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Inspección de Trabajo y fichaje 2026: guía completa

Guía exhaustiva sobre la ITSS y el fichaje 2026: cómo actúa la Inspección, procedimiento sancionador, plazos, alegaciones, recursos y casos reales verificables.

· 56 min de lectura · por Equipo Workrono

Inspección de Trabajo y fichaje 2026: guía completa del proceso

Cuando una empresa recibe el aviso de la Inspección de Trabajo, el nivel de ansiedad varía enormemente en función de lo que sepa sobre cómo funciona realmente ese proceso. Quienes conocen la mecánica —cómo se inicia una actuación, qué documentos se pedirán, en qué momento puede la empresa influir en el resultado, qué errores agravan la situación y cuáles la mejoran— responden de forma organizada y con posibilidades reales de cerrar el expediente sin sanción o con la cuantía mínima. Quienes improvisan suelen cometer precisamente los errores que elevan el grado de la infracción o que convierten una actuación rutinaria en un expediente costoso.

Este artículo es el manual de referencia sobre el proceso completo que sigue la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) en materia de fichaje y registro horario. No se limita a decir “ten tus registros en orden” —eso ya lo cubre la guía de preparación para inspección de trabajo. Aquí encontrarás el análisis exhaustivo de cómo se organiza la ITSS, qué prioriza en 2026, cómo se inicia cada tipo de actuación, qué puede y qué no puede hacer el inspector, cómo se redacta un acta de infracción y por qué determinados defectos formales la invalidan, cómo funciona cada fase del procedimiento sancionador, qué dice el artículo 39.2 de la LISOS sobre la reducción de cuantías, cómo se presentan alegaciones efectivas, y qué han resuelto los tribunales en casos reales con desenlace verificable.

Si tu empresa está en proceso reactivo —ya has recibido un aviso o un requerimiento— o en proceso proactivo —quieres blindarte antes de que llegue la inspección—, este es el texto que necesitas leer.

En este artículo

Qué es la ITSS y cómo se organiza

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo público encargado de vigilar el cumplimiento de la normativa laboral, de prevención de riesgos laborales y de Seguridad Social en España. Su marco legal actual es la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, publicada en el BOE núm. 174 de 22 de julio de 2015.

Estructura orgánica

La ITSS se organiza en tres niveles:

Central (Madrid): La Dirección Especial de la ITSS, dependiente de la Secretaría de Estado de Empleo del Ministerio de Trabajo y Economía Social, define la política inspectora, aprueba los Criterios Técnicos y elabora el Plan de Actuación anual. También coordina las actuaciones con carácter nacional (campañas sectoriales, operaciones transversales).

Territorial (comunidades autónomas): Las diecisiete comunidades autónomas tienen competencias ejecutivas en materia laboral. Las Inspecciones Provinciales de Trabajo y las Jefaturas Territoriales dependen orgánicamente de las consejerías de trabajo autonómicas, aunque la función inspectora se ejerce bajo los criterios de la Dirección Especial. Esto explica por qué en algunas comunidades —Cataluña, País Vasco— la integración con la administración autonómica es mayor.

Provincial (oficinas locales): Los inspectores y subinspectores están asignados a una oficina provincial. Cuando se realiza una actuación en una empresa, el inspector actuante tiene jurisdicción en su provincia. Si la empresa tiene centros en varias provincias, puede haber actuaciones paralelas coordinadas.

Dos cuerpos funcionariales distintos

La ITSS tiene dos cuerpos con funciones complementarias pero diferenciadas:

Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (ITSS): cuerpo superior. Tienen facultades plenas: pueden entrar en centros de trabajo sin aviso, levantar actas de infracción, actas de liquidación y actas de obstrucción, requerir documentación, entrevistar a trabajadores y propietarios, y emitir informes para la Tesorería General de la Seguridad Social o la Fiscalía. Su intervención es necesaria cuando la actuación puede derivar en acta de infracción o en informe a la Fiscalía.

Subinspectores de Empleo y Seguridad Social: cuerpo técnico auxiliar. Pueden realizar comprobaciones documentales, entrevistar a trabajadores y gestionar requerimientos. No pueden levantar actas de infracción por sí solos: si detectan incumplimientos, elevan el expediente al inspector para que levante el acta correspondiente.

Esta distinción es relevante porque en las primeras fases de una actuación —requerimiento documental, citación— quien contacta con la empresa puede ser un subinspector. Eso no reduce la seriedad del procedimiento: si el subinspector detecta incumplimientos, el expediente escala automáticamente.

Facultades de los inspectores (art. 13 Ley 23/2015)

El artículo 13 de la Ley 23/2015 otorga a los inspectores las siguientes facultades en el ejercicio de sus funciones:

  • Entrada libre: acceso a cualquier lugar de trabajo, establecimiento o dependencia, sin necesidad de aviso previo ni autorización administrativa o judicial, siempre que se trate de locales sometidos a inspección (no domicilios particulares).
  • Inspección documental: examinar los registros, libros, documentos, bases de datos informatizadas y archivos de cualquier tipo relacionados con la normativa laboral.
  • Toma de muestras y medidas: en materia de prevención de riesgos, pero también relevante para obtener capturas o exportaciones de sistemas de fichaje.
  • Entrevistas: interrogar en solitario al empresario, a los trabajadores y a sus representantes, sin presencia de otros interlocutores si así lo estima conveniente.
  • Requerir el auxilio de las fuerzas de seguridad: cuando se produzca obstrucción o cuando la naturaleza de la actuación lo requiera.

La entrada sin aviso es quizá la facultad más impactante en la práctica. La empresa no puede anticipar la visita ni preparar documentación de forma urgente en el día de la inspección. De ahí la importancia del checklist preventivo que se desarrolla más adelante en este artículo.

Plan Anual ITSS 2026: prioridades sectoriales

El Plan de Actuación de la ITSS se publica anualmente y establece las prioridades de actuación para el ejercicio. No es un secreto administrativo: es un documento público que cualquier empresa puede consultar para evaluar su nivel de exposición.

El Plan 2025-2026, que sigue vigente para las actuaciones del presente ejercicio, mantiene el registro de jornada como una de las materias de actuación preferente, con especial intensidad en cinco ámbitos:

Sectores prioritarios en 2026

Hostelería y restauración: concentra históricamente el mayor porcentaje de actuaciones en materia de tiempo de trabajo. La ITSS ha identificado como patrones de riesgo específicos de este sector los turnos partidos sin registro diferenciado de cada tramo, los cierres tardíos con salida registrada a la hora contractual, y la presión sobre el personal de sala para fichar antes de terminar el servicio. El Plan 2026 incluye operaciones de campaña coordinadas entre distintas provincias en este sector, especialmente durante temporada de verano.

Construcción y actividades relacionadas: las obras son entornos de alta rotación de personal, con trabajadores de distintas subcontratas que pueden trabajar simultáneamente en el mismo centro. La dificultad de control del registro en obras con múltiples accesos y ausencia de sistema centralizado hace de este sector uno de los de mayor riesgo. Las actuaciones en construcción también suelen originarse a raíz de accidentes laborales, que generan una inspección de prevención de riesgos que frecuentemente se amplía al registro de jornada.

Transporte y logística: el sector enfrenta la confusión recurrente entre el tacógrafo (instrumento para controlar los tiempos de conducción y descanso de conductores profesionales, regulado por el Reglamento CE 561/2006) y el registro de jornada del artículo 34.9 ET (aplicable a todos los empleados, incluido el personal de carga y descarga que no conduce). El tacógrafo no sustituye al registro de jornada laboral; son obligaciones independientes.

Servicios sociales y asistencia sanitaria privada: sector incorporado como prioritario en el Plan 2025-2026 por su alta proporción de trabajadores a tiempo parcial —donde la obligación de registro es especialmente rigurosa— y por la detección de irregularidades en la conversión de jornadas parciales en efectivamente completas sin el correspondiente ajuste contractual y de cotizaciones.

Comercio al por menor y retail: las campañas comerciales (Navidad, rebajas, Black Friday) generan picos de trabajo que históricamente se absorben con horas extra no registradas o con registros que reproducen el horario contractual estándar sin reflejar la jornada real ampliada. Las actuaciones en este sector se concentran en los meses posteriores a esos picos.

Datos de la Memoria ITSS 2024

La Memoria de actividades de la ITSS 2024 recoge los datos de actuación del ejercicio anterior. En materia de registro de jornada:

  • Actas de infracción por registro de jornada: 1.869 en 2024, con un incremento del 9% respecto a 2023.
  • Trabajadores afectados: más de 21.649 en los expedientes con acta de infracción.
  • Importe total de sanciones impuestas: aproximadamente 20,2 millones de euros.
  • Cuantía media por acta: en torno a 10.800 euros (distorsionada al alza por expedientes de grandes empresas; la mediana para PYMEs se estima entre 2.000 y 4.500 euros).

La tendencia es de crecimiento sostenido: tanto el número de actas como el importe de las sanciones aumentan cada año desde 2019. La ITSS tiene más inspectores formados en materia de tiempo de trabajo, más herramientas de cruce de datos con la TGSS y la AEAT, y un Plan de Actuación que mantiene el registro de jornada como prioritario.

Cómo se inicia una actuación inspectora

Una actuación de la ITSS en materia de fichaje puede iniciarse por cuatro vías distintas, con implicaciones prácticas diferentes para la empresa. Identificar por qué vía se inició el expediente propio es el primer paso para entender la situación y planificar la respuesta.

1. Denuncia (la más frecuente)

La denuncia es el origen más habitual de las actuaciones por registro de jornada. Puede presentarla cualquier persona: un trabajador en activo, un exempleado, un representante sindical, un competidor o incluso un cliente. La denuncia puede ser anónima o identificada.

La ITSS no está obligada por ley a actuar ante toda denuncia que recibe, pero las relativas al registro de jornada tienen alta prioridad desde 2021, especialmente cuando van asociadas a una reclamación de horas extraordinarias. El procedimiento habitual cuando llega una denuncia es:

  1. El inspector asignado evalúa si la denuncia tiene indicios suficientes de incumplimiento.
  2. Si los tiene, emite un requerimiento documental a la empresa.
  3. Si los registros aportados acreditan cumplimiento, el expediente se archiva.
  4. Si los registros son incompletos, incorrectos o no existen, el inspector procede al acta.

Un dato práctico relevante: cuando la denuncia proviene de un trabajador que también ha presentado demanda en el Juzgado de lo Social por horas extraordinarias impagadas, la actuación inspectora y el procedimiento judicial son paralelos e independientes. El inspector no espera a la sentencia del juzgado, y la empresa puede enfrentarse simultáneamente a una sanción administrativa y a una condena judicial.

2. Plan de campaña sectorial

Las campañas sectoriales se planifican con meses de antelación y se ejecutan de forma coordinada en varias provincias. La empresa no recibe ningún aviso previo de que va a ser objeto de una campaña: simplemente, un inspector se presenta en el centro de trabajo o emite un requerimiento documental.

El hecho de que la empresa no haya recibido denuncias previas no la protege de estas campañas. En sectores prioritarios (hostelería, construcción, transporte), la probabilidad de ser objeto de una campaña en un horizonte de tres a cinco años es significativa.

3. Cruce de datos con TGSS y AEAT

La ITSS tiene acceso en tiempo real a los datos de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y a determinada información de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Los cruces de datos permiten detectar automáticamente inconsistencias como:

  • Empresa que tiene en alta a trabajadores a tiempo parcial, pero cuyo consumo energético o actividad en el centro es incompatible con esa jornada.
  • Empresa que declara jornadas ordinarias pero que, según los registros de la TGSS, tiene picos de cotización que sugieren horas complementarias no declaradas.
  • Empresa que ha tenido bajas por accidente laboral en jornadas que el registro marca como ordinarias, pero cuyas circunstancias horarias no cuadran con los partes médicos.

Este tipo de actuación de oficio es la más difícil de anticipar para la empresa, porque no hay ningún evento previo que active la alerta. La única protección es el cumplimiento preventivo.

4. Actuación derivada de otra inspección

Una visita iniciada por cualquier motivo —un accidente laboral, una denuncia por condiciones de seguridad, una comprobación de cotizaciones— puede derivar en revisión del registro de jornada. El artículo 13 de la Ley 23/2015 permite al inspector ampliar el objeto de su actuación cuando detecta indicios de otras infracciones durante la visita.

En la práctica, esto significa que un expediente de prevención de riesgos laborales puede convertirse en un expediente múltiple que incluya infracciones de registro de jornada, horas extraordinarias no documentadas y cotizaciones no ingresadas sobre esas horas.

Tipos de actuación: visita, requerimiento, citación

La ITSS dispone de tres modalidades principales de actuación, reguladas en los artículos 21 y siguientes de la Ley 23/2015. Cada una tiene un protocolo diferente y genera distintas posibilidades de intervención para la empresa.

Visita directa al centro de trabajo

Es la modalidad más impactante porque no da tiempo de reacción. El inspector —con su identificación oficial— se presenta en el centro de trabajo, solicita la presencia del responsable y comienza la actuación. Puede:

  • Entrevistar a trabajadores presentes de forma individual, sin la presencia del empresario o del representante de la empresa.
  • Solicitar acceso inmediato al sistema de fichaje y requerir exportaciones de datos en el acto.
  • Examinar contratos, nóminas, calendario laboral y cuadrantes de turnos.
  • Realizar fotografías o capturas de pantalla de los sistemas que examine, si considera necesario documentar el estado de los mismos.

La empresa tiene derecho a que el responsable o un representante designado esté presente durante la visita. No puede impedir la entrada del inspector, pero sí puede solicitar tiempo razonable para localizar al responsable si este no está en el centro en el momento de la visita. “Tiempo razonable” en la práctica significa minutos, no horas: si el responsable no puede estar en el plazo que el inspector considera aceptable, la actuación continúa.

Al finalizar la visita, el inspector extiende una diligencia de actuación en la que constan los hechos comprobados, los documentos examinados y las personas entrevistadas. La diligencia no es un acta de infracción: es el registro de la visita. El acta, si procede, viene después.

Requerimiento documental

El requerimiento es una comunicación escrita por la que la ITSS solicita a la empresa que aporte determinada documentación en un plazo específico. En materia de fichaje, el contenido habitual del requerimiento es:

  • Registros de jornada del periodo indicado (típicamente los últimos 12, 24 o 48 meses).
  • Contratos de trabajo del personal afectado.
  • Nóminas del periodo.
  • Convenio colectivo aplicable.
  • Calendario laboral.
  • Cuadrantes de turnos si existen.

El plazo habitual para responder un requerimiento es de diez a quince días hábiles desde la notificación. La notificación se practica por medios electrónicos si la empresa está obligada a ello (grandes empresas y personas jurídicas están obligadas desde 2017 a recibir notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas), o por correo certificado con acuse de recibo.

El requerimiento es la primera y más importante oportunidad de la empresa para influir en el resultado del expediente. Si la empresa puede aportar registros completos, correctos y con trazabilidad para el periodo solicitado, el expediente frecuentemente se cierra sin sanción. Si no puede aportarlos —porque no existen, son incompletos o no son fiables—, el inspector procede al acta.

No responder al requerimiento es el error más grave que puede cometer la empresa: agrava la infracción y puede constituir por sí mismo un acto de obstrucción tipificado como muy grave.

Citación (comparecencia en oficinas ITSS)

La citación es una convocatoria para que el responsable de la empresa —o la persona que esta designe— se persone en las oficinas de la ITSS en fecha y hora determinadas. Es menos frecuente que el requerimiento documental en materia de fichaje, pero se usa cuando:

  • El expediente es complejo y el inspector quiere obtener aclaraciones directamente del empresario.
  • La empresa no ha respondido al requerimiento o la respuesta es insuficiente.
  • El inspector quiere interrogar al responsable sobre aspectos concretos del sistema de registro.

A la citación, la empresa puede acudir con asesoría letrada, lo cual es recomendable. El inspector tomará nota de las declaraciones, que pueden incorporarse al expediente.

Documentación que pide el inspector en fichaje

Independientemente de la modalidad de actuación, existe un conjunto de documentos que el inspector solicitará en prácticamente todas las actuaciones relativas al registro de jornada. Tenerlos organizados y disponibles no solo facilita la actuación: demuestra al inspector que la empresa tiene un sistema de control funcionando.

Documentación primaria (siempre solicitada)

Registros de jornada: el documento central. El inspector solicitará los registros del periodo que determine, con los datos de inicio y fin de jornada de cada trabajador, cada día trabajado. El formato puede ser digital (exportación en PDF, Excel, CSV) o físico (hojas firmadas). El requisito legal no prescribe un formato, pero sí que el registro sea fiable, objetivo y accesible —criterios del CT 101/2019 y de la sentencia TJUE C-55/18.

Los registros que el inspector considera problemáticos desde el primer examen son aquellos que reproducen sistemáticamente el horario teórico sin variación: si todos los empleados fichan exactamente a las 09:00 y exactamente a las 17:00 cada día durante meses, el inspector tiene base para cuestionar su autenticidad.

Periodo solicitado: la ITSS puede solicitar registros de hasta cuatro años hacia atrás (plazo de conservación obligatorio del art. 34.9 ET). En la práctica, los requerimientos iniciales suelen pedir los últimos doce a veinticuatro meses. Si el inspector detecta irregularidades en ese periodo, puede ampliar la solicitud al periodo completo.

Documentación complementaria

DocumentoPor qué lo solicita el inspector
Contratos de trabajo vigentesVerificar la jornada pactada contractualmente y compararla con los registros
Convenio colectivo aplicableIdentificar la jornada máxima sectorial, los descansos mínimos y las reglas sobre horas extraordinarias
Nóminas del periodoCruzar las horas extra pagadas o compensadas con las registradas; detectar discrepancias
Calendario laboralVerificar el tratamiento de festivos, puentes y días de especial actividad
Cuadrantes de turnosComparar la planificación teórica con el registro real; identificar turnicidad no declarada
Acuerdos de distribución irregular de jornadaSi la empresa aplica el 10% de distribución irregular del art. 34.2 ET, verificar que los registros lo reflejan
Acuerdos de teletrabajoSi hay empleados en trabajo remoto, verificar que el sistema de registro funciona también para esos días
Documentación del sistema de fichajeModelo, proveedor, configuración, cómo garantiza la trazabilidad de modificaciones

Formato y trazabilidad: lo que distingue un registro válido de uno cuestionable

El inspector no solo examina el contenido de los registros: examina también las condiciones que garantizan su fiabilidad. Elementos que aumentan la confianza del inspector en los registros:

  • Imposibilidad de modificación sin rastro: los sistemas con log de auditoría que registran quién modificó un fichaje, cuándo y qué se cambió son significativamente más sólidos ante la inspección.
  • Validación por el trabajador: registros que el propio trabajador confirma, ya sea mediante firma física o validación digital, tienen mayor peso probatorio.
  • Exportación estructurada: poder generar en segundos un informe del periodo solicitado, con todos los campos ordenados, transmite competencia en la gestión y reduce la percepción de que la empresa tiene algo que ocultar.
  • Variación razonable en los datos: horarios que muestran variaciones realistas —unos días el empleado entra a las 8:54, otros a las 9:07— son más creíbles que los que marcan siempre la hora exacta del contrato.

Para una guía operativa sobre cómo implementar y mantener un sistema de fichaje que supere cualquier inspección, el sistema de fichaje QR desde el móvil ofrece todos estos elementos de forma nativa.

Acta de obstrucción: consecuencias graves

El acta de obstrucción es el instrumento que usa la ITSS cuando la empresa impide, dificulta o retrasa la actuación inspectora. Es importante conocerla porque las empresas, a veces sin intención deliberada, incurren en conductas que pueden tipificarse como obstrucción.

Qué tipifica como obstrucción

El artículo 50 de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000) tipifica como infracción muy grave la siguiente conducta:

«Las acciones u omisiones del sujeto responsable que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los funcionarios habilitados, cuando actúen en el ejercicio de sus funciones inspectoras».

Y el artículo 49 tipifica como infracción grave:

«La negativa o el retraso injustificado en la cumplimentación o remisión de cuestionarios, información o documentación requerida por los funcionarios en el ejercicio de sus funciones».

Las conductas que en la práctica generan actas de obstrucción en materia de fichaje incluyen:

  • Negar el acceso al sistema de fichaje durante la visita, alegando que el responsable de IT no está disponible o que se necesita autorización del director.
  • No aportar la documentación requerida en el plazo del requerimiento sin justificación aceptable (olvido, sobrecarga de trabajo o “no encontramos los archivos” no son justificaciones válidas).
  • Proporcionar documentación incompleta de forma deliberada: aportar solo los meses en que los registros son correctos y omitir los meses problemáticos.
  • Instruir a trabajadores para que no hablen con el inspector o para que den una versión concreta de los hechos diferente a la realidad.
  • Solicitar aplazamientos repetidos de la comparecencia o de la entrega de documentación sin motivo legítimo justificado.

Cuantía del acta de obstrucción

La obstrucción del artículo 50 LISOS es infracción muy grave, con cuantías de:

  • Grado mínimo: 6.251 € a 25.000 €
  • Grado medio: 25.001 € a 100.005 €
  • Grado máximo: 100.006 € a 225.018 €

El acta de obstrucción se acumula a las actas por las infracciones de fondo (registro de jornada, horas extraordinarias, etc.). No las sustituye. Una empresa que obstruye la inspección y además no tiene registros enfrenta dos expedientes sancionadores paralelos, con cuantías que pueden sumar cientos de miles de euros.

Cómo evitar la obstrucción sin comprometerse en exceso

La empresa puede y debe colaborar con la inspección. Colaborar no significa confesar ni proporcionar voluntariamente información que el inspector no ha solicitado. El protocolo correcto es:

  1. Identificar al inspector (puede solicitarle la acreditación oficial).
  2. Designar un interlocutor autorizado que acompañe al inspector durante la visita.
  3. Proporcionar lo que se solicita, en el plazo que se indica, sin añadir información adicional no pedida.
  4. Si algo no puede proporcionarse de inmediato (porque el sistema requiere tiempo de exportación, porque el archivo está en otra sede), comunicarlo al inspector con transparencia y establecer un plazo razonable.
  5. Tomar nota de todo lo que el inspector examina y de las declaraciones que se hacen.

Acta de infracción: contenido obligatorio

El acta de infracción es la propuesta de sanción que levanta el inspector cuando considera acreditado un incumplimiento. No es la sanción en sí: es el documento que inicia la fase sancionadora del procedimiento. La Autoridad Laboral competente (la Consejería de Trabajo de la comunidad autónoma) es quien resuelve.

Contenido mínimo obligatorio del acta

El artículo 53 de la Ley 23/2015 y el artículo 14 del Real Decreto 928/1998, de 14 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento General sobre procedimientos para la imposición de sanciones por infracciones de Orden Social, establecen el contenido mínimo que debe tener un acta de infracción para ser válida:

  1. Identificación del sujeto infractor: nombre o razón social, NIF/CIF, domicilio, actividad económica (código CNAE), número de trabajadores de la plantilla.

  2. Descripción de los hechos constatados: narración concreta y detallada de lo que el inspector ha comprobado. Esta sección es la más importante del acta: en ella se describe qué incumplimiento se ha detectado, cómo se ha detectado y cuál es la evidencia. La descripción debe ser suficientemente precisa para que la empresa pueda defenderse de los hechos imputados.

  3. Medios de comprobación: cómo obtuvo el inspector la información que sustenta el acta (visita personal, examen de documentos, entrevistas a trabajadores, datos de la TGSS, etc.).

  4. Precepto vulnerado: el artículo concreto de la norma infringida. En materia de fichaje, el precepto habitual es el artículo 7.5 de la LISOS, en relación con el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

  5. Tipificación y graduación: si la infracción es leve, grave o muy grave, y dentro de qué grado (mínimo, medio o máximo) se propone la sanción.

  6. Cuantía propuesta: el importe concreto de la sanción propuesta, dentro del rango aplicable al tipo y grado de infracción.

  7. Número de trabajadores afectados: dato relevante para la graduación de la cuantía.

  8. Criterios de graduación aplicados: qué factores del artículo 39 LISOS ha considerado el inspector para determinar el grado de la infracción (agravantes y atenuantes).

  9. Funcionario actuante: nombre, empleo y firma del inspector que levanta el acta.

  10. Plazo de alegaciones: indicación expresa del plazo de que dispone la empresa para presentar alegaciones (quince días hábiles desde la notificación).

Tipos de acta en el procedimiento sancionador de trabajo

Tipo de actaQué contieneQuién la resuelve
Acta de advertenciaInfracción detectada pero sin propuesta de sanción económica. Requiere subsanación en plazo.Jefatura territorial de la ITSS
Acta de infracciónPropuesta de sanción económica. La empresa puede alegar.Autoridad Laboral (Consejería de Trabajo autonómica)
Acta de liquidaciónReclamación de cuotas a la Seguridad Social no ingresadas. Se acumula a menudo a las de infracción cuando hay horas extra no cotizadas.TGSS
Acta de obstrucciónPropuesta de sanción por impedir o dificultar la actuación inspectora.Autoridad Laboral

Defectos formales que invalidan un acta

Los actas de infracción son documentos jurídicos que deben cumplir requisitos formales precisos. Cuando no los cumplen, la empresa tiene base para solicitar la nulidad del acta en las alegaciones o en el recurso de alzada. Los tribunales contencioso-administrativos han anulado actas de infracción por defectos formales en numerosas ocasiones.

Defectos que generan nulidad de pleno derecho

Falta de motivación suficiente en los hechos: si el acta describe los hechos de forma genérica, sin especificar qué trabajadores concretos no tenían registro, qué periodos concretos carecían de datos o qué inconsistencias concretas se detectaron, el acta puede ser nula por falta de motivación. El Tribunal Superior de Justicia de Madrid, en sentencia de 13 de junio de 2022 (Rec. 154/2022), anuló un acta por describir los hechos con expresiones genéricas (“ausencia de registro de jornada en varios trabajadores”) sin identificar a los trabajadores ni los periodos afectados.

Error en la identificación del sujeto infractor: si el acta identifica incorrectamente a la empresa infractora (por ejemplo, confundiendo la mercantil titular con un establecimiento sin personalidad jurídica propia, o citando un NIF erróneo), hay defecto que puede generar nulidad si la empresa no pudo identificar claramente que era ella la destinataria de la sanción.

Notificación defectuosa: si el acta no se notifica correctamente —porque se notifica en un domicilio que no es el domicilio fiscal ni el domicilio del centro de trabajo, o porque la notificación electrónica no se practica conforme al artículo 42 de la Ley 39/2015— el plazo de alegaciones no comienza a correr. La empresa puede alegar en cualquier momento hasta que se practique la notificación correcta, y si el procedimiento caduca antes de que se produzca notificación válida, el expediente debe archivarse.

Incompetencia del funcionario actuante: el acta debe ser levantada por un funcionario con competencia para ello en la provincia donde se produce el incumplimiento. Un subinspector no puede levantar actas de infracción (sí puede iniciar actuaciones y elevar el expediente al inspector, pero el acta la firma el inspector).

Defectos que generan anulabilidad (no nulidad de pleno derecho)

Cuantía fuera del rango legal: si el acta propone una cuantía que está fuera del rango LISOS para el tipo y grado indicados (por ejemplo, propone 5.000 € para una infracción leve en grado máximo cuando el máximo legal es 2.500 €), el defecto es subsanable en la resolución, pero puede argumentarse como error que vicia la propuesta.

Falta de indicación del plazo de alegaciones: si el acta no indica el plazo de quince días hábiles para presentar alegaciones, es defecto formal. No genera nulidad automática, pero puede servir para argumentar indefensión si la empresa alegó fuera de plazo por desconocer cuál era el plazo aplicable.

Discordancia entre hechos y tipificación: si los hechos descritos en el acta (por ejemplo, “registro con un único campo de hora de entrada, sin hora de salida”) no encajan bien en el precepto citado, hay margen para argumentar error en la tipificación. Cambiar la tipificación de grave a leve puede reducir significativamente la cuantía.

Jurisprudencia relevante sobre defectos formales

El Tribunal Supremo y la Audiencia Nacional han consolidado una doctrina que exige que las actas de infracción sean suficientemente precisas para que el destinatario pueda ejercer su derecho de defensa. Las sentencias más citadas en este ámbito, accesibles a través del CENDOJ (Centro de Documentación Judicial), incluyen pronunciamientos de la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional que han anulado actas en las que los hechos estaban descritos de forma tan genérica que la empresa no podía identificar qué conductas concretas se le imputaban, vulnerando el principio de tipicidad del artículo 25 de la Constitución.

La revisión de posibles defectos formales en el acta es uno de los primeros trabajos que debe hacer la asesoría letrada cuando la empresa decide impugnar una sanción.

Plazos del procedimiento sancionador

El procedimiento sancionador en materia laboral sigue la regulación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y el Real Decreto 928/1998. Los plazos son estrictos y su incumplimiento tiene consecuencias jurídicas relevantes.

Diagrama del procedimiento

ACTUACIÓN INSPECTORA (visita / requerimiento / citación)
         ↓
  CONSTATACIÓN DE INCUMPLIMIENTO
         ↓
  ACTA DE INFRACCIÓN (propuesta de sanción)
         ↓
  NOTIFICACIÓN DEL ACTA A LA EMPRESA
         ↓
  PLAZO DE ALEGACIONES: 15 días hábiles desde notificación
         ↓
  PLAZO PARA RESOLVER: 6 meses desde inicio del procedimiento
  (caducidad si no hay resolución en ese plazo)
         ↓
  RESOLUCIÓN SANCIONADORA
         ↓
  RECURSO DE ALZADA: 1 mes desde notificación de la resolución
         ↓
  RESOLUCIÓN DEL RECURSO DE ALZADA
         ↓
  RECURSO CONTENCIOSO-ADMINISTRATIVO: 2 meses desde notificación
         ↓
  SENTENCIA

Plazos clave y sus consecuencias

15 días hábiles para alegaciones: es el plazo más importante del procedimiento para la empresa. El cómputo comienza desde el día siguiente a la notificación del acta. “Días hábiles” excluye sábados, domingos y festivos nacionales y autonómicos. La presentación de alegaciones fuera de plazo puede ser rechazada sin entrar en el fondo del asunto.

6 meses para que la Autoridad Laboral dicte resolución: es el plazo máximo desde la iniciación del procedimiento (que comienza con el acta de infracción). Si transcurren seis meses sin resolución, el expediente caduca. La caducidad se puede solicitar expresamente. Sin embargo, la caducidad del expediente no extingue la infracción si no ha prescrito: la ITSS puede iniciar un nuevo expediente.

1 mes para el recurso de alzada: desde la notificación de la resolución sancionadora. Si no se recurre en ese plazo, la resolución deviene firme en vía administrativa. La firmeza administrativa no impide el contencioso-administrativo, pero sí hace exigible el pago si no se solicita suspensión.

2 meses para el recurso contencioso-administrativo: desde la notificación de la resolución del recurso de alzada (o desde que se entiende desestimado por silencio, cuatro meses después de su presentación sin respuesta expresa).

Prescripción de infracciones

Las infracciones en materia de registro de jornada prescriben según su gravedad, conforme al artículo 4.3 de la LISOS:

Tipo de infracciónPlazo de prescripción
Leve1 año desde que se produce el incumplimiento
Grave3 años desde que se produce el incumplimiento
Muy grave5 años desde que se produce el incumplimiento

La prescripción se interrumpe con cualquier actuación formal de la Inspección: notificación del requerimiento, levantamiento del acta, notificación de la resolución.

La consecuencia práctica es que en mayo de 2026, la ITSS puede sancionar incumplimientos del registro de jornada (infracción grave) que se produjeron desde mayo de 2023. Y puede solicitar los registros de los últimos cuatro años (hasta mayo de 2022), aunque parte de ese periodo ya haya prescrito desde el punto de vista sancionador.

Alegaciones: cómo presentar la defensa

Las alegaciones son el instrumento fundamental que tiene la empresa para influir en el resultado del expediente. Presentarlas correctamente puede marcar la diferencia entre una sanción en grado máximo y una en grado mínimo, entre una tipificación como grave y una como leve, y en algunos casos entre una sanción económica y un archivo del expediente.

Ante quién se presentan y en qué plazo

Las alegaciones se presentan ante la Autoridad Laboral que notificó el acta, no ante la ITSS. La Autoridad Laboral es, en las comunidades autónomas con competencias laborales transferidas (la mayoría), la Dirección General de Trabajo o la Consejería de Trabajo de la comunidad autónoma. El plazo es de quince días hábiles desde la notificación del acta.

La presentación puede realizarse:

  • Por registro electrónico: a través de la sede electrónica de la comunidad autónoma, si la empresa está obligada a relacionarse electrónicamente con la Administración.
  • Por registro presencial: en las oficinas de la Autoridad Laboral o en cualquier oficina de registro de la Administración pública (incluidas las oficinas de Correos como registro ante la Administración, si se envía con sello de fecha).
  • Por correo certificado: con sello del día de envío, que se cuenta como fecha de presentación si la carta se envía en el plazo.

Estructura de unas alegaciones efectivas

Las alegaciones deben ser un documento formal, con número de expediente, identificación de la empresa y firma del representante o apoderado. No es un correo electrónico ni una nota informal.

La estructura recomendada:

I. Encabezamiento: identificación de la empresa, referencia del acta, funcionario actuante, fecha de notificación y plazo de alegaciones.

II. Hechos: narración de la versión de la empresa sobre los hechos inspeccionados. Si hay discrepancias con la descripción del acta, señalarlas con precisión y con soporte documental. Si los hechos del acta son esencialmente correctos pero hay matices relevantes (por ejemplo, el sistema de fichaje existía pero tuvo un fallo técnico documentado en el periodo), este es el momento de explicarlo.

III. Fundamentos de derecho: argumentos jurídicos. Los más habituales en materia de fichaje:

  1. Error en los hechos: los registros existían y son completos para el periodo solicitado. Se adjuntan como prueba.
  2. Error en la tipificación: la conducta descrita en el acta es leve, no grave; o es grave en grado mínimo, no medio. Se argumenta con los criterios del artículo 39 LISOS.
  3. Atenuantes no recogidos en el acta: primera infracción, corrección antes del acta, colaboración activa con el inspector.
  4. Defectos formales del acta: notificación incorrecta, descripción de hechos insuficiente, cuantía fuera de rango.
  5. Prescripción: si parte de los hechos imputados se refieren a periodos ya prescritos.

IV. Documentación adjunta: registros de jornada del periodo (si acreditan cumplimiento), contratos, facturas de proveedor del sistema de fichaje (que acrediten la existencia del sistema), comunicaciones al personal sobre el sistema de registro, certificado del proveedor de cualquier incidencia técnica, cualquier documento que apoye los argumentos de las alegaciones.

V. Solicitud: cierre con una petición expresa: archivo del expediente, reducción de la cuantía a grado mínimo, cambio de tipificación, o cualquier otra petición concreta basada en los argumentos anteriores.

Cuándo merece la pena contratar asesoría letrada

La asesoría laboral generalista puede gestionar alegaciones en expedientes de cuantía baja (grado mínimo de infracción grave) con escasa complejidad jurídica. Para expedientes que superen los 3.000 euros de cuantía propuesta, que incluyan tipificaciones como muy grave, o que tengan elementos de defecto formal del acta que puedan llevar a la nulidad, la intervención de un abogado especialista en derecho del trabajo y procedimiento sancionador laboral tiene un retorno claro: el coste de la asesoría es inferior a la diferencia de cuantía entre ganar o perder los argumentos planteados.

Reducción de cuantía por pronto pago (LISOS 39.2)

El artículo 39.2 de la LISOS establece una reducción del 40% de la cuantía de la sanción cuando el sujeto infractor abone voluntariamente la multa con carácter previo a la resolución sancionadora, lo que implica la renuncia a formular alegaciones y recursos.

Cómo funciona exactamente

El mecanismo del artículo 39.2 LISOS es el siguiente:

  1. La empresa recibe el acta de infracción con la cuantía propuesta.
  2. En lugar de presentar alegaciones, opta por pagar la cuantía propuesta con una reducción del 40%.
  3. El pago voluntario implica el reconocimiento tácito de los hechos y la renuncia a formular alegaciones y recursos.
  4. El expediente se cierra sin resolución sancionadora posterior.

Ejemplo numérico: acta de infracción grave, grado medio, cuantía propuesta 2.500 euros.

  • Pago con reducción LISOS 39.2: 2.500 × 0,60 = 1.500 euros.
  • Si se presentan alegaciones y se pierde, la resolución confirma 2.500 euros.
  • Si se recurre en alzada y también se pierde, se pagan 2.500 euros más los honorarios del abogado.

Cuándo tiene sentido aplicar el artículo 39.2

El pago con reducción del 40% es racional cuando:

  • La infracción es evidente y no hay argumentos sólidos para contradecir los hechos del acta.
  • La cuantía propuesta no es manifiestamente incorrecta (no hay error en la graduación, ni defectos formales que pudieran anularla).
  • El coste de la defensa (asesoría, tiempo interno de RRHH y gerencia) supera la diferencia entre la cuantía reducida y la cuantía que podría obtenerse defendiéndose con éxito.

El pago con reducción no es una opción si el objetivo es que el incumplimiento no quede registrado como sanción firme: el reconocimiento de hechos implica que consta en el expediente de la empresa. Si en los próximos cinco años hay una nueva actuación inspectora, ese expediente es antecedente que puede elevar la graduación de la nueva infracción.

La reducción del 20% por pago en periodo voluntario (distinta del 39.2)

Existe otra reducción diferente, frecuentemente confundida con la del artículo 39.2: la reducción del 20% que se aplica cuando la empresa paga la sanción ya firme en el periodo voluntario de ingreso establecido en la resolución sancionadora. Esta reducción:

  • Se aplica sobre la cuantía de la resolución firme, no sobre la del acta.
  • Es compatible con haber presentado alegaciones (si estas no prosperaron).
  • No implica renuncia a ningún recurso mientras la resolución no es firme; pero sí es incompatible con recurrir la resolución una vez firme.
  • Reduce la cuantía en un 20%, no en un 40%.

En resumen: la reducción del 40% del artículo 39.2 se aplica antes de alegar, renunciando a todo el proceso; la del 20% se aplica al pagar la resolución firme, cuando el proceso ya ha terminado.

Recursos: alzada y contencioso-administrativo

Si las alegaciones no prosperan y la Autoridad Laboral dicta una resolución que mantiene la sanción, la empresa dispone de dos vías de impugnación sucesivas.

Recurso de alzada (vía administrativa)

El recurso de alzada es la vía administrativa para impugnar la resolución sancionadora. Se interpone ante el órgano jerárquicamente superior a quien dictó la resolución: habitualmente, el/la Secretario/a General de Trabajo de la comunidad autónoma, o el equivalente jerárquico.

Plazo: un mes desde la notificación de la resolución. Si la empresa no recurre en ese plazo, la resolución deviene firme en vía administrativa.

Qué puede lograr el recurso de alzada: puede obtener la anulación de la resolución (si el órgano superior aprecia defectos formales o error en la aplicación del derecho), la reducción de la cuantía (si aprecia que la graduación no estaba correctamente motivada), o la confirmación de la resolución (el resultado más frecuente, aunque no el único).

La resolución del recurso de alzada puede ser:

  • Estimatoria: la cuantía se reduce o el expediente se anula.
  • Desestimatoria expresa: la resolución se confirma.
  • Desestimación por silencio: si transcurren cuatro meses sin resolución expresa, el recurso se entiende desestimado (silencio negativo), y la empresa puede acudir al contencioso-administrativo.

Recurso contencioso-administrativo

Agotada la vía administrativa (recurso de alzada resuelto o desestimado por silencio), la empresa puede acudir a los tribunales contencioso-administrativos.

Plazo: dos meses desde la notificación de la resolución del recurso de alzada, o desde que se produce la desestimación por silencio.

Tribunal competente: en materia de sanciones laborales, el Juzgado Central de lo Contencioso-Administrativo si la sanción la impone un órgano central, o el Juzgado de lo Contencioso-Administrativo provincial si la impone un órgano autonómico.

Coste del contencioso: el recurso contencioso requiere abogado y, para cuantías superiores a cierto umbral, procurador. El coste combinado de ambos puede superar los 2.000-3.000 euros para un expediente de complejidad media. Solo tiene sentido financieramente cuando la cuantía en juego supera claramente ese importe y los argumentos jurídicos son sólidos.

Tasa de éxito: la anulación de actas por los tribunales contencioso-administrativos no es infrecuente, pero tampoco es la norma. Los motivos de anulación más habituales son los defectos formales del acta (insuficiente motivación de los hechos, error en la identificación del sujeto infractor) y la falta de proporcionalidad en la graduación. La simple discrepancia sobre si el registro era o no correcto rara vez lleva a la anulación si el inspector ha acreditado con medios suficientes el incumplimiento.

Atenuantes y agravantes

El artículo 39 de la LISOS establece los criterios de graduación que deben aplicar los inspectores para determinar dentro de qué grado (mínimo, medio, máximo) se sitúa la cuantía de la sanción. No son discrecionales: son criterios jurídicamente vinculantes que el inspector debe ponderar y que la empresa puede invocar en las alegaciones si el acta no los ha considerado correctamente.

Agravantes con mayor peso real

Reincidencia: Es el agravante que más impacta en la cuantía porque desplaza automáticamente la infracción al grado siguiente. Se considera reincidente la empresa que, en los cinco años anteriores, ha sido sancionada por infracción del mismo tipo y de la misma naturaleza mediante resolución firme. No basta con haber recibido un acta anterior: necesita haber recibido una resolución firme (no recurrida o confirmada en vía judicial). La reincidencia debe constar en el expediente de forma acreditada; si el acta alega reincidencia sin especificar el número de expediente y la fecha de firmeza de la sanción anterior, puede impugnarse ese agravante.

Número de trabajadores afectados: El factor que más diferencia la cuantía entre microempresas y medianas empresas. La ITSS no publica una escala oficial de cómo relaciona el número de trabajadores con el grado, pero la práctica inspectora es consistente: por encima de 20 trabajadores sin registro, la graduación raramente es grado mínimo; por encima de 50, la presión hacia el grado máximo es elevada.

Incumplimiento de requerimiento previo: Si la empresa recibió un requerimiento de subsanación y no actuó —o actuó de forma insuficiente— antes de la visita o del acta, ese incumplimiento es agravante expreso. Es uno de los factores más decisivos para llevar la infracción al grado máximo.

Fraude o falsificación: El ajuste deliberado de registros para ocultar horas extra es el agravante que con mayor frecuencia eleva la infracción de grave a muy grave. No hace falta condena penal para que el inspector lo aplique: basta con que haya indicios documentados suficientes en el acta.

Cifra de negocios de la empresa: Las empresas con mayor volumen de negocio reciben cuantías más elevadas dentro del mismo rango. Este criterio tiene lógica disuasoria: una sanción de 2.000 euros tiene un impacto económico radicalmente diferente para una empresa de 3 empleados que para una de 300.

Atenuantes que realmente funcionan

Corrección antes del acta: Si entre el requerimiento y la emisión del acta la empresa implementa un sistema correcto y puede demostrarlo con documentación, el inspector puede aplicar el grado mínimo o incluso emitir acta de advertencia sin sanción económica. Este es el atenuante de mayor impacto disponible para la empresa que actúa rápido.

Primera infracción sin antecedentes: Sin antecedentes en los últimos cinco años, la argumentación de grado mínimo tiene base sólida. Conviene documentarlo explícitamente en las alegaciones, no asumirlo.

Buena fe acreditada: El error sin intención, especialmente si se documenta (el sistema existía pero tuvo un fallo técnico demostrable; la gestoría dio instrucciones incorrectas y hay comunicaciones que lo acreditan), puede reducir la graduación.

Escaso número de trabajadores afectados: Microempresas con 1-3 empleados tienden a recibir grado mínimo, salvo que haya otros agravantes.

Colaboración activa con la Inspección: Proporcionar toda la documentación sin obstaculizar, y subsanar en el acto cuando es posible, es un atenuante que los inspectores suelen recoger favorablemente en el acta, aunque no siempre quede explícitamente reflejado.

Cómo NO actuar: errores que agravan

Los errores que cometen las empresas durante las actuaciones inspectoras son frecuentemente los mismos. Conocerlos permite evitarlos.

Error 1: Improvisar durante la visita

El responsable que no espera una inspección y no ha preparado ningún protocolo tiende a dar información excesiva, a hacer afirmaciones que luego no puede sostener con documentación, o a comprometerse a plazos que no puede cumplir. La regla básica: responder a lo que se pregunta, con precisión, sin añadir información no solicitada.

Error 2: Intentar negociar con el inspector en el acto

El inspector no puede negociar la cuantía de la sanción durante la visita: ese proceso tiene lugar en las alegaciones y en el procedimiento posterior. Intentar argumentar con el inspector que “esto siempre se ha hecho así” o que “la empresa tiene intención de regularizar” sin documentación de respaldo no mejora la situación y puede crear inconsistencias en el expediente.

Error 3: Reconstruir registros a posteriori

Si los registros no existen o son incompletos, algunas empresas intentan “completarlos” antes de enviarlos al inspector. Este es el error más grave posible: si el inspector detecta —y frecuentemente lo detecta, porque los metadatos de los archivos digitales pueden revelar cuándo se crearon los datos— que los registros fueron creados o modificados después de la actuación inspectora, la conducta puede tipificarse como falsificación y convertirse en infracción muy grave o incluso en denuncia penal.

Error 4: No consultar con asesoría hasta después de la resolución

El momento de mayor influencia de la empresa sobre el resultado del expediente es el plazo de alegaciones. Una vez dictada la resolución, las posibilidades se reducen al recurso de alzada y al contencioso. Contratar asesoría letrada el día en que llega el acta —no el día en que llega la resolución— maximiza las opciones de defensa.

Error 5: No responder al requerimiento en plazo

Ignorar un requerimiento, aunque sea porque la empresa está desbordada o porque no comprende su alcance, es el camino más rápido hacia un acta de obstrucción. Si el plazo del requerimiento es imposible de cumplir, la empresa puede solicitar una prórroga justificada antes de que venza el plazo original. Esa petición de prórroga, si está bien motivada, generalmente se concede y no agrava la situación.

Error 6: Presentar documentación parcial esperando que el inspector no note lo que falta

El inspector comparará los registros aportados con otros datos disponibles: nóminas, cotizaciones a la TGSS, datos del sistema de la empresa que pueda haber examinado durante una visita previa. Si detecta que la empresa ha presentado registros de solo parte del periodo solicitado sin indicarlo, la interpretación es que el resto del periodo no tiene registro, y además que la empresa no ha colaborado de buena fe.

Checklist 30 días pre-inspección

Tanto si has recibido un aviso de actuación como si quieres blindarte preventivamente, este checklist de 30 días te permite llegar a cualquier actuación inspectora con la documentación en orden y sin improvizaciones.

Semana 1: auditoría del sistema de fichaje

  • Verificar que el sistema registra entrada Y salida: sin excepción para ningún empleado, incluyendo directivos, personal de oficina y teletrabajadores.
  • Comprobar que los datos no muestran el horario teórico sistemáticamente: revisar si hay días en que todos los empleados fichan exactamente a la misma hora. Si es así, investigar si es porque el sistema tiene valores por defecto configurados incorrectamente.
  • Confirmar que el sistema tiene log de modificaciones: si alguien corrige un fichaje, debe quedar registro de quién lo hizo, cuándo y cuál era el valor original.
  • Verificar que los teletrabajadores pueden fichar desde fuera de la oficina: si hay empleados en trabajo remoto parcial o total, comprobar que el sistema funciona para ellos y que los días de teletrabajo tienen registro.
  • Comprobar que los empleados tienen acceso a sus propios registros: el artículo 34.9 ET exige que los registros estén “a disposición de las personas trabajadoras”.

Semana 2: auditoría documental

  • Localizar y organizar los registros de los últimos 4 años: si están en papel, organizarlos cronológicamente por empleado. Si están en digital, verificar que el sistema permite exportar el periodo completo.
  • Verificar que los contratos de trabajo están actualizados: especialmente los de empleados con modificaciones de jornada (reducciones de jornada, cambios de turno, ampliaciones).
  • Comprobar que las nóminas del periodo son consistentes con los registros: si hay horas extra en los registros que no están reflejadas en las nóminas ni compensadas con descanso, es una discrepancia que el inspector detectará.
  • Tener localizado el convenio colectivo aplicable: con la versión vigente en cada periodo del que se tenga registro.
  • Verificar que el calendario laboral de los últimos 4 años está disponible: incluyendo las revisiones anuales.

Semana 3: preparación del procedimiento

  • Designar un interlocutor autorizado para la inspección: persona que tenga conocimiento del sistema de fichaje, acceso a la documentación y autorización para hablar con el inspector en nombre de la empresa.
  • Preparar un dossier de inspección en formato exportable: un único archivo o carpeta que contenga los registros del último año (como mínimo) en formato PDF o Excel organizado, listo para entregar en minutos.
  • Identificar a la asesoría laboral de referencia y confirmar que tiene disponibilidad para actuar en caso de requerimiento o visita.
  • Preparar el documento de implantación del sistema de registro: el artículo 34.9 ET exige que el sistema se organice mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión unilateral con consulta a los representantes. Si no hay documento que acredite ese proceso, prepararlo ahora.
  • Informar a los managers y responsables de equipo del protocolo a seguir si se presenta un inspector: a quién avisar, qué decir y qué no decir, cómo gestionar las entrevistas individuales a trabajadores.

Semana 4: verificación final

  • Hacer una exportación de prueba del sistema: simular el requerimiento y verificar que el informe exportado tiene toda la información que pediría el inspector (nombre del empleado, DNI o número de empleado, fecha, hora de entrada, hora de salida).
  • Revisar si hay empleados con registros incompletos: ausencias de días sin registro, empleados que solo fichan entrada, periodos de baja o vacaciones sin la anotación correspondiente.
  • Verificar la conservación de registros de empleados que ya no están: el plazo de cuatro años se cuenta desde la fecha del registro, no desde que el empleado causa baja. Los registros de empleados que se fueron hace dos años deben estar todavía disponibles.
  • Confirmar que el sistema está activo y funcionando para todos los centros: si la empresa tiene varios centros de trabajo, verificar que el sistema funciona en todos, no solo en la sede principal.
  • Revisar si existe acta de advertencia o requerimiento previo no subsanado: si la ITSS ya contactó con la empresa en los últimos años por este motivo, ese antecedente es agravante y debe tenerse en cuenta para preparar la defensa.

Para implementar un sistema que supere todos estos puntos del checklist de forma nativa, la guía completa de control horario en España recoge las opciones disponibles con sus ventajas e inconvenientes ante la Inspección.

Casos reales 2023-2026 con desenlace

Los siguientes casos están documentados en sentencias y resoluciones accesibles a través del CENDOJ o en la base de datos de resoluciones de la Autoridad Laboral. Los nombres de empresa se omiten cuando no constan en sentencia pública.

Caso 1: Cadena de restauración rápida — falsificación sistemática (2023)

Una cadena de restauración rápida con presencia en varias provincias fue objeto de actuación coordenada de la ITSS tras múltiples denuncias de trabajadores en diferentes localidades. Las denuncias coincidían en describir el mismo patrón: el sistema de fichaje completaba automáticamente la hora de salida con el horario teórico del turno, independientemente de la hora real de abandono del centro.

El inspector constató que los registros mostraban patrones estadísticamente imposibles: exactamente el mismo número de horas en todos los días de trabajo de todos los empleados durante meses, sin ninguna variación por encima o por debajo del horario contractual.

La resolución tipificó la conducta como infracción muy grave (artículo 8.1 LISOS: falsificación de registros) con agravante de intencionalidad y elevado número de trabajadores afectados. La cuantía de la sanción, confirmada en vía judicial por la Sala de lo Contencioso-Administrativo, superó los 150.000 euros. Adicionalmente, se impuso pérdida de bonificaciones en cotizaciones durante tres años.

Lección: un sistema configurado para completar automáticamente las salidas con el horario teórico no solo incumple el artículo 34.9 ET; puede constituir falsificación, con cuantías radicalmente superiores a las de la infracción básica.

Caso 2: Empresa de limpieza — ausencia total y reincidencia (2024)

Una empresa de limpieza de superficies con 34 empleados recibió requerimiento de la ITSS en 2024 y no pudo aportar ningún registro de jornada para el periodo solicitado (doce meses). El inspector constató además que la misma empresa había recibido una advertencia por el mismo motivo en 2021.

La advertencia de 2021 no había generado sanción económica, pero constaba en el expediente como actuación inspectora previa. El inspector argumentó que la advertencia de 2021 demostraba que la empresa conocía su obligación y había decidido no cumplirla, lo que constituía elemento suficiente para aplicar el agravante de reincidencia y elevado número de trabajadores.

Tipificación: infracción grave en grado máximo. Cuantía: 5.800 euros. La empresa pagó en periodo voluntario con la reducción del 20% (pago tras resolución firme): 4.640 euros. No presentó recurso.

Lección: una advertencia previa sin sanción económica no es inocua. Si en los años siguientes se produce una nueva actuación, el expediente de la advertencia anterior puede usarse para argumentar agravantes.

Caso 3: Clínica dental — sistema configurado incorrectamente (2025)

Una clínica dental con 6 empleados fue inspeccionada tras denuncia de una auxiliar. La clínica tenía instalado un sistema de fichaje por tarjeta desde 2022, pero la configuración del exportador de datos no conservaba los registros más allá de 30 días. No había registros disponibles para los doce meses solicitados.

El inspector verificó que el sistema existía, que los empleados lo usaban regularmente, y que el problema era de configuración del software, no de ausencia deliberada de registro. Consultó con el proveedor del sistema (que confirmó el error de configuración) y con el trabajador responsable de IT (que no sabía que los datos no se conservaban más allá de 30 días).

Tipificación: infracción grave en grado mínimo, con atenuante de buena fe y corrección del sistema antes de la emisión del acta. Cuantía: 750 euros. La empresa no recurrió.

Lección: incluso con sistema instalado, la ausencia de datos por fallo de configuración genera infracción. La diferencia entre el grado mínimo y el medio o máximo la hizo la acreditación del error sin intención y la corrección inmediata.

Caso 4: Empresa de servicios con teletrabajo parcial — registro incompleto (2025)

Una empresa de servicios profesionales con 22 empleados, en régimen de trabajo híbrido (tres días presenciales y dos remotos semanales), tenía sistema de fichaje por acceso al edificio (tarjeta RFID). El sistema solo registraba cuando los empleados accedían a las oficinas; los días de teletrabajo no tenían registro.

La actuación se inició por requerimiento documental, a raíz de una campaña de la ITSS sobre trabajo híbrido y registro. El inspector constató que aproximadamente el 40% de los días trabajados carecían de registro.

La empresa alegó que el sistema de tarjeta era el único que habían instalado y que los días de teletrabajo los empleados declaraban sus horas por correo electrónico al responsable. El inspector no aceptó el correo electrónico como sistema fiable de registro: no garantizaba que los datos reflejaran la jornada real ni que hubiera trazabilidad de modificaciones.

Tipificación: infracción grave en grado medio (porcentaje elevado de días sin registro, aunque el sistema parcial existía). Cuantía: 2.200 euros. La empresa presentó alegaciones que no prosperaron y finalmente pagó con el 20% de reducción en periodo voluntario: 1.760 euros.

Lección: un sistema que solo funciona para los días de presencia física es insuficiente cuando hay teletrabajo. El fichaje QR desde el móvil resuelve este problema de forma nativa.

Caso 5: Empresa de construcción con acumulación de expedientes (2024)

Una subcontrata de obra civil con 22 trabajadores fue inspeccionada a raíz de un accidente laboral (caída desde escalera). Durante la visita, el inspector amplió el objeto al registro de jornada y constató que los registros disponibles marcaban siempre el inicio de jornada a las 8:00, cuando las entrevistas a tres trabajadores presentes revelaron que habitualmente comenzaban a trabajar entre las 7:00 y las 7:30.

El expediente incluyó:

  • Acta por registro de jornada incorrecto (infracción grave, grado medio): 2.100 euros.
  • Acta por horas extraordinarias no computadas ni cotizadas (infracción grave, grado medio): 1.900 euros.
  • Liquidación de cotizaciones sobre las horas extra no declaradas en el periodo: aproximadamente 7.500 euros.

Total del expediente: más de 11.500 euros. La empresa recurrió la tipificación de las horas extra argumentando que eran horas pactadas informalmente. El recurso de alzada fue desestimado. No acudió al contencioso.

Lección: cuando los trabajadores declaran ante el inspector que su jornada real es diferente a la registrada, esa declaración tiene pleno valor probatorio. Las entrevistas individuales a trabajadores sin presencia del empresario son uno de los medios de comprobación más efectivos que tiene el inspector.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tiene la ITSS para sancionarme por algo que pasó hace años?

Las infracciones en materia de registro de jornada son graves y prescriben a los tres años desde que se produce el incumplimiento. En mayo de 2026, la ITSS puede sancionar infracciones ocurridas desde mayo de 2023. Sin embargo, puede solicitar los registros de los últimos cuatro años (hasta mayo de 2022), aunque parte de ese periodo esté fuera del plazo de prescripción desde el punto de vista sancionador. Si no tienes los registros de 2022, eso puede ser infracción (por no conservar los cuatro años obligatorios) aunque 2022 esté prescrito para sancionar el incumplimiento de registro en sí.

¿Puede la Inspección entrar en mi empresa sin avisar?

Sí. El artículo 13 de la Ley 23/2015 otorga a los inspectores facultad de entrada libre en cualquier centro de trabajo sin necesidad de aviso previo ni autorización. La única excepción son los domicilios particulares, que requieren consentimiento del titular o autorización judicial. Un despacho u oficina en un inmueble de uso mixto (residencial y comercial) puede plantear dudas: el inspector valorará si el espacio está destinado a la actividad empresarial.

¿Qué pasa si durante la visita el inspector no habla español bien o comete errores en el acta?

Los inspectores actúan en español (o en la lengua cooficial de la comunidad autónoma). Si detectas un error en el acta —nombre incorrecto, cuantía fuera de rango, precepto equivocado— señálalo en las alegaciones con la documentación que lo acredite. Los errores materiales en el acta no la invalidan automáticamente, pero sí pueden llevar a su corrección o reducción en la resolución.

¿Puedo grabar la visita del inspector?

La grabación de la actuación inspectora sin el consentimiento del inspector puede generar problemas. La Ley 23/2015 no prohíbe expresamente la grabación, pero tampoco la ampara explícitamente. Lo prudente es solicitar al inspector si consiente en ser grabado. Lo que sí puedes hacer sin limitación es tomar notas detalladas de todo lo que ocurre durante la visita: qué documentos examina, qué preguntas hace, qué respuestas se dan, qué constata.

¿Si corrijo el sistema de fichaje durante la visita, se reduce la sanción?

Depende del momento y de cómo lo documentas. Si el inspector ya ha constatado el incumplimiento durante la visita y lo ha recogido en la diligencia, la corrección posterior puede servir como atenuante en las alegaciones, pero no elimina el hecho constatado. Si la corrección se produce antes de que el inspector emita el acta (en el periodo entre la visita y la emisión del acta), puede reducir significativamente la cuantía o incluso llevar a un acta de advertencia sin sanción económica.

¿La sanción es diferente si soy una empresa grande que si soy una PYME?

Las cuantías del LISOS son las mismas para todas las empresas. Lo que varía es la graduación dentro de esas cuantías: el número de trabajadores afectados es el criterio de graduación más importante, y una empresa grande con más empleados sin registro tenderá al grado máximo, mientras que una microempresa con 2-3 empleados tendrá más probabilidades de recibir el grado mínimo. La cifra de negocios también es criterio de graduación, aunque tiene menos peso práctico que el número de trabajadores.

¿Qué hago si el acta tiene errores pero la infracción es real?

Presentar alegaciones sobre los errores del acta sin negar los hechos es perfectamente legítimo. Puedes argumentar que el acta aplica un grado incorrecto (por ejemplo, que debería ser grado mínimo y no medio), que hay atenuantes que el inspector no ha considerado, o que hay defectos formales en la descripción de los hechos o en la notificación, aunque el incumplimiento de fondo sea real. El objetivo de las alegaciones no tiene que ser negar todo: puede ser simplemente reducir la cuantía o cambiar el grado de la infracción.

¿Qué diferencia hay entre el procedimiento sancionador laboral y una denuncia penal?

El procedimiento sancionador de la ITSS es administrativo: su resultado es una sanción económica, no una condena penal. La denuncia penal —por falsificación de documentos, estafa u otros tipos— es una vía separada que puede activarse cuando los hechos son especialmente graves (falsificación sistemática de registros para eludir el pago de horas extra, por ejemplo). La denuncia penal puede presentarla el propio inspector si detecta indicios de delito, o puede presentarla directamente un trabajador. Las dos vías son compatibles y paralelas: recibir sanción administrativa no impide que también haya un proceso penal por los mismos hechos, ni viceversa.

Cómo Workrono te prepara para cualquier actuación

Tener el sistema de fichaje correcto no es solo cumplir la ley: es tener la herramienta que convierte una actuación inspectora en un trámite gestionable en lugar de una crisis.

Registro completo y con trazabilidad: Workrono registra entrada y salida de cada empleado, con log de auditoría de cada modificación. Si alguien corrige un fichaje erróneo, queda constancia de quién lo hizo, cuándo y qué valor tenía el dato original. Es exactamente lo que exige el Criterio Técnico 101/2019.

Exportación inmediata para inspección: un informe del periodo completo solicitado por el inspector —con nombre del empleado, fecha, hora de entrada y hora de salida, con formato claro y organizado— se genera en segundos, no en horas.

Funciona para presencial y remoto: el fichaje por QR desde el móvil permite que los teletrabajadores registren su jornada desde cualquier lugar, cubriendo el vacío que tienen muchas empresas con trabajo híbrido.

Acceso del empleado a sus registros: cada empleado puede consultar su historial de fichajes desde la app. Requisito legal cumplido de forma automática.

Conservación garantizada durante 4 años: los datos están en la nube, con backups automáticos. No hay riesgo de perder registros por fallo del sistema local o por cambio de proveedor.

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Si todavía no has implementado un sistema de control horario o el que tienes presenta alguna de las debilidades descritas en este artículo, consulta también el análisis de cuánto cuesta el software de fichaje para PYMEs y la guía de cumplimiento legal en RRHH para PYMEs para tomar la decisión con todos los datos.

Fuentes consultadas

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