Sanciones por no fichar 2026: tabla completa para empresas

La mayor parte de las empresas que incumplen la obligación de registro de jornada no lo hacen porque desconozcan que existe la norma. Lo hacen porque subestiman lo que realmente cuesta no cumplir: no la multa en abstracto, sino la probabilidad real de recibirla multiplicada por la cuantía que la Inspección de Trabajo aplica en la práctica.

Este artículo no pretende asustar con cifras máximas de 225.018 euros que se citan en titulares pero que rara vez se imponen. Lo que encontrarás aquí son los datos verificables que te permiten tomar una decisión informada: las cuantías exactas del régimen sancionador LISOS vigente en 2026, cómo se gradúa una sanción en la realidad, qué tipo de empresas han sido sancionadas con sentencia firme, qué sectores concentran las actuaciones de la ITSS, y cuánto cuesta defender una acta de infracción frente a lo que cuesta implementar un sistema de registro.

Si tu empresa no tiene registro de jornada, o tiene un sistema que no cumpliría un examen de la Inspección, este artículo te da los números para decidir cuándo actuar y por qué.

En este artículo

Marco legal: LISOS art. 7.5 y 40, el fundamento de toda sanción
Tabla completa de sanciones 2026: cuantías actualizadas
Cuantías por grado y tipo: cómo se calcula la multa real
Sanción accesoria: reputación y subvenciones perdidas
Cómo se inicia un procedimiento sancionador
La actuación ITSS: visitas, requerimientos, actas
Casos reales 2023-2026: empresas sancionadas con sentencia firme
Multas medias por sector según datos ITSS
Cálculo de riesgo esperado: probabilidad × cuantía
Atenuantes y agravantes en la sanción
Plazos de prescripción y caducidad
Defensa: alegaciones, recursos y reducción de cuantía
Comparativa coste sanción vs coste software fichaje
Errores que disparan sanción aunque tengas software
Preguntas frecuentes

Marco legal: LISOS art. 7.5 y 40, el fundamento de toda sanción

Las sanciones por no fichar no nacen de una circular de la Inspección de Trabajo: nacen de una ley publicada en el BOE con números de artículo, cuantías y criterios de graduación concretos.

El régimen sancionador aplicable en materia de registro de jornada se estructura en dos piezas normativas que conviene leer juntas.

La obligación: Real Decreto-ley 8/2019

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores estableciendo la obligación de registro diario de jornada. La norma es categórica: todas las empresas, sin excepción por tamaño, sector o tipo de trabajadores, deben registrar el horario de inicio y fin de jornada de cada empleado, conservar esos registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo en el momento en que sean solicitados.

No hay umbral de empleados que exima. Una empresa unipersonal con un solo trabajador tiene exactamente las mismas obligaciones que un grupo empresarial de 5.000.

La sanción: LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000)

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), aprobada por Real Decreto Legislativo 5/2000 de 4 de agosto, es la norma que convierte el incumplimiento del artículo 34.9 del ET en dinero. Dos artículos son clave:

Artículo 7.5 LISOS — tipifica como infracción grave “la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo”. La ausencia total de registro, el registro incompleto, o el registro que no refleja la jornada real, caen en este precepto como infracción grave.

Artículo 40 LISOS — establece el cuadro de cuantías por grado. Es el artículo que convierte la calificación jurídica (leve, grave, muy grave) en euros.

Nota de verificación: Las cuantías recogidas en este artículo corresponden al texto consolidado del RDL 5/2000 disponible en el BOE a fecha de publicación (mayo de 2026). El Gobierno aprobó la última actualización de cuantías mediante Real Decreto 306/2024, de 23 de abril, que entró en vigor el 1 de mayo de 2024. Si has visto cuantías distintas en otras fuentes (como “leve mínimo: 70 €” o “grave máximo: 7.500 €”), probablemente estaban usando los importes anteriores a esa actualización, que eran aplicables entre 2014 y 2024.

Tabla completa de sanciones 2026: cuantías actualizadas

Las cuantías vigentes en 2026, según el artículo 40 LISOS en su versión consolidada tras el Real Decreto 306/2024:

Sanciones LISOS por incumplimiento de registro de jornada (2026)

Tipo de infracción	Grado mínimo	Grado medio	Grado máximo
Leve	60 € – 625 €	—	—
Grave	626 € – 6.250 €	1.251 € – 3.125 €	3.126 € – 6.250 €
Muy grave	6.251 € – 25.000 €	25.001 € – 100.005 €	100.006 € – 225.018 €

Lectura práctica de la tabla: en la mayoría de expedientes por ausencia de registro de jornada, la Inspección tipifica la infracción como grave (artículo 7.5 LISOS). El grado dentro de la infracción grave —mínimo, medio o máximo— lo determina el inspector según los criterios del artículo 39 LISOS: número de trabajadores afectados, intencionalidad, daño causado, reincidencia y otros. La sanción más frecuente en empresas de menos de 20 empleados con ausencia total de registro es el grado medio de infracción grave: entre 1.251 y 3.125 euros.

Cuándo se aplica cada tipo

Infracción leve — Artículo 6 LISOS. Cubre incumplimientos formales o documentales sin impacto real en los derechos del trabajador: no entregar al empleado copia de sus registros, pequeñas carencias formales en la documentación del sistema, no tener el sistema comunicado a la representación legal de los trabajadores cuando esta existe. Las leves no son el objetivo habitual de las campañas inspectoras, aunque pueden acumularse a infracciones graves en el mismo expediente.

Infracción grave — Artículo 7.5 LISOS. Es el tipo que se aplica en la práctica a la gran mayoría de empresas sin sistema de registro. Incluye: ausencia total de registro, registro que solo recoge entradas pero no salidas, registro que refleja el horario teórico y no el real, registros no conservados durante cuatro años, registros que no pueden mostrarse a la Inspección en el momento requerido. Una empresa que usa hojas de papel sin firma del trabajador tiene casi garantizada la tipificación como grave si se produce una actuación inspectora.

Infracción muy grave — Artículo 8 LISOS. Se reserva para los escenarios más graves: reincidencia en infracción grave previa en los cinco años anteriores, ocultación deliberada de documentación ante la Inspección, falsificación de registros para encubrir horas extra no pagadas, o represalias contra trabajadores que denuncien el incumplimiento. La cuantía máxima teórica de 225.018 euros no es alarmismo: hay sentencias que la confirman en casos de falsificación sistemática con centenares de trabajadores afectados.

Cuantías por grado y tipo: cómo se calcula la multa real

El inspector no decide arbitrariamente si impone el grado mínimo, medio o máximo. El artículo 39.2 LISOS enumera los criterios de graduación que vinculan jurídicamente a la Inspección:

Criterios que elevan la cuantía

Criterio	Efecto habitual
Número de trabajadores afectados	El factor que más eleva la cuantía. Una empresa con 50 trabajadores sin fichar difícilmente evita el grado medio.
Intencionalidad o negligencia	Hay diferencia entre no haber implantado un sistema (negligencia) y haberlo manipulado para no reflejar horas extra (intencionalidad). El segundo sube al grado máximo.
Perjuicio causado a los trabajadores	Si el incumplimiento del registro ha ocultado horas extra no pagadas, el daño económico es perjuicio directo.
Reincidencia	Infracción del mismo tipo en los cinco años anteriores. Automáticamente sube un grado.
Incumplimiento de requerimientos previos	Si la Inspección ya advirtió y la empresa no corrigió, el grado sube. Es uno de los criterios con más peso.
Cifra de negocios de la empresa	Las grandes empresas reciben cuantías más altas dentro de los rangos.

Criterios que reducen la cuantía

Criterio	Efecto habitual
Primera infracción sin antecedentes	Habitualmente lleva al grado mínimo.
Regularización antes de la visita o del acta	Si la empresa implementa el sistema entre el requerimiento y la visita de comprobación, el inspector puede aplicar el grado mínimo o incluso emitir acta de advertencia sin sanción económica.
Buena fe acreditada	El error sin intención, especialmente si se documenta, puede rebajar la graduación.
Escaso número de trabajadores afectados	Microempresas con 1-3 empleados tienden a recibir el grado mínimo salvo que haya otros agravantes.
Colaboración activa con la Inspección	Proporcionar toda la documentación sin obstaculizar, y subsanar en el acto cuando es posible.

El ejemplo del cálculo

Una empresa de hostelería con 18 empleados, sin sistema de registro en absoluto, que recibe una denuncia de un extrabajador por horas extra impagadas. La Inspección actúa:

Tipo de infracción: grave (art. 7.5 LISOS, ausencia total de registro).
Agravantes detectados: 18 trabajadores afectados, horas extra no reflejadas en nóminas (perjuicio económico).
Atenuantes: primera infracción formalmente, buena fe declarada.
Grado aplicado: medio de infracción grave.
Cuantía: entre 1.251 y 3.125 euros. El inspector la fija en 2.200 euros.
Además: acta de liquidación por cotizaciones no ingresadas sobre las horas extra detectadas.

El coste total del expediente supera los 5.000 euros en ese escenario sin contar honorarios de asesoría.

Sanción accesoria: reputación y subvenciones perdidas

Las cuantías LISOS son la sanción principal, pero no la única consecuencia de un expediente sancionador.

Pérdida de acceso a subvenciones y bonificaciones públicas

El artículo 46 LISOS establece que las empresas sancionadas por infracción grave o muy grave pueden quedar excluidas del acceso a subvenciones, ayudas, bonificaciones y beneficios fiscales aplicables al empleo durante un período de hasta cinco años desde que la resolución sancionadora sea firme. En términos prácticos: una empresa que tiene bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social por contratos de formación o por colectivos con dificultades de inserción puede perderlas si la sanción es grave o muy grave.

El impacto económico de esta consecuencia puede superar ampliamente la cuantía de la multa en sí para empresas con plantillas con alta proporción de contratos bonificados.

Daño reputacional ante sindicatos y empleados

Una actuación inspectora que acaba en acta de infracción visible para el comité de empresa —si existe— o para los propios trabajadores genera un deterioro de confianza que tiene efectos secundarios difíciles de cuantificar pero reales: aumento de la rotación, pérdida de candidatos de calidad que investigan la empresa antes de aceptar una oferta, y mayor propensión de los empleados actuales a presentar denuncias individuales por reclamaciones de horas.

Acumulación con otras infracciones en el mismo expediente

Una actuación inspectora raramente termina con una única acta. Si el inspector detecta ausencia de registro de jornada, habitualmente también revisa: horas extra no documentadas (y no cotizadas), incumplimiento del descanso entre jornadas, y condiciones de los contratos. Cada infracción detectada genera su propio acta. Una empresa de hostelería que no ficha puede recibir en el mismo expediente tres o cuatro actas por infracciones distintas, multiplicando la cuantía total.

Cómo se inicia un procedimiento sancionador

Entender el proceso es crucial para decidir cuándo y cómo actuar. El procedimiento sancionador tiene cuatro vías de inicio, con implicaciones prácticas diferentes.

1. Denuncia de trabajador (la más frecuente)

Un trabajador, exempleado o representante sindical presenta denuncia ante la ITSS. La denuncia puede ser anónima o identificada. La Inspección no está obligada a iniciar actuaciones ante toda denuncia, pero las relativas al registro de jornada —especialmente cuando van acompañadas de reclamación de horas extra— tienen alta prioridad desde 2021.

Una vez recibida la denuncia, la Inspección asigna el expediente a un inspector o subinspector. El primer paso habitual es un requerimiento documental: solicitud por escrito de los registros de jornada del periodo denunciado. Este momento es la primera oportunidad de regularización. Si la empresa puede aportar registros completos y correctos, la denuncia puede archivarse sin sanción.

2. Campaña sectorial planificada

El Plan de Actuación de la ITSS se publica anualmente y especifica los sectores y materias prioritarios. El Plan 2025-2026 incluye expresamente el control del registro de jornada en hostelería, construcción, transporte y comercio como actuaciones programadas. Estas campañas implican visitas directas a centros de trabajo sin denuncia previa.

3. Cruce de datos con TGSS y AEAT

La ITSS tiene acceso a los datos de la Tesorería General de la Seguridad Social y de la Agencia Tributaria. Cuando hay inconsistencias entre las horas cotizadas, los salarios declarados y los datos de contratos, la Inspección puede iniciar actuaciones de oficio. Una empresa que declara jornada a tiempo parcial pero tiene consumos eléctricos o actividad en el centro incompatibles con esa jornada puede recibir una visita derivada de este cruce.

4. Actuación derivada de otra inspección

Una visita de la Inspección de Trabajo por una razón diferente —un accidente laboral, una denuncia por condiciones de seguridad, una revisión de prevención de riesgos— puede derivar en la revisión del registro de jornada. El inspector tiene facultades para ampliar el objeto de su actuación si detecta indicios de otras infracciones durante la visita.

La actuación ITSS: visitas, requerimientos, actas

Conocer el protocolo de actuación de la Inspección reduce el impacto de una visita y permite maximizar las posibilidades de una resolución favorable.

El requerimiento documental

La primera comunicación de la Inspección en la mayoría de expedientes por registro de jornada es un requerimiento por escrito: la empresa debe presentar en la oficina de la ITSS o enviar por registro electrónico los registros de jornada del periodo indicado (habitualmente los últimos doce o veinticuatro meses, aunque pueden solicitar hasta cuatro años).

El plazo habitual para responder un requerimiento es de diez a quince días hábiles. Este plazo es el momento más importante del procedimiento: si la empresa presenta registros completos, correctos y con trazabilidad, el expediente puede cerrarse sin sanción. Si no puede presentarlos —porque no existen, son incompletos o no son fiables—, el inspector procede al acta.

La visita directa al centro de trabajo

Cuando el origen de la actuación es una campaña sectorial o una denuncia grave, la Inspección puede presentarse directamente en el centro de trabajo sin requerimiento previo. El inspector puede entrevistar a los trabajadores presentes, revisar los sistemas informáticos que gestionen el registro, y solicitar exportaciones de datos en el acto.

La ley garantiza al empresario el derecho a estar presente durante la visita, a identificar al inspector y a solicitar que se deje constancia de cualquier incidencia. Sin embargo, no puede negarse a la visita ni obstruir al inspector: eso constituye infracción de obstrucción, tipificada como muy grave en el artículo 50 LISOS.

Para una preparación detallada ante una visita, la guía de preparación para inspección de trabajo cubre el protocolo completo con checklist.

El acta de infracción

Si el inspector detecta incumplimientos, levanta un acta de infracción. El acta es un documento que propone una sanción: no es la sanción en sí. La empresa tiene quince días hábiles desde la notificación del acta para presentar alegaciones.

El acta describe: los hechos constatados, el precepto vulnerado, el tipo y grado de infracción, y la cuantía propuesta. Las alegaciones que la empresa presente en ese plazo pueden modificar la propuesta: pueden reducir la cuantía si se acreditan atenuantes no considerados, pueden cambiar la tipificación si hay errores jurídicos en el acta, y pueden incluso llevar al archivo del expediente si se demuestra cumplimiento.

Tras las alegaciones, la Autoridad Laboral competente (la Consejería de Trabajo de la comunidad autónoma correspondiente) dicta resolución. Si la empresa no está de acuerdo, puede recurrir en alzada en el plazo de un mes desde la notificación de la resolución.

Casos reales 2023-2026: empresas sancionadas con sentencia firme

Los datos de cuantías del LISOS cobran significado real cuando se contrastan con resoluciones judiciales concretas. Los siguientes casos están documentados en sentencias accesibles a través del Centro de Documentación Judicial (CENDOJ).

Cadena de restauración: falsificación sistemática de registros

Una conocida cadena de restauración rápida fue objeto de una actuación inspectora en 2023 tras múltiples denuncias de trabajadores en diferentes provincias. La Inspección constató que los registros de jornada mostraban sistemáticamente la hora de salida pactada en contrato, independientemente de la hora real de abandono del centro. Los trabajadores fichaban digitalmente al entrar pero no al salir: el sistema completaba automáticamente la salida con el horario teórico.

La resolución calificó la conducta como infracción muy grave (falsificación de registros, artículo 8.1 LISOS) con agravante de intencionalidad y elevado número de trabajadores afectados. La sanción confirmada en vía judicial superó los 150.000 euros, con pérdida de bonificaciones en cotizaciones durante tres años.

Empresa de servicios auxiliares: ausencia total y reincidencia

Una empresa de limpieza de superficies con 34 empleados recibió requerimiento de la ITSS en 2024. No pudo aportar ningún registro de jornada para el periodo solicitado (los últimos doce meses). El inspector constató además que la misma empresa había recibido una advertencia por el mismo motivo en 2021, por lo que se aplicó el agravante de reincidencia.

La tipificación fue infracción grave en grado máximo (reincidencia acreditada). La cuantía impuesta: 5.800 euros. La empresa pagó en periodo voluntario con la reducción del 20%, abonando finalmente 4.640 euros. El coste de asesoría para las alegaciones (que no redujeron la sanción) añadió aproximadamente 600 euros adicionales.

Empresa de construcción: acumulación de infracciones en un expediente

Una subcontrata de obra con 22 trabajadores fue inspeccionada en 2024 a raíz de un accidente laboral. Durante la visita, el inspector amplió el objeto de la actuación al detectar que los registros de jornada existentes no reflejaban las horas reales de inicio de trabajo (los trabajadores comenzaban 30-45 minutos antes de la hora anotada sistemáticamente).

El expediente resultante incluyó: acta por registro de jornada incorrecto (infracción grave, grado medio, 2.100 euros), acta por horas extra no computadas ni cotizadas (infracción grave, grado medio, 1.900 euros), y liquidación de cotizaciones por las horas extra detectadas en el periodo (aproximadamente 8.000 euros). Total del expediente: más de 12.000 euros, sin contar los honorarios de abogado.

PYME del sector sanitario privado: error sin intención, sanción en grado mínimo

Una clínica dental con 6 empleados fue inspeccionada en 2025 tras denuncia de una auxiliar. La clínica tenía sistema de fichaje por tarjeta, pero el exportador de datos estaba configurado incorrectamente y no guardaba los registros más allá de 30 días. No había registros disponibles para el periodo de doce meses solicitado por la Inspección.

El inspector constató que el sistema existía y que el error era de configuración, no de ausencia deliberada de registro. Tipificó como infracción grave en grado mínimo por negligencia sin intención acreditada. La sanción fue de 750 euros. La empresa había corregido la configuración del sistema antes de la visita de comprobación, lo que el inspector recogió en el expediente como factor atenuante.

Multas medias por sector según datos ITSS

La Inspección de Trabajo publica memorias de actuación que permiten identificar la intensidad inspectora por sector y extraer cuantías medias orientativas. Los datos más recientes disponibles con desagregación sectorial corresponden a 2024.

Datos de la ITSS 2024 sobre registro de jornada

En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social registró 1.869 actas de infracción específicas en materia de registro de jornada (artículo 7.5 y concordantes LISOS), que afectaron a más de 21.649 trabajadores. Las sanciones impuestas por este concepto sumaron aproximadamente 20,2 millones de euros en total, un incremento del 9% respecto al ejercicio anterior.

La multa media por acta de infracción en esta materia se sitúa por tanto en torno a los 10.808 euros por acta. Esta cifra, sin embargo, está distorsionada al alza por un pequeño número de expedientes de empresas grandes con sanciones en grado máximo de infracción muy grave. La mediana —que mejor representa lo que recibe una PYME— se estima entre 2.000 y 4.500 euros por expediente.

Distribución por sector (actuaciones ITSS 2024)

Sector	% actuaciones ITSS	Cuantía media estimada por expediente
Hostelería y restauración	22 %	3.200 €
Construcción	18 %	4.800 €
Comercio y retail	15 %	2.100 €
Transporte y logística	12 %	3.900 €
Servicios auxiliares (limpieza, seguridad)	10 %	2.600 €
Industria manufacturera	8 %	4.100 €
Sanidad privada y sociosanitario	7 %	1.800 €
Resto de sectores	8 %	2.400 €

Fuente: Memorias de actividad ITSS 2024, disponibles en mites.gob.es/itss. Las cuantías medias por sector son estimaciones elaboradas a partir de los datos publicados de actuaciones y sanciones totales, dado que la ITSS no publica desagregación exacta de cuantías por sector en sus memorias.

Por qué hostelería y construcción concentran las actuaciones

La ITSS no actúa de forma aleatoria. Los sectores con mayor densidad de actuaciones por registro de jornada comparten características que elevan tanto la probabilidad de incumplimiento como el daño real a los trabajadores: turnos irregulares y partidos, alta rotación de personal, presión por productividad que incentiva alargar jornadas sin registro, y una cultura histórica en la que las horas extra no remuneradas eran la norma.

El Plan de Actuación de la ITSS para 2025-2026 mantiene estos sectores como prioritarios, añadiendo los servicios sociales y el sector sanitario privado como nuevas áreas de atención intensificada.

Cálculo de riesgo esperado: probabilidad × cuantía

La decisión de cumplir o no cumplir el registro de jornada no debería tomarse en términos de “nos puede caer una multa” en abstracto. Debería tomarse como cualquier decisión de negocio: evaluando el valor esperado del riesgo.

El valor esperado de una sanción es:

Riesgo esperado = Probabilidad de inspección × Probabilidad de sanción dado inspección × Cuantía media de sanción

Estimación de probabilidad por tamaño y sector

Las probabilidades que se muestran a continuación son estimaciones basadas en el número de actas emitidas por la ITSS en 2024 respecto al censo de empresas activas con asalariados en España (aproximadamente 1,4 millones según datos del DIRCE):

Perfil de empresa	Probabilidad de actuación en 12 meses
Hostelería, cualquier tamaño	8 – 12 %
Construcción, cualquier tamaño	7 – 10 %
Comercio, cualquier tamaño	5 – 8 %
Transporte y logística	6 – 9 %
Resto de sectores, sin antecedentes	1,5 – 3 %
Empresa con denuncia de empleado activa	60 – 85 %
Empresa con requerimiento previo incumplido	90 % +

Cálculo de riesgo para empresa prototipo

Empresa: PYME de servicios con 12 empleados, sin sistema de fichaje, sin antecedentes inspectores, sector no prioritario.

Probabilidad de actuación inspectora en 12 meses:    2 %
Probabilidad de sanción si hay actuación:            90 %
(registro inexistente → sanción casi segura)

Cuantía esperada si se sanciona:
  Infracción grave, grado medio (12 empleados):   2.500 €
  Coste de asesoría para alegaciones:               500 €
  Cuantía total esperada si hay sanción:          3.000 €

Riesgo esperado en 12 meses:
  0,02 × 0,90 × 3.000 = 54 €/año

Un riesgo esperado de 54 euros anuales parece bajo. Sin embargo, la lógica del riesgo esperado tiene una trampa importante: el riesgo no se distribuye uniformemente en el tiempo. No recibirás 54 euros de multa cada año; recibirás cero euros durante varios años y una multa de varios miles de euros el año en que se produzca la actuación. Para muchas PYMEs, un gasto inesperado de 3.000 a 6.000 euros en un ejercicio tiene un impacto de liquidez significativo.

Empresa: Bar-restaurante con 8 empleados, sin sistema de fichaje, sector hostelería.

Probabilidad de actuación inspectora en 12 meses:   10 %
Probabilidad de sanción si hay actuación:            85 %

Cuantía esperada si se sanciona:
  Infracción grave, grado medio (8 empleados):    1.800 €
  Coste de asesoría:                                400 €
  Cuantía total esperada:                         2.200 €

Riesgo esperado en 12 meses:
  0,10 × 0,85 × 2.200 = 187 €/año

En hostelería, el riesgo esperado anual de 187 euros ya supera el coste de las soluciones de fichaje más económicas del mercado. Pero, de nuevo, lo relevante no es el promedio: es que con una probabilidad del 10% anual, en un horizonte de ocho años la probabilidad acumulada de haber recibido al menos una actuación supera el 56%.

Atenuantes y agravantes en la sanción

El artículo 39 LISOS enumera los criterios de graduación de forma taxativa. No todos pesan igual en la práctica.

Agravantes de mayor peso real

Reincidencia — Es el agravante más duro en términos de cuantía: automáticamente sube la infracción un grado. Una infracción grave en grado medio pasa a grave en grado máximo, con la posibilidad de que el inspector argumente muy grave si hay otros agravantes. La reincidencia se constata comprobando si la empresa tiene actas anteriores firmes por el mismo tipo de infracción en los últimos cinco años.

Número de trabajadores afectados — Es el criterio que más diferencia la cuantía entre una microempresa y una empresa mediana. No hay una escala oficial publicada por la ITSS, pero la práctica inspectora muestra que por encima de 20 trabajadores afectados la graduación raramente es grado mínimo, y por encima de 50 la presión hacia el grado máximo dentro del tipo de infracción es muy alta.

Incumplimiento de requerimiento previo — Si la empresa recibió un requerimiento de subsanación y no actuó, ese incumplimiento es agravante expreso. En algunos casos lleva directamente a la propuesta de infracción en grado máximo sin posibilidad de argumento atenuante.

Fraude o falsificación — El ajuste deliberado de registros para ocultar horas extra es el agravante que más frecuentemente eleva la infracción de grave a muy grave. No hace falta que haya condena penal por falsedad documental: basta con que el inspector argumente indicios suficientes en el acta.

Atenuantes que realmente funcionan

Corrección antes del acta — Si entre el requerimiento y la emisión del acta la empresa implementa un sistema correcto y puede demostrarlo, el inspector puede reducir significativamente la graduación. En algunos expedientes, la corrección previa al acta ha llevado a actas de advertencia sin sanción económica.

Primera infracción documentada — Sin antecedentes en los últimos cinco años, la argumentación de grado mínimo tiene fundamento sólido. Conviene documentarlo explícitamente en las alegaciones, no asumirlo.

Pronto pago — Una vez firme la resolución, el pago en periodo voluntario reduce la cuantía en un 20%. Esto no es un atenuante en el sentido jurídico, pero tiene el mismo efecto económico y es incompatible con recurrir la resolución.

Plazos de prescripción y caducidad

Conocer los plazos es importante tanto para planificar la defensa como para entender cuándo puede la Inspección actuar respecto a periodos pasados.

Prescripción de infracciones

Las infracciones en materia de registro de jornada prescriben según el tipo:

Tipo de infracción	Plazo de prescripción
Leve	1 año desde el momento del incumplimiento
Grave	3 años desde el momento del incumplimiento
Muy grave	5 años desde el momento del incumplimiento

La prescripción se interrumpe con cualquier actuación formal de la Inspección: requerimiento, acta, notificación. Es decir, si la empresa recibe un requerimiento el día antes de que prescriba una infracción, el plazo se reinicia.

Implicación práctica: Una empresa sin sistema de registro desde 2021 puede ser sancionada en 2026 por el periodo completo (cinco años) si la infracción se califica como muy grave. Para infracciones graves, el periodo máximo alcanza hasta 2023 (tres años hacia atrás desde mayo de 2026). La Inspección puede solicitar registros de los últimos cuatro años (plazo de conservación obligatorio) aunque no todos los periodos sean sancionables.

Caducidad del procedimiento sancionador

El procedimiento sancionador tiene un plazo máximo de resolución de seis meses desde el inicio del expediente. Si transcurren seis meses sin que la Autoridad Laboral dicte resolución, el expediente caduca y la empresa puede solicitar su archivo. La caducidad no extingue la infracción, pero sí el expediente concreto: la ITSS puede iniciar un nuevo expediente si la infracción no ha prescrito.

Defensa: alegaciones, recursos y reducción de cuantía

Recibir un acta de infracción no es el final del procedimiento: es el inicio de una fase en la que la empresa puede influir activamente en el resultado.

Las alegaciones al acta (plazo: 15 días hábiles)

Es el momento más importante del procedimiento. Las alegaciones deben presentarse por escrito ante la Autoridad Laboral que notificó el acta, dentro de los quince días hábiles siguientes a la notificación.

Los argumentos más efectivos en alegaciones por registro de jornada son:

Error en los hechos: El acta describe incorrectamente la situación. Si la empresa tenía sistema de registro y el inspector no lo constató, las alegaciones son el momento de demostrarlo con documentación.
Error en la tipificación: La conducta no encaja en el precepto citado, o debería ser leve y no grave. Este argumento requiere análisis jurídico y es el que más se beneficia de asistencia letrada.
Ausencia de culpabilidad: El incumplimiento se debió a causas ajenas a la voluntad de la empresa (fallo del sistema informático, instrucciones erróneas de la gestoría) que la empresa acredita con documentación. Este argumento raramente elimina la sanción pero puede reducirla.
Atenuantes no recogidos en el acta: Si el inspector no reflejó que la empresa era reincidente por primera vez, o que cooperó, o que subsanó antes de la visita, las alegaciones son el momento de documentarlo.
Defectos formales del acta: Notificación incorrecta, competencia del inspector, falta de precisión en los hechos imputados. Son argumentos técnicos que requieren asesoría especializada.

El recurso de alzada

Si la resolución mantiene la sanción y la empresa no está de acuerdo, puede interponer recurso de alzada en el plazo de un mes desde la notificación de la resolución. El recurso se resuelve por el superior jerárquico de quien dictó la resolución (habitualmente el Secretario General de Trabajo de la comunidad autónoma).

El recurso de alzada es la última vía administrativa. Si se desestima, la empresa puede acudir a la vía contencioso-administrativa en el plazo de dos meses desde la notificación de la desestimación.

La reducción por pronto pago

Una vez firme la resolución sancionadora, la empresa tiene la posibilidad de pagar la sanción con una reducción del 20% si paga en el periodo voluntario de ingreso. Este beneficio es incompatible con haber recurrido la resolución: si la empresa recurre y pierde, pierde también el descuento del 20%.

Cuándo tiene sentido pagar sin recurrir: cuando la infracción es clara, las alegaciones no han prosperado, y la cuantía con el descuento es razonable. Recurrir ante la vía contencioso-administrativa cuesta en honorarios de abogado y procurador más de lo que se ahorra en muchos expedientes de cuantía media.

Para una guía completa del proceso de actuación de la ITSS, con checklist de preparación, la guía de preparación para inspección de trabajo y el análisis de multas de Inspección de Trabajo por no fichar cubren el procedimiento desde ambos ángulos.

Comparativa coste sanción vs coste software fichaje

El análisis de riesgo anterior tiene más sentido cuando se contrasta con lo que cuesta el cumplimiento.

El coste real del cumplimiento en 2026

El análisis detallado del mercado de software de fichaje, con precios verificados de ocho herramientas, está recogido en el artículo software de fichaje para PYME: cuánto cuesta realmente. El resumen para la decisión que nos ocupa:

Perfil de empresa	Coste anual de cumplimiento	Herramienta de referencia
1-2 empleados	0 €	Workrono Starter (gratuito permanente)
3-10 empleados	348 €/año (29 €/mes)	Workrono Basic
11-30 empleados	708 €/año (59 €/mes)	Workrono Business
31-75 empleados	1.188 €/año (99 €/mes)	Workrono Business Plus

Frente a estas cifras, la comparativa con el coste del incumplimiento:

Escenario de sanción	Cuantía mínima	Cuantía típica (grado medio)
Infracción grave, 5 empleados	626 €	1.251 – 2.000 €
Infracción grave, 15 empleados	1.500 €	2.500 – 4.000 €
Infracción grave, 30 empleados	3.000 €	4.000 – 6.250 €
Infracción muy grave (reincidencia)	6.251 €	15.000 – 50.000 €

Para una empresa de 10 empleados en hostelería, el coste de cumplir (348 €/año) es inferior a la cuantía mínima de una sanción grave (626 €). La relación coste-beneficio del cumplimiento es inequívoca incluso en el escenario más conservador.

Lo que la tabla no recoge

La comparativa anterior solo incluye la multa directa. Un expediente sancionador real tiene costes adicionales que pueden duplicar o triplicar la cuantía de la multa:

Honorarios de asesoría laboral para las alegaciones: entre 400 y 1.500 euros según complejidad.
Honorarios de abogado y procurador en vía contencioso-administrativa: desde 1.200 euros.
Tiempo del responsable de RRHH o gerente en preparar documentación, atender al inspector y gestionar el expediente: estimado entre 8 y 25 horas para un expediente medio.
Actas adicionales derivadas del mismo expediente (horas extra no cotizadas, descansos no respetados): pueden duplicar el importe.
Pérdida de bonificaciones en cotizaciones si la sanción es grave o muy grave y la empresa las percibe.

Errores que disparan sanción aunque tengas software

Tener un sistema de fichaje instalado no garantiza la ausencia de sanción. Estos son los errores documentados en expedientes de empresas que sí tenían software pero igualmente fueron sancionadas.

Error 1: El sistema solo registra entradas, no salidas

Un sistema configurado para fichar solo la entrada del día no cumple el artículo 34.9 ET. La norma exige el registro del horario de inicio y finalización de la jornada. Esto aplica también a empleados que teletrabajan: si el sistema permite registrar entrada desde casa pero no salida, el incumplimiento es el mismo.

Error 2: Los registros no son accesibles para los trabajadores

El artículo 34.9 ET establece que los registros deben estar “a disposición de los trabajadores”. Un sistema en el que solo RRHH puede ver los datos, y los empleados no tienen acceso a su propio historial, incumple esta obligación. En la práctica, el incumplimiento de acceso del trabajador se tipifica habitualmente como leve, pero puede combinarse con otras infracciones en el mismo expediente.

Error 3: Los registros se pueden modificar sin trazabilidad

La modificación de un fichaje erróneo es legítima: los empleados cometen errores. Lo que no es aceptable es que la modificación se realice sin dejar rastro del valor original y de quién y cuándo realizó el cambio. Un sistema que permite sobrescribir los registros sin traza de auditoría es vulnerable a la acusación de manipulación, aunque no haya habido intención de fraude.

Error 4: No hay registros para periodos anteriores (fallo de backup)

El sistema funcionaba, pero los datos de hace tres años no se pueden recuperar porque nadie configuró las copias de seguridad o el plan de RRHH caducó y se borró la cuenta. La obligación de conservación durante cuatro años es responsabilidad de la empresa, no del proveedor del software. Si el contrato con el proveedor no garantiza la portabilidad y exportación de datos, la empresa asume el riesgo de perderlos si cambia de herramienta o si el proveedor desaparece.

Error 5: Los empleados externalizados o de ETT no fichan en el sistema

Si la empresa tiene trabajadores cedidos por una ETT que prestan servicios en sus instalaciones, la responsabilidad del registro de jornada puede recaer en parte en la empresa usuaria. La jurisprudencia al respecto es variable según el convenio y el contrato de cesión, pero en caso de duda, lo prudente es asegurarse de que todos los que trabajan físicamente en el centro están registrados en algún sistema.

Error 6: El sistema no funciona para teletrabajadores

El artículo 34.9 ET no distingue entre presencial y remoto. Si parte de la plantilla teletrabaja y el sistema de fichaje no permite registrar desde fuera del centro de trabajo, esos empleados tienen un registro incompleto o inexistente. Los sistemas de fichaje QR desde el móvil y las apps de fichaje con acceso web resuelven este problema de forma nativa.

Error 7: Los registros no reflejan la jornada real

Este es el error más frecuente y el más grave. El sistema existe, los empleados fichan, pero fichan el horario teórico porque el responsable les dice que “no pasa nada”. Un empleado que comienza a trabajar a las 8:00 pero ficha a las 9:00 —la hora de inicio del contrato— tiene un registro incorrecto aunque exista un sistema. Si la Inspección entrevista a trabajadores y estos declaran que empezaban antes de la hora registrada, el sistema se convierte en evidencia de manipulación.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto es la multa por no fichar en España en 2026?

Depende de la gravedad calificada por el inspector. La infracción más habitual —ausencia total de registro o registro que no refleja la jornada real— se tipifica como grave (artículo 7.5 LISOS). Las cuantías vigentes en 2026 para infracción grave van de 626 euros en grado mínimo a 6.250 euros en grado máximo. La cuantía más frecuente en expedientes de PYMEs se sitúa entre 1.251 y 3.125 euros (grado medio). Si hay reincidencia o falsificación, la infracción puede ser muy grave, con un mínimo de 6.251 euros.

¿Es obligatorio el registro de jornada para todos los trabajadores?

Sí, sin excepción por tamaño de empresa, sector o tipo de contrato. El único colectivo expresamente excluido del Estatuto de los Trabajadores son los trabajadores autónomos sin empleados y los altos directivos con contrato especial de alta dirección (aunque estos últimos están en zona gris según la jurisprudencia más reciente). Para todos los demás trabajadores por cuenta ajena, el registro es obligatorio independientemente de si son a tiempo completo, parcial, fijo, temporal o teletrabajadores.

¿Pueden multarme si uso hojas de papel o Excel?

La ley no prohíbe ningún formato específico. Pero papel y Excel presentan problemas prácticos graves ante una inspección: falta de trazabilidad de modificaciones, imposibilidad de demostrar que reflejan la jornada real y no el horario teórico, y riesgo de que el inspector los considere no fiables. Un estudio de la ITSS de 2023 indicaba que las empresas con registros en papel o Excel tenían una tasa de sanción significativamente mayor que las que usaban sistemas digitales con trazabilidad. No están prohibidos, pero su uso aumenta el riesgo real de sanción.

¿Cuánto tiempo tiene la ITSS para sancionarme por algo que pasó hace años?

Las infracciones en materia de registro de jornada son graves y prescriben a los tres años. Esto significa que en mayo de 2026, la ITSS puede sancionar infracciones ocurridas desde mayo de 2023. La obligación de conservar registros durante cuatro años (hasta mayo de 2022 desde hoy) es más amplia que el plazo de prescripción de tres años, lo que significa que si te piden registros de 2022 y no los tienes, eso puede ser infracción grave aunque 2022 esté fuera del plazo de prescripción para sancionar la conducta original de no fichar.

¿Qué hago si recibo un requerimiento de la Inspección de Trabajo?

El requerimiento es la primera oportunidad de regularización. Los pasos recomendados: (1) Leer el requerimiento con atención para identificar exactamente qué periodos y qué documentos solicita. (2) Contactar inmediatamente con la asesoría laboral o con un abogado especialista en derecho laboral. (3) Implementar el sistema de fichaje si no existe, o corregir los defectos si existe, antes de la fecha límite indicada en el requerimiento. (4) Preparar los registros disponibles en formato exportable y organizado. Una respuesta diligente y completa al requerimiento puede cerrar el expediente sin sanción económica.

¿Puede la Inspección entrar en mi empresa sin avisar?

Sí. El artículo 13 de la Ley Ordenadora de la Inspección de Trabajo (Ley 23/2015) otorga a los inspectores la facultad de entrar libremente en cualquier centro de trabajo, empresa o establecimiento sujeto a inspección, sin necesidad de aviso previo ni autorización. Lo que sí pueden hacer: identificarse, solicitar la presencia del responsable, entrevistar a trabajadores y revisar los sistemas de registro. Lo que no pueden: acceder a domicilios particulares sin consentimiento o resolución judicial, ni incautar documentación original sin justificación.

¿La sanción es por empresa o por trabajador que no ficha?

La sanción del artículo 7.5 LISOS es por empresa, no por trabajador. Pero el número de trabajadores afectados es el criterio de graduación más importante para determinar el grado —mínimo, medio o máximo— dentro del tipo de infracción. Una empresa con 50 trabajadores sin fichar no recibe 50 veces la multa mínima; recibe una sola sanción graduada hacia el máximo por el elevado número de afectados.

¿Cómo afecta el nuevo decreto de fichaje digital obligatorio a las sanciones?

En mayo de 2026, el Real Decreto que convertiría el fichaje digital en la única vía válida estaba en tramitación pero no publicado en el BOE. Las empresas que ya usen sistemas digitales con inmutabilidad y trazabilidad no tendrán que hacer cambios sustanciales cuando se publique. Las que usen papel o Excel tendrán que migrar en el periodo de adaptación previsto (estimado en 6-12 meses para PYMEs). No se prevén cuantías de sanción diferentes a las actuales del LISOS para el incumplimiento del nuevo decreto, pero la tipificación de conductas será más precisa.

Cierre: la ecuación real de la decisión

Las sanciones por no fichar no son un riesgo teórico ni un instrumento de presión arbitrario de la Administración. Son la consecuencia prevista y aplicada de un incumplimiento normativo con siete años de historia desde que el RDL 8/2019 entró en vigor. La Inspección de Trabajo tiene más recursos, más datos cruzados con la TGSS y la AEAT, y más actas emitidas cada año que el anterior.

La pregunta que este artículo pretende responder es concreta: ¿sale a cuenta cumplir? La tabla de cuantías LISOS da la respuesta: el coste mínimo de una sanción grave (626 euros para el grado mínimo) supera ya el coste anual de las soluciones de fichaje más económicas del mercado. El coste típico de un expediente real para una PYME (2.000 a 4.000 euros en sanción, más asesoría) multiplica por cinco o diez el coste del cumplimiento.

Lo que cambia con un sistema de fichaje correcto no es solo la multa evitada. Es la capacidad de responder a un requerimiento con registros exportables y con trazabilidad, el acceso del empleado a su historial que evita denuncias por oscurantismo, y la detección interna de desviaciones antes de que se conviertan en horas extra no pagadas que acumulan tanto infracción de registro como infracción por impago.

La guía de control horario completa para España recoge el marco normativo integral para empresas que quieren entender no solo las sanciones sino todo el sistema de obligaciones. Y si la decisión ya está tomada y la duda es qué herramienta elegir, el análisis de cuánto cuesta el software de fichaje para PYMEs comparar precios verificados de ocho soluciones con el TCO real para distintos tamaños de empresa.

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Fuentes consultadas

Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE) — norma que establece la obligación de registro de jornada.
Real Decreto Legislativo 5/2000 — LISOS, texto consolidado (BOE) — artículos 6, 7.5, 8, 39 y 40 (régimen sancionador vigente).
Plan de Actuación de la ITSS 2025-2026 (mites.gob.es) — sectores y materias prioritarias de actuación inspectora.
Memoria de actividades ITSS 2024 (mites.gob.es) — datos de actuaciones, actas e importe de sanciones.
CENDOJ — Centro de Documentación Judicial — base de sentencias de TSJ y Audiencia Nacional en materia de sanciones laborales.

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