder de dirección del
empresario reconocido en el artículo 20 del mismo texto legal.

Su objeto es establecer las normas que regulan el sistema de registro
de jornada en [NOMBRE DE LA EMPRESA], garantizando el cumplimiento de
la obligación legal de registro diario, el respeto a los derechos de
los trabajadores, y un marco claro y predecible para la gestión de
incidencias y el ejercicio de la potestad disciplinaria.

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SECCIÓN 1 · DEFINICIONES Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
───────────────────────────────────────────────────────────────────────

1.1 DEFINICIONES

"Sistema de fichaje": [NOMBRE DEL SISTEMA, p. ej. Workrono], herramienta
tecnológica utilizada para el registro de la jornada laboral.

"Fichaje de entrada": registro del inicio de la prestación de servicios.

"Fichaje de salida": registro del fin de la prestación de servicios.

"Incidencia de fichaje": situación que impide o dificulta el registro
ordinario (olvido, fallo técnico, ausencia de dispositivo).

"Corrección de fichaje": modificación de un registro previamente
realizado, autorizada por el responsable designado y trazada en el
sistema con nota explicativa.

1.2 ÁMBITO SUBJETIVO

Este reglamento aplica a la totalidad del personal con contrato laboral
vigente en [NOMBRE DE LA EMPRESA], incluyendo:
— Trabajadores a jornada completa.
— Trabajadores a tiempo parcial.
— Trabajadores con jornada variable o irregular.
— Trabajadores en modalidad de teletrabajo parcial o total.

Quedan excluidos: [COLECTIVOS EXCLUIDOS, si los hay, o indicar
"ningún colectivo adicional queda excluido de este reglamento"].

1.3 ÁMBITO TEMPORAL

El reglamento aplica durante todos los días laborables según el
calendario laboral aplicable, incluyendo los días de trabajo en remoto.

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SECCIÓN 2 · JORNADA Y HORARIO APLICABLE
───────────────────────────────────────────────────────────────────────

2.1 JORNADA ORDINARIA

La jornada de referencia para el sistema de fichaje es la establecida
en el convenio colectivo [NOMBRE DEL CONVENIO COLECTIVO APLICABLE] y
en el contrato individual de cada trabajador.

Descripción de la jornada ordinaria en la empresa:
[DESCRIPCIÓN: p. ej. "40 horas semanales de lunes a viernes, de 9:00
a 18:00 con una hora de descanso para comer no retribuida."]

2.2 DISTRIBUCIÓN IRREGULAR (si aplica)

[Si la empresa aplica distribución irregular del art. 34.2 ET, indicar:
"En períodos de distribución irregular, el trabajador ficha con la
misma obligatoriedad que en jornada ordinaria. El sistema calculará
la diferencia respecto a la jornada de referencia para el control
del banco de horas." Si no aplica, eliminar este apartado.]

2.3 TELETRABAJO

Los trabajadores en modalidad de teletrabajo (parcial o total) están
sujetos a las mismas obligaciones de fichaje que los trabajadores
presenciales, en cumplimiento del artículo 34.9 ET y la Ley 10/2021
de trabajo a distancia.

Método de fichaje en remoto: [DESCRIPCIÓN: p. ej. "aplicación móvil
de [NOMBRE SISTEMA] sin necesidad de escanear QR físico"].

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SECCIÓN 3 · MÉTODO DE FICHAJE Y PROCEDIMIENTO ORDINARIO
───────────────────────────────────────────────────────────────────────

3.1 MÉTODO PRINCIPAL

[MÉTODO UTILIZADO: QR con app móvil / kiosko tablet / biometría /
tarjeta RFID / acceso web / otro].

Pasos del fichaje ordinario:
1. [PASO 1: p. ej. Abrir la aplicación [NOMBRE] en el dispositivo.]
2. [PASO 2: p. ej. Seleccionar la opción "Fichar".]
3. [PASO 3: p. ej. Escanear el código QR del punto de fichaje asignado.]
4. [PASO 4: p. ej. Verificar la confirmación en pantalla: hora registrada
   y mensaje "Fichaje confirmado".]

El fichaje solo queda registrado cuando el sistema emite confirmación.
La apertura de la aplicación sin completar el proceso no constituye
fichaje válido.

3.2 OBLIGACIONES DE FICHAJE

El trabajador está obligado a registrar fichaje:
— Al inicio de la jornada, antes de comenzar a prestar servicios.
— Al finalizar la jornada, inmediatamente antes de cesar la prestación.
[— Al inicio y al fin de los descansos no retribuidos, si aplica.]

Punto de fichaje asignado: [UBICACIÓN O UBICACIONES DEL PUNTO DE FICHAJE].

El fichaje debe realizarse en el punto asignado a la ubicación donde
el trabajador presta servicios ese día. Fichar desde una ubicación
distinta sin comunicación previa a RRHH no constituye fichaje válido.

3.3 VERIFICACIÓN DEL REGISTRO

El trabajador tiene derecho y obligación de verificar que su fichaje
ha quedado correctamente registrado. Cualquier anomalía (hora incorrecta,
fichaje rechazado, registro ausente) debe comunicarse al responsable
designado antes de que finalice el día laborable en que se produce.

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SECCIÓN 4 · CASUÍSTICAS ESPECIALES
───────────────────────────────────────────────────────────────────────

4.1 OLVIDO DE FICHAJE

El trabajador que olvide fichar (entrada o salida) lo comunicará al
responsable designado ([NOMBRE / CARGO / EMAIL DEL RESPONSABLE]) antes
de finalizar el día laborable en que se produce el olvido.

El responsable verifica la incidencia y, si procede, introduce la
corrección con nota explicativa. El trabajador recibe notificación.

Más de [X] olvidos en [Y] días naturales consecutivos se considerarán
infracción según lo previsto en la Sección 5.

4.2 FALLO TÉCNICO DEL SISTEMA

Cuando el sistema no esté disponible por causas técnicas, el trabajador
lo comunica al responsable y el registro se efectúa manualmente. La
empresa garantiza la validez del fichaje manual con la misma fuerza
que el digital. El trabajador no es sancionable por fallos del sistema
imputables a causas ajenas a su actuación.

4.3 TRABAJO FUERA DE INSTALACIONES / TELETRABAJO

Para trabajadores desplazados o en teletrabajo, el fichaje se realiza
a través de [MÉTODO ALTERNATIVO: app sin QR / portal web / otro]. El
sistema registra la hora y, si el plan lo incluye, la geolocalización
del dispositivo en el momento del fichaje.

4.4 PAUSAS Y DESCANSOS

[SELECCIONAR UNA OPCIÓN Y ELIMINAR LA OTRA:]

OPCIÓN A — Pausa retribuida incluida en jornada: Los descansos
remunerados de [X] minutos establecidos en el convenio no requieren
fichaje de salida/entrada. Solo se ficha al inicio y al fin de la
jornada. El tiempo de descanso computa como jornada efectiva.

OPCIÓN B — Pausa no retribuida excluida de jornada: Los descansos
no remunerados superiores a [X] minutos se registran con fichaje de
salida (inicio de pausa) y fichaje de entrada (reanudación). La
jornada efectiva es el tiempo total menos el tiempo de descanso
registrado.

4.5 PERMISOS, BAJAS Y AUSENCIAS JUSTIFICADAS

Los días de permiso retribuido, baja médica y vacaciones no generan
obligación de fichaje. RRHH marca el estado en el sistema, que no
generará alertas de ausencia durante ese período.

Las ausencias no justificadas — días sin fichaje ni comunicación
previa — se marcan como "ausencia sin justificar". La empresa puede
descontar el salario y aplicar el régimen disciplinario si procede.

4.6 HORAS EXTRAORDINARIAS

Las horas realizadas más allá de la jornada ordinaria requieren
autorización previa del mando inmediato, salvo fuerza mayor (art. 35.3
ET). El sistema registra automáticamente el tiempo extra cuando el
fichaje de salida se produce después de la jornada ordinaria de
referencia. Las horas extra no autorizadas quedan registradas pero no
generan derecho automático a compensación.

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SECCIÓN 5 · RÉGIMEN DISCIPLINARIO
───────────────────────────────────────────────────────────────────────

5.1 PRINCIPIOS GENERALES

El régimen disciplinario vinculado al fichaje se rige por los principios
de tipicidad, proporcionalidad y non bis in idem, en el marco del
Estatuto de los Trabajadores y del convenio colectivo [NOMBRE DEL
CONVENIO] aplicable.

5.2 INFRACCIONES LEVES

— Olvido puntual de fichaje (hasta [X] veces en [Y] días naturales)
  comunicado al responsable el mismo día.
— Retraso leve en el fichaje (inferior a 15 minutos), sin patrón
  reiterado.

Sanción: amonestación verbal. Si se reitera: amonestación escrita.

5.3 INFRACCIONES GRAVES

— Olvido reiterado de fichaje (más de [X] veces en [Y] días) sin
  comunicación al responsable.
— Fichaje desde ubicación no autorizada sin comunicación previa.
— No comunicar al responsable un fallo técnico del sistema cuando
  era conocido por el trabajador.

Sanción: conforme al artículo [XX] del convenio [NOMBRE DEL CONVENIO]:
[DETALLE DE SANCIÓN SEGÚN CONVENIO].

5.4 INFRACCIONES MUY GRAVES

— Manipulación o alteración fraudulenta de los datos de fichaje,
  propios o ajenos.
— Fichar en nombre de otro trabajador (fraude de presencia).
— Presentación de fichajes falsos ante la empresa o ante organismos
  inspectores.
— Acceso no autorizado al sistema para consultar datos de terceros.

Sanción: suspensión de empleo y sueldo de duración máxima conforme
al convenio, o despido disciplinario procedente según la gravedad y
reincidencia.

5.5 PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO

Las sanciones graves y muy graves requieren apertura de expediente
con audiencia al trabajador antes de su imposición. Las sanciones
leves pueden aplicarse directamente con notificación escrita al
trabajador.

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SECCIÓN 6 · PROTECCIÓN DE DATOS (RGPD)
───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Responsable del tratamiento:
[NOMBRE DE LA EMPRESA], CIF [CIF], con domicilio en [DIRECCIÓN].
Contacto RRHH / DPD (si aplica): [EMAIL].

Datos recogidos por el sistema de fichaje:
— Identificación del trabajador (nombre, apellidos, número de empleado).
— Hora, fecha y tipo de fichaje (entrada / salida / pausa).
— [Si aplica] Ubicación GPS en el momento del fichaje.
— [Si aplica] Identificador del dispositivo utilizado.

Finalidad del tratamiento:
Cumplimiento de la obligación de registro diario de jornada (art. 34.9
ET), gestión retributiva, gestión disciplinaria, y aportación de
registros a la Inspección de Trabajo si se requiere.

Base legal: art. 6.1.b) RGPD (ejecución del contrato laboral) y
art. 6.1.c) RGPD (cumplimiento de obligación legal).

Conservación: 4 años desde la generación del registro (art. 34.9 ET).

Derechos del trabajador: acceso a sus propios registros (mediante
[MÉTODO: app / portal web / solicitud a RRHH]), rectificación,
supresión (limitada por la obligación de conservación de 4 años),
y oposición. Ejercicio de derechos: [EMAIL O DIRECCIÓN POSTAL].
Plazo de respuesta: 1 mes.

Reclamaciones ante la Agencia Española de Protección de Datos
(https://www.aepd.es) si el trabajador considera que el tratamiento
no es conforme al RGPD.

───────────────────────────────────────────────────────────────────────
SECCIÓN 7 · VIGENCIA Y MODIFICACIONES
───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Este reglamento entra en vigor el [FECHA DD/MM/AAAA] y tiene vigencia
indefinida. Sustituye cualquier instrucción o procedimiento anterior
sobre registro de jornada en [NOMBRE DE LA EMPRESA], verbal o escrito.

Modificaciones sustanciales: se comunicarán a los representantes de
los trabajadores (si los hay) y a toda la plantilla con [X] días de
antelación, siguiendo el mismo proceso de consulta o negociación por
el que fue aprobado este reglamento.

Revisión: el reglamento se revisará al menos cada 2 años, o de forma
inmediata cuando cambie el sistema de fichaje, cuando se produzca un
cambio normativo que afecte a su contenido, o cuando el convenio
colectivo incorpore nuevas previsiones sobre control horario.

───────────────────────────────────────────────────────────────────────
ANEXO A · PROCEDIMIENTO DE CORRECCIÓN DE FICHAJES
───────────────────────────────────────────────────────────────────────

1. El trabajador detecta el error y lo comunica a [RESPONSABLE]
   mediante [EMAIL / APP / FORMULARIO] antes de [PLAZO: fin del día
   laborable / 24 horas / etc.].
2. El responsable verifica la incidencia con los medios disponibles
   (acceso a instalaciones, correos con hora registrada, testigos).
3. Si la verificación es positiva, introduce la corrección en el
   sistema con nota: "[CAUSA] — corregido por [NOMBRE RESPONSABLE]
   el [FECHA]".
4. El trabajador recibe notificación de la corrección y puede
   consultarla en su histórico.
5. El trabajador puede impugnar la corrección (o su ausencia) ante
   [RRHH / DIRECCIÓN] en el plazo de [X] días hábiles.

───────────────────────────────────────────────────────────────────────
ANEXO B · ACUSE DE RECIBO DEL TRABAJADOR
───────────────────────────────────────────────────────────────────────

D./Dña. _____________________________________, con DNI/NIE
______________________, empleado/a de [NOMBRE DE LA EMPRESA],

DECLARA haber recibido, leído y comprendido el REGLAMENTO INTERNO
DE FICHAJE Y CONTROL DE JORNADA de [NOMBRE DE LA EMPRESA], con
fecha de entrada en vigor [FECHA DD/MM/AAAA], del cual se le ha
entregado una copia en esta misma fecha.

El/la trabajador/a es consciente de que este reglamento establece sus
obligaciones en materia de fichaje y el régimen disciplinario aplicable
a su incumplimiento, en el marco del convenio colectivo [NOMBRE DEL
CONVENIO] y del Estatuto de los Trabajadores.

La firma de este documento acredita la recepción y no implica
conformidad con el contenido. El/la trabajador/a puede impugnar el
reglamento por las vías sindicales o judiciales que correspondan.

En [CIUDAD], a ___ de _____________ de 20__.

Firma del/de la trabajador/a:       Firma del representante de empresa:

___________________________         ___________________________
[NOMBRE COMPLETO TRABAJADOR/A]      [NOMBRE + CARGO]
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Cómo convertirla a PDF: Word, Google Docs, pandoc

La plantilla anterior está en texto plano. Para entregarla a los empleados o presentarla a la Inspección de Trabajo necesitas un PDF con formato profesional. Estas son las tres rutas más habituales:

Opción 1: Microsoft Word

Abre un documento nuevo en Word.
Copia y pega el texto de la plantilla (Ctrl+C → Ctrl+V).
Ajusta la fuente a una adecuada para documentos laborales: Times New Roman 12 o Arial 11, con interlineado 1,5.
Sustituye todos los campos [EN MAYÚSCULAS] usando Edición → Buscar y reemplazar (Ctrl+H). Busca [ y revisa cada coincidencia para no dejar ninguna sin rellenar.
Añade un encabezado con el nombre de la empresa y el número de página (Insertar → Encabezado).
Ve a Archivo → Guardar como → PDF o Exportar → Crear documento PDF/XPS.
Guarda el fichero con nombre descriptivo: reglamento-fichaje-[empresa]-[fecha].pdf.

Antes de imprimir o enviar: haz una revisión visual página a página para comprobar que no queda ningún campo [SIN RELLENAR] y que no hay saltos de página que partan una sección por la mitad.

Opción 2: Google Docs

Ve a Google Docs y crea un documento nuevo.
Pega el texto de la plantilla.
Ajusta el formato: fuente Roboto 11 o Georgia 12, márgenes de 2,5 cm (Archivo → Configuración de página).
Sustituye todos los campos [EN MAYÚSCULAS] con Edición → Buscar y reemplazar (Ctrl+H en Windows, Cmd+H en Mac).
Ve a Archivo → Descargar → Documento PDF (.pdf).
El PDF se descarga automáticamente con el formato del documento.

La ventaja de Google Docs: puedes compartir el borrador con el asesor laboral o con los representantes de los trabajadores para revisión colaborativa antes de generar el PDF definitivo. El historial de versiones queda guardado automáticamente.

Opción 3: pandoc (Markdown a PDF desde terminal)

Si guardas la plantilla en un fichero .md, puedes convertirlo directamente a PDF desde la terminal usando pandoc, una herramienta gratuita disponible para Windows, macOS y Linux:

pandoc reglamento-fichaje.md \
  -o reglamento-fichaje.pdf \
  --pdf-engine=wkhtmltopdf \
  -V fontsize=12pt \
  -V geometry:margin=2.5cm \
  -V lang=es

Para que funcione necesitas tener instalados pandoc y wkhtmltopdf. Si tienes LaTeX instalado, puedes usar pdflatex como motor alternativo:

pandoc reglamento-fichaje.md -o reglamento-fichaje.pdf --pdf-engine=pdflatex -V lang=es

La salida es un PDF limpio y bien maquetado con una sola línea de comando. Útil si gestionas la documentación en repositorios git o si necesitas regenerar el PDF automáticamente cuando actualices el reglamento.

Cómo comunicarla a los empleados y recoger firma

El PDF no tiene valor guardado en un servidor. El reglamento solo es exigible cuando el trabajador lo ha recibido y ha firmado el Anexo B (acuse de recibo). El proceso:

Paso 1 — Entrega. Imprime o envía por email el PDF a todos los trabajadores activos. Si lo envías digitalmente, usa un sistema que registre la apertura o la firma (confirmación de lectura en el gestor de correo, o una herramienta de firma digital si tienes una plantilla numerosa). La prueba de entrega es lo que cubre a la empresa ante un juzgado.

Paso 2 — Plazo de lectura. Da al menos 48-72 horas antes de pedir la firma del acuse de recibo. Un reglamento entregado y firmado el mismo día puede cuestionarse en juicio como “firma bajo presión sin tiempo de lectura”.

Paso 3 — Firma del Anexo B. Recoge el acuse de recibo firmado de cada trabajador. Guarda el original en el expediente individual del empleado. Entrégale una copia si la solicita.

Paso 4 — Trabajadores que se niegan a firmar. Si alguien rechaza la firma, documenta el intento de entrega con testigos o por correo electrónico registrado. El reglamento entra en vigor aunque el trabajador no firme; la negativa no le exime de cumplirlo. Lo que cambia es la carga de la prueba si hay un conflicto posterior.

Paso 5 — Nuevas incorporaciones. Entrega el reglamento a cada nuevo trabajador durante el proceso de acogida, antes de que empiece a prestar servicios. Sin esa entrega previa, el régimen disciplinario no le es plenamente aplicable desde el primer día.

Para elegir el sistema de fichaje sobre el que se apoyará el reglamento, la guía de las mejores apps de fichaje en 2026 analiza qué plataformas facilitan el acceso del empleado a sus propios registros y la exportación de datos para la ITSS.

Errores que invalidan un reglamento

La plantilla está diseñada para evitar los errores más frecuentes, pero estos son los que más aparecen en procedimientos judiciales e inspecciones:

Sin acuse de recibo firmado. El reglamento más completo del mundo no sirve como base disciplinaria si la empresa no puede probar que el trabajador lo recibió antes de la infracción. El Juzgado de lo Social solo admite como prueba el original firmado del Anexo B. Conserva los acuses de recibo de toda la plantilla activa y la histórica durante al menos cuatro años.

Sanciones que superan lo previsto en el convenio. El reglamento interno no puede establecer sanciones más severas que las previstas en el convenio colectivo aplicable. Una suspensión de 60 días en un convenio que fija un máximo de 30 es nula de pleno derecho. Verifica los límites del convenio antes de rellenar los campos de la Sección 5.

Sin información RGPD o con información incompleta. La Agencia Española de Protección de Datos ha sancionado empresas por no informar correctamente a los trabajadores sobre el tratamiento de datos del sistema de fichaje. La Sección 6 de esta plantilla cubre los requisitos del artículo 13 del RGPD, pero debes rellenarla con datos reales: email del DPD o de RRHH, método de acceso del trabajador, plazo de respuesta.

Sin proceso de consulta o negociación documentado. Si la empresa tenía representación sindical y aprobó el reglamento sin consultar a los representantes, el documento puede ser impugnado y declarado nulo. El desplegable de “proceso de aprobación” en el encabezado de la plantilla no es decorativo: es la declaración del proceso seguido. Documenta el proceso aunque no haya habido acuerdo formal.

Descripción del método de fichaje desactualizada. Si el reglamento describe tarjetas RFID y la empresa usa QR con app, el inspector detecta el gap. El reglamento debe reflejar el sistema real en uso. Cuando cambies de sistema, revisa y actualiza las secciones 3 y 4 dentro del plazo previsto en la Sección 7.

El análisis completo de estos errores —con jurisprudencia y cómo ha resuelto cada supuesto el Juzgado de lo Social— está en la guía para crear el reglamento interno de fichaje.

Cuándo revisarlo

El reglamento no es estático. Hay dos tipos de situaciones que obligan a revisarlo:

Triggers normativos: cualquier modificación del Estatuto de los Trabajadores relacionada con jornada, publicación de un nuevo Real Decreto-Ley o Criterio Técnico de la ITSS que afecte al registro. El análisis artículo por artículo del RDL 8/2019 te da el contexto legal de origen. El artículo sobre ley de control horario en España 2025 recoge las modificaciones más recientes y su impacto sobre la obligación de registro.

Triggers operativos: cambio de proveedor de fichaje (la Sección 3 queda desactualizada), incorporación de una categoría de trabajadores no cubierta —por ejemplo, teletrabajadores cuando el reglamento original no los contemplaba—, renovación del convenio colectivo con nuevas previsiones sobre control horario, o conflictos en la aplicación que revelen lagunas. La guía de convenios colectivos y control horario ayuda a identificar qué cambia en los convenios sectoriales más habituales y qué impacto tiene sobre el reglamento.

Regla práctica: revisa el reglamento cada vez que renueves el contrato con tu proveedor de fichaje y siempre que recibas una notificación de la ITSS. Para saber qué pasos dar si llega la inspección antes de que hayas podido revisar el reglamento, la guía de cómo cumplir con la inspección de trabajo en 7 pasos describe el proceso de manera secuencial.

Si necesitas el análisis legal artículo por artículo

Esta plantilla cubre la estructura y los campos obligatorios. Si necesitas entender qué dice exactamente el artículo 34.9 ET, por qué el proceso de negociación con los representantes no es opcional, cómo la AEPD interpreta el tratamiento de datos de geolocalización, qué jurisprudencia del Tribunal Supremo fija doctrina sobre el fichaje fraudulento, o cómo gestionar la resistencia colectiva de los empleados a firmar el reglamento, todo eso está desarrollado sección por sección en la guía completa para crear el reglamento interno de fichaje.

Para trabajadores en teletrabajo, el artículo sobre el marco legal del teletrabajo en España desarrolla cómo la Ley 10/2021 afecta al sistema de fichaje y qué cláusulas específicas debe incluir el reglamento para cubrir ese colectivo sin lagunas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar esta plantilla sin modificarla?

No es recomendable. Los campos [EN MAYÚSCULAS] no tienen valores genéricos que funcionen para cualquier empresa: el nombre del convenio colectivo, el número de olvidos que constituye infracción, el método concreto de fichaje, el responsable de correcciones. Un reglamento con campos sin rellenar no tiene validez legal y genera confusión cuando hay que aplicarlo.

¿Necesito un abogado o asesor laboral para completar la plantilla?

No es obligatorio por ley, pero sí recomendable para empresas con representación sindical o con convenio colectivo que tenga previsiones específicas sobre fichaje. La plantilla es jurídicamente correcta en su estructura, pero el asesor laboral puede ayudarte a adaptar el régimen disciplinario al convenio exacto y a documentar el proceso de negociación de forma que no sea impugnable.

¿El PDF del reglamento es suficiente para la Inspección de Trabajo?

El PDF es el documento base que acredita que la empresa tiene un sistema organizado. Lo que la ITSS solicita adicionalmente son los registros de jornada de los cuatro últimos años y, si hay procedimiento disciplinario, el acuse de recibo firmado del trabajador afectado. El reglamento sin el acuse de recibo firmado no es suficiente para aplicar el régimen disciplinario.

¿Hay que registrar el reglamento en algún organismo oficial?

No existe un registro oficial de reglamentos internos de fichaje. El documento es de uso interno. Algunos convenios sectoriales o acuerdos de empresa exigen depósito ante la autoridad laboral competente (similar al depósito de convenios), pero es una excepción, no la regla. Tu asesor laboral puede confirmarte si tu convenio lo exige.

¿Qué pasa si el convenio no menciona el fichaje?

Si el convenio colectivo de tu sector no regula el método de fichaje, el procedimiento de corrección ni el régimen disciplinario asociado, el reglamento interno tiene plena libertad para establecerlos dentro de los límites del ET y el RGPD. Si el convenio sí tiene previsiones sobre fichaje, el reglamento no puede contradecirlas ni reducir los derechos que reconoce.

¿Puedo usar la misma plantilla para empleados en varios centros de trabajo?

Sí, con matices. Si todos los centros usan el mismo método de fichaje y el mismo convenio, la misma plantilla sirve especificando las distintas ubicaciones de los puntos de fichaje en la Sección 3. Si hay centros con métodos distintos o convenios distintos, lo más seguro es tener una versión del reglamento por convenio aplicable, aunque el preámbulo y las secciones 1, 5 y 6 pueden ser comunes.

¿Esta plantilla cubre el fichaje con biometría (huella, reconocimiento facial)?

La estructura sí. Pero los sistemas biométricos tienen requisitos adicionales del RGPD que la Sección 6 de esta plantilla no despliega en detalle. El uso de datos biométricos está regulado como categoría especial de datos bajo el artículo 9 del RGPD y requiere consentimiento expreso —que no puede condicionarse al mantenimiento del empleo— e información adicional específica. Si tu empresa usa biometría, consulta directamente la documentación de la Agencia Española de Protección de Datos sobre control de presencia.

Conclusión

Tienes la plantilla, las instrucciones para convertirla a PDF y el proceso para recoger la firma de los empleados. Lo que resta es rellenar cada campo con los datos reales de tu empresa y verificar que el régimen disciplinario de la Sección 5 es coherente con el convenio colectivo aplicable.

Un reglamento bien construido y comunicado transforma el sistema de fichaje de una obligación técnica en un marco jurídico operativo: puedes corregir incidencias con trazabilidad, aplicar medidas disciplinarias con seguridad, y aportar la documentación que pide la Inspección de Trabajo en minutos.

Si el sistema de fichaje que usas necesita soporte fiable para que este reglamento sea verificable, Workrono genera registros trazables, da acceso a los empleados a sus propios fichajes y exporta los datos en el formato que exige la ITSS. El reglamento regula cómo se usa el sistema; el sistema hace que el reglamento sea auditable.

Referencias normativas: RDL 8/2019, de 8 de marzo (BOE núm. 61) · ET art. 20 y art. 34.9 — texto consolidado (BOE) · AEPD — derechos en materia de protección de datos · Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social

Plantilla reglamento interno fichaje PDF: copia y convierte