Sanciones por no fichar 2026: tabla completa para empresas

La mayor parte de las empresas que incumplen la obligación de registro de jornada no lo hacen porque desconozcan que existe la norma. Lo hacen porque subestiman lo que realmente cuesta no cumplir: no la multa en abstracto, sino la probabilidad real de recibirla multiplicada por la cuantía que la Inspección de Trabajo aplica en la práctica.

Este artículo no pretende asustar con cifras máximas de 225.018 euros que se citan en titulares pero que rara vez se imponen. Lo que encontrarás aquí son los datos verificables que te permiten tomar una decisión informada: las cuantías exactas del régimen sancionador LISOS vigente en 2026, cómo se gradúa una sanción, qué dicen los datos oficiales de la ITSS sobre el registro de jornada, y cuánto cuesta defender una acta de infracción frente a lo que cuesta implementar un sistema de registro.

Si tu empresa no tiene registro de jornada, o tiene un sistema que no cumpliría un examen de la Inspección, este artículo te da los números para decidir cuándo actuar y por qué.

En este artículo

Marco legal: LISOS art. 7.5 y 40, el fundamento de toda sanción
Tabla completa de sanciones 2026: cuantías actualizadas
Cuantías por grado y tipo: cómo se calcula la multa real
Sanción accesoria y otras consecuencias
Cómo se inicia un procedimiento sancionador
La actuación ITSS: visitas, requerimientos, actas
Datos oficiales de la ITSS sobre registro de jornada
Cálculo de riesgo esperado: probabilidad × cuantía
Atenuantes y agravantes en la sanción
Plazos de prescripción y caducidad
Defensa: alegaciones, recursos y reducción de cuantía
Comparativa coste sanción vs coste software fichaje
Errores que disparan sanción aunque tengas software
Preguntas frecuentes

Marco legal: LISOS art. 7.5 y 40, el fundamento de toda sanción

Las sanciones por no fichar no nacen de una circular de la Inspección de Trabajo: nacen de una ley publicada en el BOE con números de artículo, cuantías y criterios de graduación concretos.

El régimen sancionador aplicable en materia de registro de jornada se estructura en dos piezas normativas que conviene leer juntas.

La obligación: Real Decreto-ley 8/2019

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores estableciendo la obligación de registro diario de jornada. La norma es categórica: todas las empresas, sin excepción por tamaño, sector o tipo de trabajadores, deben registrar el horario de inicio y fin de jornada de cada empleado, conservar esos registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo en el momento en que sean solicitados.

No hay umbral de empleados que exima. Una empresa unipersonal con un solo trabajador tiene exactamente las mismas obligaciones que un grupo empresarial de 5.000.

La sanción: LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000)

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), aprobada por Real Decreto Legislativo 5/2000 de 4 de agosto, es la norma que convierte el incumplimiento del artículo 34.9 del ET en dinero. Dos artículos son clave:

Artículo 7.5 LISOS — tipifica como infracción grave “la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo”. La ausencia total de registro, el registro incompleto, o el registro que no refleja la jornada real, caen en este precepto como infracción grave.

Artículo 40 LISOS — establece el cuadro de cuantías por grado. Es el artículo que convierte la calificación jurídica (leve, grave, muy grave) en euros.

Nota de verificación: Las cuantías de este artículo son las del artículo 40 del texto consolidado de la LISOS publicado en el BOE (consultado en septiembre de 2026). Proceden de la disposición final primera de la Ley 10/2021, de 9 de julio, en vigor desde el 1 de octubre de 2021. Si has visto cifras de 626 a 6.250 euros para las infracciones graves, corresponden a la redacción anterior a esa reforma y ya no están vigentes.

Tabla completa de sanciones 2026: cuantías actualizadas

Las cuantías vigentes en 2026, según el artículo 40.1 LISOS en su texto consolidado:

Sanciones LISOS por incumplimiento de registro de jornada (2026)

Tipo de infracción	Grado mínimo	Grado medio	Grado máximo
Leve	70 € – 150 €	151 € – 370 €	371 € – 750 €
Grave	751 € – 1.500 €	1.501 € – 3.750 €	3.751 € – 7.500 €
Muy grave	7.501 € – 30.000 €	30.001 € – 120.005 €	120.006 € – 225.018 €

Lectura práctica de la tabla: la transgresión de las normas sobre registro de jornada está tipificada como infracción grave en el artículo 7.5 LISOS. El grado —mínimo, medio o máximo— se fija con los criterios del artículo 39.2 LISOS: negligencia e intencionalidad, fraude o connivencia, incumplimiento de advertencias previas y requerimientos de la Inspección, cifra de negocios de la empresa, número de trabajadores afectados, perjuicio causado y cantidad defraudada. Si el acta no considera relevante ninguno de ellos, la sanción se impone en grado mínimo y en su tramo inferior (artículo 39.6). En grado medio, la multa va de 1.501 a 3.750 euros.

Cuándo se aplica cada tipo

Infracción leve — Artículo 6 LISOS. Es una lista de incumplimientos concretos, como no exponer en lugar visible el calendario laboral (6.1), no entregar puntualmente el recibo de salarios (6.2), no informar por escrito de los elementos esenciales del contrato (6.4) y, con carácter residual, otros incumplimientos de obligaciones meramente formales o documentales (6.6). Los defectos del registro de jornada no entran aquí: el artículo 7.5 menciona expresamente el registro de jornada entre las infracciones graves.

Infracción grave — Artículo 7.5 LISOS. Es el tipo que se aplica en la práctica a la gran mayoría de empresas sin sistema de registro. Incluye: ausencia total de registro, registro que solo recoge entradas pero no salidas, registro que refleja el horario teórico y no el real, registros no conservados durante cuatro años, registros que no pueden mostrarse a la Inspección en el momento requerido. Una empresa que usa hojas de papel sin firma del trabajador tiene casi garantizada la tipificación como grave si se produce una actuación inspectora.

Infracción muy grave — Artículo 8 LISOS. Es una lista cerrada de conductas —entre otras, el impago o los retrasos reiterados del salario, la cesión ilegal de trabajadores, los actos contrarios a la intimidad y dignidad de los trabajadores, la discriminación o el acoso— y ninguna se refiere al registro de jornada, que el artículo 7.5 califica como grave. Tampoco la reincidencia cambia la calificación: según el artículo 41 LISOS, permite incrementar la cuantía hasta el doble, sin superar el máximo previsto para la clase de infracción. Lo que sí es muy grave es impedir la entrada de la Inspección en el centro de trabajo o coaccionar a los inspectores, pero como obstrucción a la labor inspectora (artículo 50.4 LISOS), no por el registro en sí.

Cuantías por grado y tipo: cómo se calcula la multa real

El inspector no decide arbitrariamente si impone el grado mínimo, medio o máximo. El artículo 39.2 LISOS enumera los criterios de graduación que vinculan jurídicamente a la Inspección:

Criterios que elevan la cuantía

Criterio	Efecto habitual
Número de trabajadores afectados	El factor que más eleva la cuantía. Una empresa con 50 trabajadores sin fichar difícilmente evita el grado medio.
Intencionalidad o negligencia	Hay diferencia entre no haber implantado un sistema (negligencia) y haberlo manipulado para no reflejar horas extra (intencionalidad). El segundo sube al grado máximo.
Perjuicio causado a los trabajadores	Si el incumplimiento del registro ha ocultado horas extra no pagadas, el daño económico es perjuicio directo.
Reincidencia (artículo 41 LISOS)	Nueva infracción del mismo tipo y calificación en los 365 días siguientes a la notificación de una sanción firme. Permite incrementar la cuantía hasta el doble, sin superar el máximo de la infracción grave (7.500 €).
Incumplimiento de requerimientos previos	Si la Inspección ya advirtió y la empresa no corrigió, el grado sube. Es uno de los criterios con más peso.
Cifra de negocios de la empresa	Las grandes empresas reciben cuantías más altas dentro de los rangos.

Criterios que reducen la cuantía

Criterio	Efecto habitual
Primera infracción sin antecedentes	Habitualmente lleva al grado mínimo.
Regularización antes de la visita o del acta	Si la empresa implementa el sistema entre el requerimiento y la visita de comprobación, el inspector puede aplicar el grado mínimo o incluso emitir acta de advertencia sin sanción económica.
Buena fe acreditada	El error sin intención, especialmente si se documenta, puede rebajar la graduación.
Escaso número de trabajadores afectados	Microempresas con 1-3 empleados tienden a recibir el grado mínimo salvo que haya otros agravantes.
Colaboración activa con la Inspección	Proporcionar toda la documentación sin obstaculizar, y subsanar en el acto cuando es posible.

El ejemplo del cálculo

Una empresa de hostelería con 18 empleados, sin sistema de registro en absoluto, que recibe una denuncia de un extrabajador por horas extra impagadas. La Inspección actúa:

Tipo de infracción: grave (art. 7.5 LISOS, ausencia total de registro).
Agravantes detectados: 18 trabajadores afectados, horas extra no reflejadas en nóminas (perjuicio económico).
Atenuantes: primera infracción formalmente, buena fe declarada.
Grado aplicado: medio de infracción grave.
Cuantía: entre 1.501 y 3.750 euros. El inspector la fija en 2.200 euros.
Además: acta de liquidación por cotizaciones no ingresadas sobre las horas extra detectadas.

El coste total del expediente supera los 5.000 euros en ese escenario sin contar honorarios de asesoría.

Sanción accesoria y otras consecuencias

Las cuantías LISOS son la sanción principal, pero no la única consecuencia de un expediente sancionador.

Pérdida de ayudas y bonificaciones: a qué infracciones se aplica

El artículo 46 LISOS prevé, como sanción accesoria, la pérdida automática de las ayudas, bonificaciones y beneficios derivados de los programas de empleo o de formación profesional para el empleo, y la posible exclusión de su acceso durante un tiempo. Pero no la vincula a cualquier infracción grave: se aplica a las infracciones graves de los apartados 3 y 6 del artículo 15 y a las muy graves de los artículos 16 y 23, en materia de empleo, formación profesional para el empleo y protección por desempleo, y también a la falta de alta en la Seguridad Social del artículo 22.2 (artículo 46.2).

La infracción del registro de jornada (artículo 7.5) no figura en esa lista, así que la LISOS no asocia la pérdida de bonificaciones a no fichar. Sí puede producirse si en la misma actuación se detecta otra de esas infracciones, por ejemplo trabajadores sin alta.

Daño reputacional ante sindicatos y empleados

Una actuación inspectora que acaba en acta de infracción visible para el comité de empresa —si existe— o para los propios trabajadores genera un deterioro de confianza que tiene efectos secundarios difíciles de cuantificar pero reales: aumento de la rotación, pérdida de candidatos de calidad que investigan la empresa antes de aceptar una oferta, y mayor propensión de los empleados actuales a presentar denuncias individuales por reclamaciones de horas.

Acumulación con otras infracciones en el mismo expediente

Una actuación inspectora raramente termina con una única acta. Si el inspector detecta ausencia de registro de jornada, habitualmente también revisa: horas extra no documentadas (y no cotizadas), incumplimiento del descanso entre jornadas, y condiciones de los contratos. Cada infracción detectada genera su propio acta. Una empresa de hostelería que no ficha puede recibir en el mismo expediente tres o cuatro actas por infracciones distintas, multiplicando la cuantía total.

Cómo se inicia un procedimiento sancionador

Entender el proceso es crucial para decidir cuándo y cómo actuar. El procedimiento sancionador tiene cuatro vías de inicio, con implicaciones prácticas diferentes.

1. Denuncia de trabajador (la más frecuente)

Un trabajador, exempleado o representante sindical presenta denuncia ante la ITSS. La denuncia puede ser anónima o identificada. La Inspección no está obligada a iniciar actuaciones ante toda denuncia, pero las relativas al registro de jornada —especialmente cuando van acompañadas de reclamación de horas extra— tienen alta prioridad desde 2021.

Una vez recibida la denuncia, la Inspección asigna el expediente a un inspector o subinspector. El primer paso habitual es un requerimiento documental: solicitud por escrito de los registros de jornada del periodo denunciado. Este momento es la primera oportunidad de regularización. Si la empresa puede aportar registros completos y correctos, la denuncia puede archivarse sin sanción.

2. Campaña sectorial planificada

La Inspección planifica actuaciones de oficio además de atender denuncias. Su Plan Estratégico 2025-2027 incluye medidas sobre el registro de jornada, y su Informe Anual recoge una campaña específica de control del registro de jornada (9.097 actuaciones en 2024). Estas campañas pueden implicar visitas a centros de trabajo sin denuncia previa.

3. Cruce de datos con TGSS y AEAT

La ITSS tiene acceso a los datos de la Tesorería General de la Seguridad Social y de la Agencia Tributaria. Cuando hay inconsistencias entre las horas cotizadas, los salarios declarados y los datos de contratos, la Inspección puede iniciar actuaciones de oficio. Una empresa que declara jornada a tiempo parcial pero tiene consumos eléctricos o actividad en el centro incompatibles con esa jornada puede recibir una visita derivada de este cruce.

4. Actuación derivada de otra inspección

Una visita de la Inspección de Trabajo por una razón diferente —un accidente laboral, una denuncia por condiciones de seguridad, una revisión de prevención de riesgos— puede derivar en la revisión del registro de jornada. El inspector tiene facultades para ampliar el objeto de su actuación si detecta indicios de otras infracciones durante la visita.

La actuación ITSS: visitas, requerimientos, actas

Conocer el protocolo de actuación de la Inspección reduce el impacto de una visita y permite maximizar las posibilidades de una resolución favorable.

El requerimiento documental

La primera comunicación de la Inspección en la mayoría de expedientes por registro de jornada es un requerimiento por escrito: la empresa debe presentar en la oficina de la ITSS o enviar por registro electrónico los registros de jornada del periodo indicado (habitualmente los últimos doce o veinticuatro meses, aunque pueden solicitar hasta cuatro años).

El plazo habitual para responder un requerimiento es de diez a quince días hábiles. Este plazo es el momento más importante del procedimiento: si la empresa presenta registros completos, correctos y con trazabilidad, el expediente puede cerrarse sin sanción. Si no puede presentarlos —porque no existen, son incompletos o no son fiables—, el inspector procede al acta.

La visita directa al centro de trabajo

Cuando el origen de la actuación es una campaña sectorial o una denuncia grave, la Inspección puede presentarse directamente en el centro de trabajo sin requerimiento previo. El inspector puede entrevistar a los trabajadores presentes, revisar los sistemas informáticos que gestionen el registro, y solicitar exportaciones de datos en el acto.

La ley garantiza al empresario el derecho a estar presente durante la visita, a identificar al inspector y a solicitar que se deje constancia de cualquier incidencia. Sin embargo, no puede negarse a la visita ni obstruir al inspector: eso constituye infracción de obstrucción, tipificada como muy grave en el artículo 50 LISOS.

Para una preparación detallada ante una visita, la guía de preparación para inspección de trabajo cubre el protocolo completo con checklist.

El acta de infracción

Si el inspector detecta incumplimientos, levanta un acta de infracción. El acta es un documento que propone una sanción: no es la sanción en sí. La empresa tiene quince días hábiles desde la notificación del acta para presentar alegaciones.

El acta describe: los hechos constatados, el precepto vulnerado, el tipo y grado de infracción, y la cuantía propuesta. Las alegaciones que la empresa presente en ese plazo pueden modificar la propuesta: pueden reducir la cuantía si se acreditan atenuantes no considerados, pueden cambiar la tipificación si hay errores jurídicos en el acta, y pueden incluso llevar al archivo del expediente si se demuestra cumplimiento.

Tras las alegaciones, la Autoridad Laboral competente (la Consejería de Trabajo de la comunidad autónoma correspondiente) dicta resolución. Si la empresa no está de acuerdo, puede recurrir en alzada en el plazo de un mes desde la notificación de la resolución.

Datos oficiales de la ITSS sobre registro de jornada

El Informe Anual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2024 (capítulo «Actividad de la ITSS») recoge los resultados de la campaña específica de control del registro de jornada creada tras el RDL 8/2019. En 2024:

Indicador (campaña de control del registro de jornada, 2024)	Dato
Actuaciones	9.097
Requerimientos	2.003
Infracciones detectadas	1.869
Importe	2.990.241,60 €

Dividiendo el importe entre el número de infracciones, el importe medio ronda los 1.600 euros por infracción (cálculo propio sobre esos datos), dentro del grado medio de la infracción grave. El informe no desglosa estas cifras por sector de actividad ni por tamaño de empresa, por lo que este artículo no ofrece cuantías medias sectoriales.

El mismo informe da cifras más amplias para el conjunto de la materia de tiempo de trabajo (35.500 actuaciones y 3.408 infracciones por 10.844.778,24 euros), que no deben confundirse con las del registro de jornada.

Cálculo de riesgo esperado: probabilidad × cuantía

La decisión de cumplir o no cumplir el registro de jornada no debería tomarse en términos de “nos puede caer una multa” en abstracto. Debería tomarse como cualquier decisión de negocio: evaluando el valor esperado del riesgo.

El valor esperado de una sanción es:

Riesgo esperado = Probabilidad de inspección × Probabilidad de sanción dado inspección × Cuantía media de sanción

Qué probabilidad usar

La ITSS no publica la probabilidad de que una empresa reciba una actuación según su sector o tamaño. Por eso las probabilidades de los dos ejemplos siguientes son supuestos ilustrativos, no estadística oficial: sustitúyelos por tu propia estimación (una denuncia de un trabajador, por ejemplo, cambia por completo el escenario).

Cálculo de riesgo para empresa prototipo (ejemplo hipotético)

Empresa: PYME de servicios con 12 empleados, sin sistema de fichaje, sin antecedentes inspectores, sector no prioritario.

Probabilidad de actuación en 12 meses (supuesto):    2 %
Probabilidad de sanción si hay actuación:            90 %
(registro inexistente → sanción casi segura)

Cuantía esperada si se sanciona:
  Infracción grave, grado medio (12 empleados):   2.500 €
  Coste de asesoría para alegaciones:               500 €
  Cuantía total esperada si hay sanción:          3.000 €

Riesgo esperado en 12 meses:
  0,02 × 0,90 × 3.000 = 54 €/año

Un riesgo esperado de 54 euros anuales parece bajo. Sin embargo, la lógica del riesgo esperado tiene una trampa importante: el riesgo no se distribuye uniformemente en el tiempo. No recibirás 54 euros de multa cada año; recibirás cero euros durante varios años y una multa de varios miles de euros el año en que se produzca la actuación. Para muchas PYMEs, un gasto inesperado de 3.000 a 6.000 euros en un ejercicio tiene un impacto de liquidez significativo.

Empresa (ejemplo hipotético): bar-restaurante con 8 empleados, sin sistema de fichaje.

Probabilidad de actuación en 12 meses (supuesto):   10 %
Probabilidad de sanción si hay actuación:            85 %

Cuantía esperada si se sanciona:
  Infracción grave, grado medio (8 empleados):    1.800 €
  Coste de asesoría:                                400 €
  Cuantía total esperada:                         2.200 €

Riesgo esperado en 12 meses:
  0,10 × 0,85 × 2.200 = 187 €/año

Con ese supuesto, el riesgo esperado anual de 187 euros ya supera el coste de las soluciones de fichaje más económicas del mercado. Pero, de nuevo, lo relevante no es el promedio: es que con una probabilidad del 10% anual, en un horizonte de ocho años la probabilidad acumulada de haber recibido al menos una actuación supera el 56%.

Atenuantes y agravantes en la sanción

El artículo 39 LISOS enumera los criterios de graduación de forma taxativa. No todos pesan igual en la práctica.

Agravantes de mayor peso real

Reincidencia — No es un criterio del artículo 39, sino del artículo 41 LISOS: existe cuando se comete una infracción del mismo tipo y calificación en los 365 días siguientes a la notificación de una sanción anterior, siempre que esa resolución sea firme. Su efecto es que la cuantía puede incrementarse hasta el doble del grado que corresponda, sin superar el máximo previsto para esa clase de infracción. No convierte una infracción grave en muy grave, y un requerimiento o una advertencia previa no son reincidencia (aunque desatender los requerimientos de la Inspección sí es un criterio de graduación del artículo 39.2).

Número de trabajadores afectados — Es el criterio que más diferencia la cuantía entre una microempresa y una empresa mediana. No hay una escala oficial publicada por la ITSS, pero la práctica inspectora muestra que por encima de 20 trabajadores afectados la graduación raramente es grado mínimo, y por encima de 50 la presión hacia el grado máximo dentro del tipo de infracción es muy alta.

Incumplimiento de requerimiento previo — Si la empresa recibió un requerimiento de subsanación y no actuó, ese incumplimiento es agravante expreso. En algunos casos lleva directamente a la propuesta de infracción en grado máximo sin posibilidad de argumento atenuante.

Fraude o falsificación — «Fraude o connivencia» figura entre los criterios del artículo 39.2, así que el ajuste deliberado de registros para ocultar horas extra puede llevar la sanción hacia el grado máximo. Pero sigue siendo la infracción grave del artículo 7.5: el artículo 8 LISOS no recoge la manipulación del registro de jornada como infracción muy grave.

Atenuantes que realmente funcionan

Corrección antes del acta — Si entre el requerimiento y la emisión del acta la empresa implementa un sistema correcto y puede demostrarlo, el inspector puede reducir significativamente la graduación. En algunos expedientes, la corrección previa al acta ha llevado a actas de advertencia sin sanción económica.

Primera infracción documentada — Sin una sanción firme anterior por el mismo tipo de infracción no cabe apreciar reincidencia, y la argumentación de grado mínimo tiene fundamento sólido. Conviene documentarlo explícitamente en las alegaciones, no asumirlo.

Pago antes de la resolución — Si la sanción propuesta en el acta es solo económica, la empresa puede pagarla antes de que se dicte resolución, renunciando a alegar o recurrir en vía administrativa, y el importe se reduce un 40 % (artículo 14.6 del Real Decreto 928/1998). No es un atenuante en sentido jurídico y el pago lleva implícito el reconocimiento de la responsabilidad.

Plazos de prescripción y caducidad

Conocer los plazos es importante tanto para planificar la defensa como para entender cuándo puede la Inspección actuar respecto a periodos pasados.

Prescripción de infracciones

Las infracciones en el orden social prescriben a los tres años contados desde la fecha de la infracción, salvo las excepciones que la propia ley enumera (artículo 4 LISOS):

Materia	Plazo de prescripción
Relaciones laborales, incluido el registro de jornada (art. 4.1)	3 años, sea cual sea la gravedad
Seguridad Social (art. 4.2)	4 años
Prevención de riesgos laborales (art. 4.3)	1 año las leves, 3 años las graves y 5 años las muy graves

El esquema de uno, tres y cinco años según la gravedad solo rige en prevención de riesgos laborales; no se aplica al registro de jornada.

Según el artículo 7.2 del Real Decreto 928/1998, el plazo se interrumpe, entre otras causas, por el acta de infracción debidamente notificada o por un requerimiento de la Inspección.

Implicación práctica: la Inspección puede solicitar los registros de los últimos cuatro años (plazo de conservación del artículo 34.9 ET), aunque no todos esos periodos sean ya sancionables.

Caducidad del procedimiento sancionador

El plazo máximo para resolver es de seis meses, contados desde la fecha del acta hasta la notificación de la resolución (artículo 20.3 del Real Decreto 928/1998). Si se supera, el expediente caduca. La caducidad no extingue la infracción, pero sí el expediente concreto: la ITSS puede iniciar un nuevo expediente si la infracción no ha prescrito.

Defensa: alegaciones, recursos y reducción de cuantía

Recibir un acta de infracción no es el final del procedimiento: es el inicio de una fase en la que la empresa puede influir activamente en el resultado.

Las alegaciones al acta (plazo: 15 días hábiles)

Es el momento más importante del procedimiento. Las alegaciones deben presentarse por escrito ante la Autoridad Laboral que notificó el acta, dentro de los quince días hábiles siguientes a la notificación.

Los argumentos más efectivos en alegaciones por registro de jornada son:

Error en los hechos: El acta describe incorrectamente la situación. Si la empresa tenía sistema de registro y el inspector no lo constató, las alegaciones son el momento de demostrarlo con documentación.
Error en la tipificación: La conducta no encaja en el precepto citado, o debería ser leve y no grave. Este argumento requiere análisis jurídico y es el que más se beneficia de asistencia letrada.
Ausencia de culpabilidad: El incumplimiento se debió a causas ajenas a la voluntad de la empresa (fallo del sistema informático, instrucciones erróneas de la gestoría) que la empresa acredita con documentación. Este argumento raramente elimina la sanción pero puede reducirla.
Atenuantes no recogidos en el acta: Si el inspector no reflejó que la empresa era reincidente por primera vez, o que cooperó, o que subsanó antes de la visita, las alegaciones son el momento de documentarlo.
Defectos formales del acta: Notificación incorrecta, competencia del inspector, falta de precisión en los hechos imputados. Son argumentos técnicos que requieren asesoría especializada.

El recurso de alzada

Si la resolución mantiene la sanción y la empresa no está de acuerdo, puede interponer recurso de alzada en el plazo de un mes desde la notificación de la resolución. El recurso se resuelve por el superior jerárquico de quien dictó la resolución (habitualmente el Secretario General de Trabajo de la comunidad autónoma).

El recurso de alzada es la última vía administrativa. Si se desestima, la empresa puede acudir a la vía contencioso-administrativa en el plazo de dos meses desde la notificación de la desestimación.

La reducción del 40 % por pago antes de la resolución

El Real Decreto 928/1998, reglamento del procedimiento sancionador en el orden social, prevé una reducción por pago voluntario:

Cuándo: si el acta propone una sanción exclusivamente económica y sin sanción accesoria, la empresa puede presentar, dentro de los quince días del plazo de alegaciones, un escrito manifestando su voluntad de pagar antes de la resolución y renunciando a cualquier acción, alegación o recurso en vía administrativa (artículo 17.1).
Cuánto: si paga en el plazo que se le indique, el importe se reduce un 40 %, y el pago lleva implícito el reconocimiento de la responsabilidad (artículo 14.6).
Cuándo no: no se aplica a las actas de infracción que concurren con actas de liquidación de cuotas por los mismos hechos, que tienen su propio régimen (artículo 14.6).

Recurrir y acogerse a esta reducción son, por tanto, opciones excluyentes: la reducción exige renunciar a los recursos en vía administrativa antes de la resolución.

Cuándo tiene sentido pagar sin recurrir: cuando la infracción es clara y la cuantía con la reducción es razonable. Recurrir ante la vía contencioso-administrativa cuesta en honorarios de abogado y procurador más de lo que se ahorra en muchos expedientes de cuantía media.

Para una guía completa del proceso de actuación de la ITSS, con checklist de preparación, la guía de preparación para inspección de trabajo y el análisis de multas de Inspección de Trabajo por no fichar cubren el procedimiento desde ambos ángulos.

Comparativa coste sanción vs coste software fichaje

El análisis de riesgo anterior tiene más sentido cuando se contrasta con lo que cuesta el cumplimiento.

El coste real del cumplimiento en 2026

El análisis detallado del mercado de software de fichaje, con precios verificados de ocho herramientas, está recogido en el artículo software de fichaje para PYME: cuánto cuesta realmente. El resumen para la decisión que nos ocupa:

Perfil de empresa	Coste anual de cumplimiento	Herramienta de referencia
1-3 empleados	0 €	Workrono Starter (gratuito permanente)
3-10 empleados	348 €/año (29 €/mes)	Workrono Basic
11-30 empleados	708 €/año (59 €/mes)	Workrono Business
31-75 empleados	1.188 €/año (99 €/mes)	Workrono Business Plus

Frente a estas cifras, la comparativa con el coste del incumplimiento:

Grado de la infracción grave (art. 7.5)	Multa (artículo 40.1.b LISOS)
Grado mínimo	751 – 1.500 €
Grado medio	1.501 – 3.750 €
Grado máximo	3.751 – 7.500 €

Para una empresa de 10 empleados en hostelería, el coste de cumplir (348 €/año) es inferior a la cuantía mínima de una sanción grave (751 €). La LISOS no fija la multa por número de empleados: el número de trabajadores afectados es uno de los criterios para elegir el grado (artículo 39.2), y la reincidencia puede elevar la cuantía hasta el doble, con el tope de 7.500 € de la infracción grave (artículo 41). La relación coste-beneficio del cumplimiento es inequívoca incluso en el escenario más conservador.

Lo que la tabla no recoge

La comparativa anterior solo incluye la multa directa. Un expediente sancionador real tiene costes adicionales que pueden duplicar o triplicar la cuantía de la multa:

Honorarios de asesoría laboral para las alegaciones: entre 400 y 1.500 euros según complejidad.
Honorarios de abogado y procurador en vía contencioso-administrativa: desde 1.200 euros.
Tiempo del responsable de RRHH o gerente en preparar documentación, atender al inspector y gestionar el expediente: estimado entre 8 y 25 horas para un expediente medio.
Actas adicionales derivadas del mismo expediente (horas extra no cotizadas, descansos no respetados): pueden duplicar el importe.
Pérdida de ayudas y bonificaciones de empleo solo si el expediente incluye alguna de las infracciones del artículo 46 LISOS (por ejemplo, trabajadores sin alta en la Seguridad Social); no por la infracción del registro de jornada.

Errores que disparan sanción aunque tengas software

Tener un sistema de fichaje instalado no garantiza la ausencia de sanción. Estos son errores que dejan expuesta a una empresa aunque tenga software.

Error 1: El sistema solo registra entradas, no salidas

Un sistema configurado para fichar solo la entrada del día no cumple el artículo 34.9 ET. La norma exige el registro del horario de inicio y finalización de la jornada. Esto aplica también a empleados que teletrabajan: si el sistema permite registrar entrada desde casa pero no salida, el incumplimiento es el mismo.

Error 2: Los registros no son accesibles para los trabajadores

El artículo 34.9 ET establece que los registros deben estar “a disposición de los trabajadores”. Un sistema en el que solo RRHH puede ver los datos, y los empleados no tienen acceso a su propio historial, incumple esta obligación. Esa puesta a disposición forma parte de las normas sobre registro de jornada, cuya transgresión el artículo 7.5 LISOS califica como infracción grave.

Error 3: Los registros se pueden modificar sin trazabilidad

La modificación de un fichaje erróneo es legítima: los empleados cometen errores. Lo que no es aceptable es que la modificación se realice sin dejar rastro del valor original y de quién y cuándo realizó el cambio. Un sistema que permite sobrescribir los registros sin traza de auditoría es vulnerable a la acusación de manipulación, aunque no haya habido intención de fraude.

Error 4: No hay registros para periodos anteriores (fallo de backup)

El sistema funcionaba, pero los datos de hace tres años no se pueden recuperar porque nadie configuró las copias de seguridad o el plan de RRHH caducó y se borró la cuenta. La obligación de conservación durante cuatro años es responsabilidad de la empresa, no del proveedor del software. Si el contrato con el proveedor no garantiza la portabilidad y exportación de datos, la empresa asume el riesgo de perderlos si cambia de herramienta o si el proveedor desaparece.

Error 5: Los empleados externalizados o de ETT no fichan en el sistema

Si la empresa tiene trabajadores cedidos por una ETT que prestan servicios en sus instalaciones, la obligada a registrar su jornada diaria es la empresa usuaria, que ejerce la dirección y el control de la actividad durante la puesta a disposición (artículo 15.1 de la Ley 14/1994). Así lo interpreta la Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (pregunta A.2), que añade que la usuaria debe conservar esos registros cuatro años y acordar con la ETT cómo se los aporta, porque la ETT sigue siendo responsable del salario y la cotización. En las subcontratas, en cambio, la obligada es la contratista, que puede servirse del sistema de registro de la empresa principal si ambas lo acuerdan.

Error 6: El sistema no funciona para teletrabajadores

El artículo 34.9 ET no distingue entre presencial y remoto. Si parte de la plantilla teletrabaja y el sistema de fichaje no permite registrar desde fuera del centro de trabajo, esos empleados tienen un registro incompleto o inexistente. Los sistemas de fichaje QR desde el móvil y las apps de fichaje con acceso web resuelven este problema de forma nativa.

Error 7: Los registros no reflejan la jornada real

Este es el error más frecuente y el más grave. El sistema existe, los empleados fichan, pero fichan el horario teórico porque el responsable les dice que “no pasa nada”. Un empleado que comienza a trabajar a las 8:00 pero ficha a las 9:00 —la hora de inicio del contrato— tiene un registro incorrecto aunque exista un sistema. Si la Inspección entrevista a trabajadores y estos declaran que empezaban antes de la hora registrada, el sistema se convierte en evidencia de manipulación.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto es la multa por no fichar en España en 2026?

Depende de la gravedad calificada por el inspector. La infracción más habitual —ausencia total de registro o registro que no refleja la jornada real— se tipifica como grave (artículo 7.5 LISOS). Según el artículo 40.1.b LISOS, la multa por infracción grave va de 751 euros en grado mínimo a 7.500 euros en grado máximo; en grado medio, de 1.501 a 3.750 euros. La falsificación o la reincidencia no la convierten en muy grave: la manipulación de registros es un criterio para agravar el grado (artículo 39.2) y la reincidencia permite incrementar la cuantía hasta el doble sin superar los 7.500 euros (artículo 41).

¿Es obligatorio el registro de jornada para todos los trabajadores?

Sí, sin excepción por tamaño de empresa, sector o tipo de contrato. El único colectivo expresamente excluido del Estatuto de los Trabajadores son los trabajadores autónomos sin empleados y los altos directivos con contrato especial de alta dirección (aunque estos últimos están en zona gris según la jurisprudencia más reciente). Para todos los demás trabajadores por cuenta ajena, el registro es obligatorio independientemente de si son a tiempo completo, parcial, fijo, temporal o teletrabajadores.

¿Pueden multarme si uso hojas de papel o Excel?

La ley no prohíbe ningún formato específico. Pero papel y Excel presentan problemas prácticos graves ante una inspección: falta de trazabilidad de modificaciones, imposibilidad de demostrar que reflejan la jornada real y no el horario teórico, y riesgo de que el inspector los considere no fiables. No están prohibidos, pero su uso aumenta el riesgo real de sanción.

¿Cuánto tiempo tiene la ITSS para sancionarme por algo que pasó hace años?

Las infracciones en materia de registro de jornada son graves y prescriben a los tres años. Esto significa que en mayo de 2026, la ITSS puede sancionar infracciones ocurridas desde mayo de 2023. La obligación de conservar registros durante cuatro años (hasta mayo de 2022 desde hoy) es más amplia que el plazo de prescripción de tres años, lo que significa que si te piden registros de 2022 y no los tienes, eso puede ser infracción grave aunque 2022 esté fuera del plazo de prescripción para sancionar la conducta original de no fichar.

¿Qué hago si recibo un requerimiento de la Inspección de Trabajo?

El requerimiento es la primera oportunidad de regularización. Los pasos recomendados: (1) Leer el requerimiento con atención para identificar exactamente qué periodos y qué documentos solicita. (2) Contactar inmediatamente con la asesoría laboral o con un abogado especialista en derecho laboral. (3) Implementar el sistema de fichaje si no existe, o corregir los defectos si existe, antes de la fecha límite indicada en el requerimiento. (4) Preparar los registros disponibles en formato exportable y organizado. Una respuesta diligente y completa al requerimiento puede cerrar el expediente sin sanción económica.

¿Puede la Inspección entrar en mi empresa sin avisar?

Sí. El artículo 13 de la Ley Ordenadora de la Inspección de Trabajo (Ley 23/2015) otorga a los inspectores la facultad de entrar libremente en cualquier centro de trabajo, empresa o establecimiento sujeto a inspección, sin necesidad de aviso previo ni autorización. Lo que sí pueden hacer: identificarse, solicitar la presencia del responsable, entrevistar a trabajadores y revisar los sistemas de registro. Lo que no pueden: acceder a domicilios particulares sin consentimiento o resolución judicial, ni incautar documentación original sin justificación.

¿La sanción es por empresa o por trabajador que no ficha?

La sanción del artículo 7.5 LISOS es por empresa, no por trabajador. El artículo 7.5 no prevé una infracción por cada trabajador afectado, a diferencia de otros tipos que sí lo dicen expresamente, como el 7.2 o la falta de alta en la Seguridad Social del 22.2. El número de trabajadores afectados es uno de los criterios de graduación del artículo 39.2 LISOS para determinar el grado —mínimo, medio o máximo—. Una empresa con 50 trabajadores sin fichar no recibe 50 veces la multa mínima; recibe una sola sanción graduada hacia el máximo por el elevado número de afectados.

¿Cómo afecta el nuevo decreto de fichaje digital obligatorio a las sanciones?

En mayo de 2026, el Real Decreto que convertiría el fichaje digital en la única vía válida estaba en tramitación pero no publicado en el BOE. Las empresas que ya usen sistemas digitales con inmutabilidad y trazabilidad no tendrán que hacer cambios sustanciales cuando se publique. Las que usen papel o Excel tendrán que migrar en el periodo de adaptación previsto (estimado en 6-12 meses para PYMEs). No se prevén cuantías de sanción diferentes a las actuales del LISOS para el incumplimiento del nuevo decreto, pero la tipificación de conductas será más precisa.

Cierre: la ecuación real de la decisión

Las sanciones por no fichar no son un riesgo teórico ni un instrumento de presión arbitrario de la Administración. Son la consecuencia prevista y aplicada de un incumplimiento normativo con siete años de historia desde que el RDL 8/2019 entró en vigor. La Inspección de Trabajo tiene más recursos, más datos cruzados con la TGSS y la AEAT, y más actas emitidas cada año que el anterior.

La pregunta que este artículo pretende responder es concreta: ¿sale a cuenta cumplir? La tabla de cuantías LISOS da la respuesta: el coste mínimo de una sanción grave (751 euros para el grado mínimo) supera ya el coste anual de las soluciones de fichaje más económicas del mercado. Y en la campaña de control del registro de jornada de 2024, el importe medio por infracción rondó los 1.600 euros (cálculo sobre los datos del Informe Anual de la ITSS), varias veces el coste anual de cumplir para una pyme pequeña, antes de sumar asesoría.

Lo que cambia con un sistema de fichaje correcto no es solo la multa evitada. Es la capacidad de responder a un requerimiento con registros exportables y con trazabilidad, el acceso del empleado a su historial que evita denuncias por oscurantismo, y la detección interna de desviaciones antes de que se conviertan en horas extra no pagadas que acumulan tanto infracción de registro como infracción por impago.

La guía de control horario completa para España recoge el marco normativo integral para empresas que quieren entender no solo las sanciones sino todo el sistema de obligaciones. Y si la decisión ya está tomada y la duda es qué herramienta elegir, el análisis de cuánto cuesta el software de fichaje para PYMEs comparar precios verificados de ocho soluciones con el TCO real para distintos tamaños de empresa.

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Fuentes consultadas

Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE) — norma que establece la obligación de registro de jornada.
Real Decreto Legislativo 5/2000 — LISOS, texto consolidado (BOE) — artículos 4, 6, 7.5, 8, 39, 40, 41 y 46 (régimen sancionador vigente).
Plan Estratégico de la ITSS 2025-2027 (oeitss.gob.es) — medidas sobre el registro de jornada (línea 1.2).
Informe Anual de la ITSS 2024, capítulo «Actividad de la ITSS» (oeitss.gob.es) — resultados de la campaña de control del registro de jornada.
Real Decreto 928/1998 — reglamento del procedimiento sancionador en el orden social, texto consolidado (BOE) — artículos 7.2, 14.6, 17.1 y 20.3 (interrupción de la prescripción, reducción por pago y plazo para resolver).

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