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Cómo cumplir una inspección de trabajo en fichaje: 7 pasos

Checklist de 7 pasos para pasar una inspección ITSS en 2026: auditoría interna, RDL 8/2019, documentación 4 años, excepciones y plan para el día D.

· 33 min de lectura · por Equipo Workrono

Cómo cumplir una inspección de trabajo en fichaje: 7 pasos

El inspector llama o el requerimiento llega por correo certificado. El asunto: control de registro de jornada. En ese momento, muchos responsables de RRHH o gerentes de pequeña empresa sienten que el tiempo se comprime. ¿Qué presento primero? ¿Qué documento me va a pedir? ¿Tengo algo mal?

Este artículo existe para que esa sensación no se produzca —o, si ya ocurrió, para que sepas exactamente qué hacer desde ahora mismo. No es teoría legal ni resumen de normativa: es un manual operativo con siete pasos concretos, plantillas aplicables el mismo día y los errores documentados que más caro cuestan a las empresas españolas en expedientes de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).

El contexto es claro: en 2024 la ITSS levantó 1.869 actas de infracción específicas en materia de registro de jornada que afectaron a más de 21.649 trabajadores, con sanciones que sumaron aproximadamente 20,2 millones de euros. La multa media por acta superó los 10.000 euros. El Plan de Actuación 2025-2026 mantiene el registro horario como área prioritaria en hostelería, construcción, transporte y comercio.

Estar preparado no es complejo. Requiere orden, tiempo y ejecutar los pasos correctos en el orden correcto.

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En este artículo

Antes de empezar: qué inspecciona la ITSS en fichaje

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social no llega con una lista arbitraria. Su actuación en materia de registro horario sigue un protocolo documentado y repetible. Conocerlo es la mitad de la preparación.

Qué documentos solicita el inspector

En la práctica totalidad de actuaciones por registro de jornada, el inspector solicita o comprueba:

DocumentoDetalle que revisa el inspector
Registros de jornada de todos los trabajadoresEntrada Y salida, día a día, del periodo solicitado (habitualmente 12-24 meses; puede llegar hasta 4 años)
Contratos de trabajo vigentesJornada pactada, para cruzarla con lo registrado
Convenio colectivo aplicableJornada máxima del sector, cómputo de horas extra
Nóminas del periodoHoras extra pagadas vs horas extra registradas
Calendario laboralFestivos trabajados, descansos
Cuadrantes de turnoPlanificación real vs ejecución real
Acuerdos de teletrabajoSi parte de la plantilla trabaja en remoto
Comunicación del sistema a representantesSi existe comité o delegados, si fueron informados

En qué se fija con más atención

La Inspección detecta incumplimientos aplicando tres filtros:

  1. Existencia del registro: ¿Hay un sistema? ¿Funciona para todos los trabajadores?
  2. Fiabilidad del registro: ¿Refleja la jornada real o el horario teórico? ¿Puede ser manipulado sin trazabilidad?
  3. Conservación: ¿Se guardan los datos durante los cuatro años exigidos por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores?

Un error en cualquiera de estos tres puntos puede derivar en acta de infracción. La base legal es el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE) y el régimen sancionador del artículo 7.5 y 40 de la LISOS (BOE).

Paso 1: Auditoría interna del estado actual (con plantilla)

Qué haces: antes de preparar nada para el inspector, fotografías con honestidad tu situación real. Sin esta foto, todo lo demás es improvisar.

Cuánto tiempo lleva: 2-4 horas para una empresa de hasta 20 personas. Un día completo para plantillas de 50-100.

Documentación que produces: Informe de auditoría interna, fechado y firmado por el responsable de RRHH o la gerencia.

Plantilla de auditoría interna (semáforo de cumplimiento)

Responde cada pregunta con VERDE (cumple), AMARILLO (cumple parcialmente) o ROJO (no cumple o no sé).

Bloque 1 — El sistema de fichaje

PreguntaEstado
¿Existe un sistema de registro de jornada activo?
¿Ficha el 100% de los trabajadores por cuenta ajena?
¿Registra hora de ENTRADA y hora de SALIDA?
¿El sistema es inmodificable sin trazabilidad de auditoría?
¿Los trabajadores tienen acceso a sus propios registros?
¿El sistema permite exportar a PDF o Excel en cualquier momento?

Bloque 2 — Los registros históricos

PreguntaEstado
¿Tienes los registros de los últimos 4 años?
¿Están organizados y son accesibles en menos de 30 minutos?
¿Los registros de hace 3-4 años son tan fiables como los recientes?
¿Existe copia de seguridad en al menos dos ubicaciones distintas?

Bloque 3 — Las excepciones y documentación colateral

PreguntaEstado
¿Tienes identificado qué trabajadores están excluidos del fichaje y por qué?
¿Esa exclusión está documentada formalmente?
¿Existe acuerdo formal sobre el sistema de registro con representantes o como decisión unilateral documentada?
¿Las horas extra están controladas y dentro del límite de 80h/año?

Resultado: cualquier ROJO es un riesgo de acta. Cualquier AMARILLO es un riesgo menor que conviene eliminar. El resto de los pasos de esta guía abordan exactamente estos puntos.

Errores a evitar en este paso

  • No hacer la auditoría interna porque “todo está bien”: el inspector suele encontrar lo que el responsable de RRHH no buscó. La autocomplacencia es el punto de partida de la mayoría de expedientes documentados.
  • Hacer la auditoría pero no registrarla por escrito: si la Inspección pregunta “¿cuándo revisasteis el sistema por última vez?”, la respuesta documentada tiene valor; la respuesta de memoria no.

Paso 2: Verificar cumplimiento RDL 8/2019

Qué haces: compruebas que tu sistema de fichaje cumple punto por punto los requisitos que la normativa vigente exige desde mayo de 2019.

Cuánto tiempo lleva: 1-2 horas si tienes acceso al sistema. Una semana si necesitas cambiar de herramienta.

Documentación que produces: ficha técnica del sistema de fichaje con los requisitos legales verificados.

Los 6 requisitos del artículo 34.9 ET, traducidos a checklist operativo

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RDL 8/2019, establece que el registro de jornada debe:

Requisito 1 — Registro diario

El registro debe ser diario: no basta con un resumen semanal o mensual. Cada día laborable en que el trabajador presta servicios debe tener su hora de inicio y su hora de fin.

Verificación: abre los registros de la última semana. ¿Hay un fichaje de entrada y uno de salida por cada día que trabajó cada empleado?

Requisito 2 — Horario de inicio y fin de jornada

El registro debe incluir específicamente la hora a la que el trabajador empieza a trabajar y la hora a la que termina. Los sistemas que solo registran “presencia” sin hora exacta no cumplen.

Verificación: ¿el export incluye hora:minuto de entrada Y hora:minuto de salida? ¿No solo el total de horas?

Requisito 3 — Acceso de los trabajadores

Los registros deben estar “a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo”. Un sistema en el que solo RRHH ve los datos incumple este requisito.

Verificación: ¿puede un trabajador consultar su propio historial de fichajes del último mes sin necesitar ayuda de RRHH?

Requisito 4 — Conservación 4 años

La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y tenerlos disponibles para la Inspección en el momento en que sean requeridos.

Verificación: ¿puedes exportar los registros de enero de 2022 ahora mismo, en menos de 30 minutos?

Requisito 5 — Entrega a representantes

Los registros deben ponerse “a disposición de los representantes sindicales” cuando existan. En empresas sin representación sindical, este requisito no aplica de la misma manera, pero la Inspección puede preguntar sobre ello.

Verificación: si tienes comité de empresa o delegados de personal, ¿tienen acceso a los resúmenes de fichaje de los miembros de su representación?

Requisito 6 — Fiabilidad del sistema

Aunque la ley no especifica un formato concreto, la Inspección rechaza los sistemas que permiten modificar registros sin dejar rastro. La doctrina ITSS y la jurisprudencia del Tribunal Superior de Justicia consolidan que el sistema debe ser “fiable y no manipulable”.

Verificación: ¿el sistema guarda un log de auditoría de todas las modificaciones? ¿Queda registrado quién cambió qué y cuándo?

Qué hacer si detectas incumplimiento en este paso

Cada incumplimiento identificado aquí es una acción concreta antes de continuar:

  • Solo registras entrada, no salida: configura el sistema para registrar ambos eventos, o cambia de herramienta.
  • Los trabajadores no pueden ver sus fichajes: activa el acceso a empleados en tu plataforma. Si no lo permite, es señal de que necesitas cambiar de herramienta.
  • El sistema permite modificar sin trazabilidad: solicita al proveedor que active el log de auditoría. Si no existe esa función, el sistema no es válido para una inspección.
  • No tienes registros de más de un año: esto es el problema más grave. Ver el Paso 3.

Un sistema de fichaje QR desde el móvil que registre entrada y salida con timestamp inmutable, accesible al trabajador y con log de auditoría cumple los seis requisitos. El tipo de tecnología (QR, biometría, app, tarjeta) es irrelevante para la ley: lo que importa es que el sistema garantice los seis puntos anteriores.

Paso 3: Organizar registros de los últimos 4 años

Qué haces: reúnes todos los registros de jornada de los últimos cuatro años en formato exportable, organizado por empleado y por periodo, listo para entregar al inspector en menos de 24 horas.

Cuánto tiempo lleva: medio día si tienes todo en un sistema digital. Varios días si tienes periodos en papel o en diferentes herramientas.

Documentación que produces: archivo organizado con registros por año, por mes y por empleado.

Estructura recomendada para la carpeta de registros

REGISTROS_JORNADA/
├── 2022/
│   ├── exportacion_completa_2022.pdf
│   ├── exportacion_completa_2022.xlsx
│   └── por_empleado/
│       ├── APELLIDO_NOMBRE_2022.pdf
│       └── ...
├── 2023/
│   └── (misma estructura)
├── 2024/
│   └── (misma estructura)
└── 2025-2026/
    └── exportacion_actualizada_[FECHA].pdf

Qué hacer con los registros en papel

Si tienes años anteriores en formato papel o en Excel sin control de cambios, la situación no es irreversible pero requiere trabajo:

  1. Digitaliza los originales en papel mediante escaneo. Conserva los originales físicos organizados por año y mes en archivador etiquetado.
  2. No reconstruyas registros que no tienes: si hay periodos sin registro, es mejor reconocerlo ante el inspector que presentar registros fabricados. La falsificación documental es infracción muy grave (artículo 8 LISOS) y puede tener consecuencias penales.
  3. Documenta el motivo de los huecos: si hubo un cambio de sistema, un fallo técnico o un periodo en que la empresa no tenía el sistema implantado, redacta un documento firmado que lo explique con fechas. El inspector valora la buena fe documentada.

El riesgo especial de cambiar de proveedor de fichaje

Uno de los errores más documentados en expedientes de la ITSS es la empresa que cambió de software de fichaje hace dos años y no exportó los datos del sistema anterior. Si el proveedor anterior ya no existe o la cuenta está cancelada, los datos pueden haberse perdido.

Antes de continuar: verifica que tienes acceso exportable a los registros de TODOS los sistemas que hayas usado en los últimos cuatro años, no solo el actual. Si detectas que hay un periodo sin datos recuperables, consulta con tu asesoría laboral antes de la inspección.

La auditoría de registros horarios para el cierre anual describe el proceso completo de verificación de integridad de registros históricos, con checklist de fases.

Paso 4: Documentar excepciones legales

Qué haces: identificas qué trabajadores de tu plantilla podrían estar excluidos de la obligación de registro de jornada y te aseguras de que esa exclusión está respaldada por documentación formal.

Cuánto tiempo lleva: 1-2 horas, más el tiempo de redactar documentos si faltan.

Documentación que produces: listado de excepciones con su fundamento legal y el contrato o acuerdo que la sustenta.

Colectivos que pueden no estar sujetos al fichaje ordinario

La obligación del artículo 34.9 ET aplica a todos los trabajadores por cuenta ajena. Las excepciones son estrechas y están documentadas:

Alta dirección (Real Decreto 1382/1985)

Los trabajadores con contrato especial de alta dirección —directivos que ejercen poderes inherentes a la titularidad de la empresa con autonomía y plena responsabilidad— tienen un régimen laboral especial que no contempla la obligación de registro de jornada en los mismos términos que el artículo 34.9 ET. No obstante, la jurisprudencia de los Tribunales Superiores de Justicia en 2024 y 2025 ha acotado mucho este colectivo: el título de “director” o “gerente” no basta; deben cumplirse los requisitos sustantivos del RD 1382/1985.

Verificación: ¿tienen contrato especial de alta dirección formalizado? ¿No son simplemente “gerentes” con contrato ordinario?

Trabajadores autónomos

Los trabajadores autónomos no son trabajadores por cuenta ajena y no están sujetos al artículo 34.9 ET. Pero si un autónomo trabaja de forma regular en las instalaciones de tu empresa en régimen de dependencia económica o con condiciones que recuerdan a una relación laboral encubierta, la Inspección puede recalificar la relación.

Verificación: ¿los autónomos que trabajan en tu centro tienen contrato de servicios firmado? ¿Tienen verdadera autonomía en la organización de su trabajo?

Empleados del hogar

La relación laboral especial de empleados de hogar (RD 1620/2011) tiene características propias. No están excluidos de toda obligación de registro, pero el régimen aplicable es distinto al general.

Socios trabajadores

Los socios de cooperativas o sociedades laborales con vínculo societario (no laboral) pueden estar excluidos. Verificar caso a caso con asesoría.

Plantilla para documentar cada excepción

EXCEPCIÓN DE REGISTRO DE JORNADA
Fecha: ___________

Trabajador/a: ___________________________________
DNI/NIE: ___________________________________
Puesto: ___________________________________
Tipo de contrato: ___________________________________

Fundamento legal de la exclusión:
[ ] Contrato especial alta dirección (RD 1382/1985)
[ ] Trabajador autónomo sin relación laboral (indicar contrato de servicios nº: ___)
[ ] Otro (especificar con referencia legal): ___________________________________

Documentación adjunta:
[ ] Copia del contrato o acuerdo
[ ] Referencia al convenio colectivo si aplica

Firma responsable RRHH: _________________________  Fecha: __________

Errores a evitar en este paso

  • Excluir del fichaje a mandos intermedios “porque son de confianza”: la confianza no es una excepción legal. Los mandos intermedios con contrato laboral ordinario deben fichar, independientemente de su nivel jerárquico.
  • Excluir a trabajadores a tiempo parcial: están explícitamente incluidos en la obligación de registro. De hecho, el control horario es especialmente importante para los contratos a tiempo parcial para evitar horas extra encubiertas.
  • No documentar las excepciones que sí son válidas: si tienes alta dirección real con contrato RD 1382/1985 y no lo tienes documentado, el inspector puede considerar que esos trabajadores simplemente no tienen sistema de fichaje.

Paso 5: Acuerdo o decisión previa consulta

Qué haces: verificas que la implantación de tu sistema de fichaje siguió el procedimiento que la ley exige para su formalización, o regularizas la situación si no lo hizo.

Cuánto tiempo lleva: 1 hora si ya está hecho correctamente. Varias semanas si hay que negociar un acuerdo nuevo.

Documentación que produces: copia del acuerdo colectivo, del convenio colectivo aplicable o del acta de consulta a representantes/comunicación a trabajadores.

Qué dice el RDL 8/2019 sobre cómo se implanta el sistema

El artículo 34.9 ET establece que la organización y documentación del registro de jornada “se hará por negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores en la empresa”.

Esto significa que hay tres vías válidas:

Vía 1: Convenio colectivo

Si el convenio colectivo de tu sector regula el sistema de registro de jornada (formato, procedimiento, validación), esa regulación es suficiente. Debes tener identificado el artículo del convenio aplicable.

Verificación: localiza el convenio colectivo que aplica en tu empresa y comprueba si tiene artículo sobre registro de jornada. Si lo tiene, imprime ese artículo y tenlo en tu carpeta de inspección.

Vía 2: Acuerdo de empresa

Si la empresa tiene comité de empresa o delegados de personal, puede negociarse un acuerdo específico sobre el sistema de registro. Ese acuerdo debe estar firmado por ambas partes y es la prueba más sólida ante la Inspección.

Vía 3: Decisión unilateral del empresario previa consulta

En empresas sin representación sindical (lo más frecuente en PYMEs), la empresa puede implantar el sistema por decisión propia, pero debe haber “consultado” con los trabajadores. La consulta no requiere acuerdo, pero sí debe quedar constancia.

Plantilla para documentar la decisión unilateral (sin representación sindical)

COMUNICACIÓN DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE REGISTRO DE JORNADA

[Nombre de la empresa], con CIF [XXX] e inscrita en el RETA/REA con nº [XXX],

COMUNICA a todos sus trabajadores que, en cumplimiento del artículo 34.9 del 
Estatuto de los Trabajadores (modificado por RDL 8/2019 de 8 de marzo), procede 
a implantar el siguiente sistema de registro de jornada:

Sistema: [nombre del sistema/app]
Fecha de implantación: [DD/MM/AAAA]
Funcionamiento: [descripción breve: los trabajadores registran entrada y salida 
mediante [QR / app / tarjeta] en [lugar o dispositivo]. El sistema genera un 
registro diario individual con hora exacta de inicio y fin de jornada. Los 
registros son accesibles por cada trabajador para consulta de su historial.]

Esta comunicación se realiza tras consulta con los trabajadores, no habiéndose 
constituido representación legal de los trabajadores en la empresa.

[Localidad], [fecha]
El/La responsable de la empresa: _________________________

Haz firmar una copia a cada trabajador como constancia de recepción. Guarda todas las copias firmadas.

Paso 6: Carpeta de inspección lista (física y digital)

Qué haces: reúnes en un único lugar, ordenado y completo, toda la documentación que el inspector puede solicitar. La carpeta debe estar lista para entregar en 24 horas desde que recibes un requerimiento.

Cuánto tiempo lleva: 2-4 horas para preparar la estructura. El tiempo de exportar los registros depende del volumen.

Documentación que produces: carpeta física + carpeta digital con índice.

Índice de la carpeta de inspección

Sección A — Sistema de fichaje

  • Ficha técnica del sistema: nombre, proveedor, versión, fecha de implantación
  • Acuerdo de implantación o decisión unilateral documentada (ver Paso 5)
  • Pantallazos o demostración de que el sistema registra entrada y salida
  • Evidencia de que los trabajadores tienen acceso a sus propios registros
  • Evidencia de que el sistema tiene log de auditoría de modificaciones

Sección B — Registros de jornada

  • Exportación completa de los últimos 12 meses (formato PDF + Excel)
  • Exportación completa de los años 2022, 2023, 2024 (formato PDF + Excel)
  • Listado de empleados con registros activos, ordenado por nombre
  • Listado de empleados dados de baja en el periodo con sus registros completos

Sección C — Documentación contractual

  • Listado de trabajadores con tipo de contrato y jornada pactada
  • Convenio colectivo aplicable (o indicación del BOE donde está publicado)
  • Calendario laboral vigente (sellado por la autoridad laboral si aplica)

Sección D — Horas extra

  • Informe de horas extra por empleado del último año
  • Verificación de que ningún empleado supera las 80h/año
  • Acreditación de compensación (nóminas o acuerdo de descanso compensatorio)

Sección E — Excepciones

  • Listado de trabajadores excluidos del fichaje ordinario (si los hay)
  • Fundamento legal de cada exclusión
  • Contratos o acuerdos que acreditan la exclusión

Sección F — Nóminas de referencia

  • Nóminas del último trimestre de una muestra de empleados (para cruzar con registros)

Formato físico y digital

Carpeta física: archivador de palanca con separadores por sección (A a F). Documentos en papel o impresos. El inspector puede solicitar originales o copias: tener duplicados preparados.

Carpeta digital: carpeta en el ordenador o en la nube, con la misma estructura. Los PDF de exportación de registros deben estar nombrados descriptivamente: Registros_2024_APELLIDO_NOMBRE.pdf, no export_final_v3.pdf.

Copia de seguridad: la carpeta digital debe tener copia en al menos dos ubicaciones (nube + disco externo). Si el inspector solicita los registros y no puedes acceder al sistema ese día por un problema técnico, necesitas el backup.

Paso 7: Plan de respuesta el día D

Qué haces: defines, antes de que ocurra, cómo actuará tu empresa el día en que el inspector se presente o llegue el requerimiento.

Cuánto tiempo lleva: 1 hora para redactar el protocolo. Cero minutos adicionales el día D si el protocolo está bien definido.

Documentación que produces: protocolo de actuación ante inspección, firmado y distribuido a las personas involucradas.

Protocolo de actuación para el día de la inspección

Si el inspector se presenta sin previo aviso:

  1. El trabajador que recibe al inspector lo dirige al responsable designado. No responde preguntas: dice únicamente “un momento, aviso al responsable”.
  2. El responsable designado se identifica, solicita la credencial del inspector y anota: nombre, número de acreditación y la hora de inicio de la visita.
  3. El responsable llama inmediatamente a la asesoría laboral. El inspector debe esperar un tiempo razonable (no más de 30 minutos).
  4. El responsable abre la carpeta de inspección (Paso 6) y tiene disponible el sistema de fichaje para demostración.
  5. Toda la documentación que se entregue queda registrada: qué se entrega, cuándo y en qué formato.

Si llega un requerimiento escrito (más frecuente):

  1. Leer el requerimiento completo y anotar: qué documentos solicita, qué periodo cubre, el plazo para responder y la oficina de destino.
  2. El mismo día, contactar con la asesoría laboral.
  3. Preparar la documentación solicitada usando la carpeta de inspección (Paso 6) como base.
  4. Enviar la respuesta por registro electrónico o correo certificado antes del plazo indicado (habitualmente 10-15 días hábiles).
  5. Guardar el acuse de recibo.

Designación del responsable

Antes del día D, define por escrito:

RESPONSABLE DESIGNADO ANTE LA INSPECCIÓN DE TRABAJO:
Nombre: ___________________________________________
Cargo: ___________________________________________
Teléfono: ___________________________________________
Asesoría laboral de contacto inmediato: ___________________________________________
Teléfono asesoría: ___________________________________________

Esta hoja debe estar en la carpeta de inspección y en la agenda del responsable.

Qué preparar físicamente antes del día D

  • Sala de reunión disponible para la visita (el inspector no trabaja de pie en el pasillo).
  • Acceso al sistema de fichaje desde esa sala o desde la sala de reunión.
  • Impresora funcional para entregar documentos en papel si se solicita.
  • La carpeta de inspección (física + digital) a mano.

Qué decir y qué NO decir al inspector

La actitud durante la visita influye en el resultado del expediente. La Inspección valora la colaboración activa y la documenta en el acta; también documenta la obstrucción.

Qué decir (y cómo decirlo)

“Tenemos el sistema operativo desde [fecha]. ¿Le muestro cómo funciona?” — Proactividad técnica. Le ahorra tiempo al inspector y demuestra que sabes lo que tienes.

“Los registros de [año] están exportados en PDF y Excel. ¿Qué formato prefiere?” — Preparación visible. El inspector anotará en el expediente que la empresa tenía los registros organizados.

“Si hay algún dato que necesite de los trabajadores, puedo coordinarlo. ¿Le parece bien que yo esté presente en esas conversaciones?” — Colaboración sin obstrucción. Tienes derecho a estar presente cuando el inspector habla con tus trabajadores.

“Tengo una duda sobre [X]. ¿Puedo consultarlo con nuestra asesoría antes de responder?” — Solicitar consulta no es obstrucción. El inspector debe dar un tiempo razonable.

Qué NO decir (y por qué)

“El sistema lo cambiamos hace poco y los registros anteriores…” — Si los registros anteriores no existen o no son accesibles, no lo digas como primera frase. Consulta antes con tu asesoría.

“La mayoría de nuestra gente trabaja las horas de siempre, no necesitamos registrar todo eso.” — Cualquier admisión de que los registros no reflejan la jornada real es evidencia para el acta.

“Esto es un trámite burocrático excesivo, nosotros no hacemos nada malo.” — No ayuda. El inspector no decide la ley, la aplica.

“¿Puede volver otro día? Ahora mismo no tenemos tiempo.” — La única razón válida para pedir aplazamiento de una visita sin previo aviso es la ausencia del responsable designado. El aplazamiento no es un derecho automático y puede interpretarse como obstrucción.

Nunca ofrecer documentación que no has revisado tú mismo antes. — Si hay algo incorrecto en los registros y lo entrega voluntariamente sin haberlo visto, agrava la situación. Revisa antes de entregar.

Qué hacer si te levantan acta

Un acta de infracción no es la sanción: es la propuesta de sanción. Tienes 15 días hábiles desde la notificación para presentar alegaciones que pueden modificar el resultado.

Los primeros pasos tras recibir el acta

  1. Lee el acta entera antes de reaccionar. Identifica: los hechos que describe, el precepto que dice que vulneraste, el tipo y grado de infracción propuesto, y la cuantía.
  2. Contacta con tu asesoría laboral ese mismo día. No esperes.
  3. No firmes nada más que el acuse de recibo de la notificación. La firma del acuse no implica conformidad con el contenido.
  4. Reúne la documentación que contradiga o matice los hechos descritos en el acta.

Argumentos que funcionan en alegaciones

  • Hechos incorrectos en el acta: si el inspector describió una situación que no refleja la realidad (por ejemplo, dice que no hay sistema de registro y sí lo había), las alegaciones con documentación que lo pruebe pueden llevar al archivo del expediente.
  • Tipificación incorrecta: si la conducta es leve y el acta la tipifica como grave, hay base jurídica para argumentar la reclasificación.
  • Subsanación previa al acta: si corriges el incumplimiento entre la visita y la emisión del acta, y puedes demostrarlo, el inspector puede considerar el grado mínimo o incluso la advertencia sin sanción económica.
  • Primera infracción sin antecedentes: si no tienes actas previas por el mismo tipo de infracción en los últimos cinco años, es un argumento atenuante.

Las sanciones por no fichar, con todas las cuantías actualizadas del LISOS 2026 y los criterios exactos de graduación, están explicadas en detalle en el artículo sobre sanciones por no fichar: tabla completa 2026.

Plazos que no puedes perder

AcciónPlazo
Alegaciones al acta15 días hábiles desde notificación
Recurso de alzada1 mes desde la resolución sancionadora
Recurso contencioso-administrativo2 meses desde desestimación del recurso de alzada
Pago con reducción del 20%En el periodo voluntario de ingreso (incompatible con recurrir)

Errores frecuentes que cuestan sanciones

Estos errores aparecen de forma repetida en los expedientes documentados de la ITSS. Ninguno es raro ni extraordinario.

Error 1: Fichar el horario teórico, no el real

El sistema existe, los empleados fichan, pero fichan a la hora de entrada del contrato aunque empiecen antes o terminen después. Si el inspector entrevista a trabajadores y declaran que la jornada real difiere del registro, el sistema se convierte en evidencia de manipulación, aunque no haya habido intención de fraude.

Solución: revisar con los responsables de cada área que los trabajadores fichar la hora real de inicio y fin, no la hora pactada. Si el sistema lo permite, activar alertas cuando la hora registrada coincide exactamente con el horario teórico durante semanas (patrón sospechoso).

Error 2: Solo los operarios fichan, los administrativos no

El artículo 34.9 ET no distingue por categoría profesional. Todos los trabajadores por cuenta ajena deben registrar jornada: desde el empleado de almacén hasta el responsable de administración, pasando por los técnicos y los comerciales.

Solución: auditar el sistema para verificar que todos los empleados del Convenio están activos en el sistema de fichaje.

Error 3: El sistema de teletrabajo no cubre a los que trabajan en remoto

Si parte de la plantilla trabaja desde casa y el sistema de fichaje solo funciona en el centro de trabajo (por ejemplo, un lector de tarjeta físico), esos empleados tienen fichaje inexistente. Un sistema de fichaje QR o app móvil con acceso web resuelve este problema; más información en la guía de fichaje QR desde el móvil.

Error 4: Las modificaciones de fichaje se hacen sin rastro

Corregir un fichaje erróneo es legítimo y la ley lo permite. Lo que no es aceptable es hacerlo sin dejar registro del valor original y de quién hizo el cambio. Un sistema que permite sobrescribir sin log de auditoría pone a la empresa en posición vulnerable ante cualquier alegación de manipulación.

Error 5: Los backups de registros no existen o no se comprueban

Tener los datos en la nube no significa tenerlos accesibles. Si el proveedor falla, si la cuenta se cancela o si la empresa cambia de herramienta sin exportar los datos anteriores, los registros pueden perderse. La obligación de conservación es de la empresa, no del proveedor.

Solución: exportar los registros completos al menos una vez al año y guardar la exportación en al menos dos ubicaciones (nube propia + disco externo). Ver el proceso detallado en la guía de auditoría de registros horarios de cierre anual.

Error 6: Firmar el acta sin leerla

El inspector solicita firma del acta al final de la visita. Algunos empresarios firman sin leer, creyendo que es solo un trámite de confirmación de la visita. La firma puede interpretarse como conformidad con los hechos descritos, lo que dificulta las alegaciones posteriores.

Solución: leer el acta antes de firmar. Si el inspector indica que la firma es solo de recepción, que lo haga constar en el documento. En caso de duda, solicitar copia antes de firmar y consultar con la asesoría.

Para una vista más amplia del proceso desde las multas y el procedimiento sancionador completo, el artículo sobre multas de inspección de trabajo por fichaje cubre el itinerario desde el acta hasta la resolución firme.

Cronograma de 30 días si tienes aviso previo

Si recibes un requerimiento con plazo o tienes algún aviso previo de que una inspección está en marcha, 30 días es tiempo suficiente para corregir la mayoría de los problemas detectables. Este cronograma asume que tienes un sistema de fichaje instalado pero con carencias.

Semana 1 (días 1-7): Diagnóstico y triage

  • Día 1: Ejecutar la auditoría interna del Paso 1. Identificar todos los ROJOS y AMARILLOS.
  • Día 2: Contactar con la asesoría laboral. Compartir el resultado de la auditoría.
  • Día 3-4: Solicitar exportación completa de registros de los últimos 4 años. Verificar integridad.
  • Día 5-7: Identificar empleados con registros incompletos o ausentes. Priorizar por antigüedad y tamaño del hueco.

Semana 2 (días 8-14): Corrección de sistema

  • Activar el registro de entrada Y salida si solo se registraba uno.
  • Activar el acceso de empleados a sus propios fichajes.
  • Verificar o activar el log de auditoría de modificaciones.
  • Formación rápida a responsables de área sobre la importancia de fichar la hora real.
  • Comunicar a todos los empleados (por escrito, con acuse de recibo) la obligación de fichar correctamente.

Semana 3 (días 15-21): Documentación

  • Preparar la carpeta de inspección (Paso 6) completa.
  • Redactar o localizar el acuerdo o decisión de implantación del sistema (Paso 5).
  • Documentar las excepciones legales si las hay (Paso 4).
  • Verificar el convenio colectivo aplicable y localizar el artículo sobre registro de jornada.

Semana 4 (días 22-30): Simulacro y ajuste final

  • Simulacro interno: pedir a alguien que no haya participado en la preparación que intente exportar los registros de enero de 2022. Si lo consigue en menos de 30 minutos sin ayuda, la carpeta está bien organizada. Si no, hay que mejorar la estructura.
  • Revisar el protocolo del día D (Paso 7) con el responsable designado.
  • Comprobar que la asesoría laboral tiene todos los documentos y puede actuar en 2 horas desde el aviso.
  • Archivar todo con índice fechado y firmado.

Nota importante: si el requerimiento tiene un plazo de 10-15 días hábiles y no 30, el cronograma se comprime. Semanas 1 y 2 deben hacerse en paralelo en los primeros 5 días. La asesoría laboral es indispensable en ese escenario.

La guía completa de preparación para inspección de trabajo cubre con más detalle el procedimiento de actuación inspectora y los derechos del empresario durante la visita.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos años de registros puede pedir el inspector?

La obligación de conservación del artículo 34.9 ET es de cuatro años. El inspector puede solicitar registros de hasta cuatro años atrás. El plazo de prescripción de las infracciones graves (las más habituales en materia de registro horario) es de tres años, según el artículo 4.1 de la LISOS. Esto significa que, aunque el inspector solicite registros de 2022, solo puede sancionar infracciones ocurridas desde mayo de 2023 (tres años antes de mayo de 2026) si se tipifican como graves. Si no tienes registros de 2022, eso puede ser en sí mismo una infracción por incumplimiento de la obligación de conservación.

¿Puede el inspector presentarse sin cita previa?

Sí. El artículo 13 de la Ley 23/2015, Ordenadora de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, faculta a los inspectores para entrar libremente en cualquier centro de trabajo sin aviso previo. La empresa tiene obligación de permitir el acceso. Solo en el caso de domicilios particulares se requiere consentimiento del titular o autorización judicial.

¿Qué pasa si los trabajadores en remoto no fichan?

Es uno de los incumplimientos más frecuentes desde la expansión del teletrabajo. El artículo 34.9 ET no distingue entre presencia física y trabajo remoto: todos los trabajadores deben registrar jornada, independientemente de dónde trabajen. Si el sistema de fichaje no permite registrar desde fuera del centro de trabajo, la empresa está incumpliendo para esos empleados. La solución técnica más directa es un sistema de fichaje QR o app con acceso web.

¿Es válido el fichaje por Excel si los empleados lo rellenan ellos mismos?

La ley no prohíbe ningún formato, pero la Inspección de Trabajo evalúa la fiabilidad. Un Excel auto-rellenado por el trabajador sin firma digital, sin trazabilidad de modificaciones y sin mecanismo que garantice que refleja la jornada real tiene muchas probabilidades de ser cuestionado. En la práctica, la ITSS aplica criterios más estrictos a registros en papel y Excel que a sistemas digitales con inmutabilidad. No está prohibido, pero expone a la empresa a un mayor riesgo de sanción si hay alguna discrepancia.

¿Qué hago si descubro que hay empleados que nunca han fichado?

La respuesta depende de cuándo lo descubres: antes o después de que la inspección esté en marcha.

Si lo descubres antes de cualquier requerimiento: implanta el sistema de inmediato, comunícalo por escrito a todos los empleados y conserva esa comunicación. El hecho de regularizar voluntariamente antes de cualquier actuación inspectora es el atenuante más potente. En algunos casos lleva a expedientes con acta de advertencia sin sanción económica.

Si lo descubres durante un requerimiento o visita: consúltalo con tu asesoría antes de actuar. La estrategia de respuesta depende de los detalles específicos del expediente.

¿La sanción es por trabajador o por empresa?

La sanción del artículo 7.5 LISOS es por empresa, no por trabajador. Sin embargo, el número de trabajadores afectados es el criterio de graduación más importante para determinar el grado (mínimo, medio o máximo) dentro del tipo de infracción. Una empresa con 40 trabajadores sin sistema de fichaje no recibe 40 multas; recibe una sola sanción, pero graduada hacia el máximo por el elevado número de afectados, lo que puede suponer varios miles de euros.

¿Puedo implementar el fichaje y estar listo en menos de 25 minutos?

Con una herramienta digital preparada para empresas de cualquier tamaño, sí. El tiempo de configuración inicial —crear la empresa, añadir empleados, generar los QR de fichaje y activar el acceso de trabajadores— puede completarse en menos de media hora. Lo que no se puede resolver en 25 minutos es el historial de registros de los últimos cuatro años: si no existen, no se pueden crear retroactivamente sin incurrir en riesgo de falsificación documental.

¿Cómo sé si mi empresa está en el Plan de Actuación de la ITSS para 2026?

El Plan de Actuación de la ITSS se publica anualmente y especifica sectores y materias prioritarias. El plan 2025-2026 incluye expresamente el control del registro de jornada en hostelería, construcción, transporte y comercio. No implica que las empresas de otros sectores estén a salvo: la ITSS actúa también por denuncia y por cruce de datos, que no dependen del sector.

Cierre: el fichaje correcto es la inspección más sencilla

Un expediente de la ITSS por registro de jornada raramente sorprende a la empresa que tiene tres cosas: un sistema digital que registra entrada y salida con trazabilidad, los registros de los últimos cuatro años accesibles en menos de 30 minutos, y la documentación de implantación en orden. Para esa empresa, la visita del inspector es un trámite de dos horas.

Para la que no tiene ninguna de las tres, el coste mínimo de una sanción grave ya supera los 626 euros, y el coste típico de un expediente real para una PYME se sitúa entre 2.000 y 4.500 euros, sin contar honorarios de asesoría. El coste del cumplimiento —menos de 30 euros al mes para la mayoría de empresas pequeñas— es inferior a cualquier escenario de sanción.

Los 7 pasos de esta guía son ejecutables. El Paso 1 lleva menos de una mañana. El Paso 6 lleva un día. El Paso 7 lleva una hora. La suma es menos de una semana de trabajo organizado para una empresa de hasta 30 personas.

Si tienes dudas sobre cómo tu situación actual encaja con lo que la ITSS considera válido, la guía de cumplimiento legal en RRHH para PYMEs aborda el conjunto de obligaciones laborales más allá del fichaje. Y si quieres ver cómo quedan el fichaje y los registros en la práctica, la guía de control horario completa para España cubre el marco normativo integral.

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Fuentes consultadas

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