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Migrar de Excel a una app de fichaje: plan paso a paso 2026

Excel ya no cumple el RDL 8/2019 ni el RD 306/2024. Plan de migración 30 días, qué hacer con los datos históricos y cómo no perder lo que ya tienes.

· 31 min de lectura · por Equipo Workrono

Migrar de Excel a una app de fichaje: plan paso a paso 2026

Llevas tres o cuatro años con la hoja de cálculo. La montaste tú mismo, o te la pasó alguien de la asesoría, y en general funciona: los empleados apuntan la entrada, a veces la salida, y al final del mes cuadras las horas con la nómina. No es perfecto, pero es lo que hay.

El problema es que lo que “hay” ha dejado de ser suficiente. El Real Decreto-ley 8/2019 obligó a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena a registrar diariamente la jornada desde mayo de 2019. Cinco años después, la Inspección de Trabajo sigue encontrando empresas que usan Excel como sistema oficial y, con creciente frecuencia, los impugna como registro no fiable. Y desde 2024, el Real Decreto 306/2024 actualizó el cuadro sancionador de la LISOS elevando los importes y endureciendo los criterios de graduación, lo que hace que un Excel rechazado en inspección sea considerablemente más caro que antes.

Migrar no es un proyecto de semanas ni requiere un consultor externo. Para una PYME de entre 5 y 50 empleados, el proceso completo cabe en 30 días y la mayor parte del trabajo ocurre en las dos primeras semanas. Esta guía es el plan de ejecución: qué hacer, en qué orden, qué hacer con el histórico de datos y qué errores evitar.

En este artículo

Por qué Excel ya no cumple el RDL 8/2019

La norma de referencia es el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, publicado en el BOE el 12 de marzo de 2019. Su artículo 10 modifica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para añadir la obligación de registrar diariamente la jornada de cada trabajador, con horario concreto de inicio y fin.

La ley no prohíbe el Excel de forma explícita. El texto no dice “queda prohibido el uso de hojas de cálculo”. Lo que sí establece son tres requisitos que un Excel corriente no puede cumplir en la práctica:

Registro fiel a la realidad: el sistema debe garantizar que lo que figura en el registro coincide con lo que el trabajador hizo ese día. Un Excel editable sin restricciones no lo garantiza —cualquier usuario con acceso puede modificar una celda sin rastro de auditoría.

Integridad del dato histórico: los registros deben conservarse durante cuatro años y deben poder ponerse a disposición de la Inspección de Trabajo en el momento que se soliciten. Un Excel guardado en un ordenador local, sin versionado, sin control de quién editó qué y cuándo, no cumple este requisito de forma demostrable.

Acceso del trabajador: la norma exige que los trabajadores puedan acceder a sus propios registros. Con un Excel gestionado por el responsable de RRHH o por el propio empresario, ese acceso rara vez existe de forma real.

Desde 2024, el Real Decreto 306/2024, de 23 de marzo, actualizó los importes sancionadores del cuadro de infracciones y sanciones en el orden social (LISOS), incrementando los rangos de las infracciones graves y muy graves. Esto no cambia los tipos de infracción, pero sí hace que las consecuencias económicas de un Excel rechazado sean más elevadas que antes de marzo de 2024.

Problemas reales: alteración fácil, auditoría imposible, ITSS lo rechaza

Antes de hablar del plan de migración, merece la pena entender por qué exactamente el Excel falla en una inspección real. No es un problema teórico de redacción legal —es un problema técnico que los inspectores de la ITSS conocen bien y que aplican como criterio de rechazo.

El problema de la alteración retroactiva

Un Excel compartido sin protección de hoja o sin historial de versiones activado permite que cualquier usuario con acceso modifique un dato histórico. Si el inspector solicita los registros de los últimos doce meses y detecta que las celdas de fechas pasadas fueron editadas después de la fecha que contienen, puede concluir que el registro fue alterado a posteriori. Esto convierte una infracción grave (registro deficiente) en una potencialmente muy grave (falsificación de registro), con sanciones que en su grado máximo alcanzan los 187.515 € según el artículo 40 de la LISOS en su versión actualizada por el RD 306/2024.

No hace falta mala fe para que ocurra esto. Un empleado que cometió un error de escritura y lo corrigió días después, una secretaria que actualizó la hoja de otro departamento por confusión, o un archivo enviado por correo y re-editado por el receptor dejan exactamente la misma huella —o ninguna— que un registro deliberadamente falsificado.

El problema de la auditoría imposible

Cuando la ITSS solicita los registros, pide datos estructurados: qué empleado, qué día, a qué hora entró, a qué hora salió. Para una empresa de 15 personas con un año de datos, eso son aproximadamente 3.900 filas de información (15 empleados × 22 días hábiles al mes × 12 meses). Si esa información está dispersa en pestañas por mes, en archivos separados por año, o en formatos que cambian cada vez que alguien reorganizó la hoja, extraerla y presentarla de forma ordenada en 48 horas —el plazo habitual en un requerimiento de inspección— puede ser materialmente imposible.

La incapacidad de aportar la documentación en el plazo requerido es en sí misma una infracción formal, independiente de si el registro existía o no.

Qué dice la ITSS sobre los sistemas no automatizados

La posición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social sobre los sistemas manuales de registro (papel y Excel incluidos) se ha ido endureciendo desde 2021. Los criterios técnicos publicados por la ITSS indican que un sistema de registro debe ser capaz de demostrar la trazabilidad del dato: quién lo introdujo, cuándo, y si fue modificado posteriormente. Esta exigencia de trazabilidad es técnicamente incompatible con un Excel sin auditoría de cambios activada —una funcionalidad que pocos responsables de PYME conocen y casi ninguno tiene configurada.

La conclusión práctica es que usar Excel no garantiza una infracción automática en cada inspección, pero sí pone a la empresa en una posición de debilidad probatoria ante cualquier requerimiento. La empresa debe demostrar que su registro es fiable; con un Excel sin trazabilidad, esa demostración es difícil o imposible. Para entender en detalle cómo actúa la Inspección en estos casos, lee la guía completa sobre inspección de trabajo y fichaje.

Lo que NO vas a perder al migrar

Una de las objeciones más frecuentes cuando se plantea la migración es el miedo a perder lo que ya existe: “llevamos cuatro años de datos en esa hoja y no podemos empezar de cero”. Es un miedo razonable pero basado en una premisa incorrecta: migrar de Excel a una app no significa borrar el historial.

Los registros históricos se conservan tal como están

Tienes obligación legal de conservar los registros de jornada durante cuatro años. Esto no cambia cuando migras de sistema —la obligación de conservación afecta a los datos que tenías antes de la migración, independientemente de si el sistema que los generó sigue activo o no.

Lo que sí debes hacer es guardar el historial antes de cerrar el Excel. El proceso correcto es:

  1. Exportar el contenido completo del Excel a un formato durable: PDF por empleado y año, o CSV estructurado por columnas (empleado, fecha, entrada, salida, horas totales).
  2. Guardar esa exportación en un repositorio con fecha de creación verificable: una carpeta en Google Drive o Microsoft OneDrive con fecha de modificación visible, un correo enviado a ti mismo con el archivo adjunto, o un sistema de archivo con timestamp.
  3. Mantener ese archivo accesible durante el tiempo que reste hasta cumplir los cuatro años de conservación desde el dato más antiguo.

No tienes que mantener el Excel activo, ni pagar la licencia de ningún software para acceder a datos en formato PDF o CSV. Lo que tienes que garantizar es que puedes presentar esos datos si la Inspección los solicita.

Las plantillas de horarios y turnos se reutilizan

Si tu Excel incluye plantillas de horarios —turnos, jornadas pactadas, calendarios laborales, días festivos— esas plantillas no desaparecen con la migración. La mayoría de apps de fichaje permiten importar horarios desde CSV o configurarlos manualmente. El trabajo de haberlos creado se preserva; lo que cambia es dónde viven.

En algunos casos, ese trabajo incluso se simplifica: con un sistema digital, no tienes que actualizar manualmente la plantilla de turnos cada vez que hay un cambio, porque el sistema lo refleja en tiempo real para todos los empleados afectados.

Los datos de nómina no cambian

La migración del sistema de fichaje no afecta a los datos ya procesados en nómina. Las liquidaciones pasadas, los contratos, los datos de Seguridad Social de empleados anteriores: todo eso vive en tu software de nóminas o en la gestoría, no en el Excel de fichaje. Migrar el registro de jornada no toca ninguno de esos sistemas.

Plan migración 30 días

Este calendario está pensado para una PYME de entre 5 y 50 empleados sin departamento de IT propio. Si tu empresa tiene más de 50 empleados o sistemas heredados más complejos (ERP, integración con nóminas automatizada), el plan es el mismo pero los plazos se extienden proporcionalmente.

Semana 1: diagnóstico y decisión

Los primeros siete días no tocas nada en el sistema actual. Solo observas y decides.

Días 1-2: Auditoría del Excel (ver Paso 1 en detalle más abajo). Días 3-4: Comparación de herramientas y selección (ver Paso 2). Días 5-7: Crea la cuenta de prueba en la app elegida. No configures nada aún. Familiarízate con la interfaz durante 30 minutos.

Semana 2: configuración y datos

Días 8-9: Da de alta la empresa y las ubicaciones en la app. Crea los perfiles de empleados (puedes hacerlo uno a uno o mediante importación CSV si la app lo permite). Días 10-11: Configura los horarios o turnos base. Si tienes empleados con jornadas distintas, configura cada tipo de jornada. Días 12-14: Exporta el histórico del Excel a PDF o CSV. Decide si importas el histórico en la app o lo guardas en archivo externo (ver Paso 3).

Semana 3: periodo paralelo

Días 15-21: Ambos sistemas activos en paralelo. Los empleados fichan en la nueva app. Tú sigues manteniendo el Excel durante esta semana solo como referencia de control. Al final de la semana, compara los datos de ambos sistemas para verificar que la app está capturando correctamente todos los fichajes.

Semana 4: comunicación y cierre

Días 22-25: Comunicación formal del cambio a todos los empleados (ver Paso 5). Recuerda a quienes no han fichado correctamente en la semana de prueba. Días 26-28: Cierre del Excel. Exportación final con timestamp. Archivo del histórico (ver Paso 6). Días 29-30: Primera semana con la app como único sistema. Revisión de incidencias (fichajes olvidados, problemas técnicos) y ajuste del protocolo de contingencia.

Paso 1: Auditoría de tu Excel actual

Antes de migrar, necesitas saber exactamente qué tienes. Esta auditoría te lleva entre 30 minutos y dos horas dependiendo del volumen de datos.

Inventario de lo que existe

Localiza todos los archivos de registro de jornada que existen en tu empresa. No solo el Excel principal —también las copias de seguridad en el disco duro, los archivos enviados por correo, las versiones en Google Sheets o en OneDrive. Frecuentemente, las empresas tienen cuatro o cinco versiones del mismo archivo, algunas más actualizadas que otras, sin que nadie sepa cuál es la oficial.

Crea un inventario de estos archivos con:

  • Nombre del archivo y ubicación.
  • Rango de fechas que cubre.
  • Último usuario que lo editó y fecha de la última modificación.
  • Si incluye datos de todos los empleados actuales o solo de algunos.

Evaluación del estado de los datos

Abre el archivo principal y responde estas preguntas:

¿Los registros tienen hora de entrada y hora de salida en todos los días? Un registro que solo tiene entrada no cumple el RDL 8/2019 —el inspector levantará acta aunque exista el sistema.

¿Las fechas son continuas? ¿Hay lagunas de días, semanas o meses sin datos? Cada laguna es un período sin registro, que equivale a no tener sistema durante ese tiempo.

¿Están todos los empleados actuales? Si algún empleado no tiene registro en el Excel, sus datos no existen. Eso incluye empleados que empezaron hace seis meses, trabajadores a tiempo parcial, o empleados de otro centro que llevan su propio registro por separado.

¿Quién tiene acceso al archivo? Si más de tres personas pueden editar el documento, el riesgo de alteración retroactiva no intencional es alto.

Cálculo del período de conservación

Identifica el registro más antiguo del archivo. Resta cuatro años desde hoy. Todo lo que esté dentro de ese período (es decir, lo que sea más reciente que “hoy menos cuatro años”) tiene obligación legal de conservación activa. Lo anterior a esa fecha puede archivarse definitivamente —aunque conservarlo no hace daño.

Paso 2: Elegir la app correcta

No todas las apps de fichaje son iguales en lo que importa para una migración desde Excel. Estos son los criterios específicos que debe cumplir la herramienta que elijas.

Registro de auditoría: la app debe dejar constancia de cualquier modificación retroactiva de un fichaje. Si el administrador cambia la hora de entrada de un empleado del lunes pasado, debe quedar un log que diga quién lo cambió, cuándo, y cuál era el valor original. Sin esto, tienes el mismo problema de trazabilidad que con el Excel.

Acceso del trabajador: cada empleado debe poder ver sus propios registros desde la app, sin necesidad de pedírselos al administrador. El acceso debe incluir el historial, no solo los datos del día actual.

Exportación estructurada: la herramienta debe poder generar informes en PDF o CSV por empleado y por rango de fechas, exportables en menos de cinco minutos. Este es el formato que la ITSS solicita en una inspección.

Conservación en la nube: los datos deben estar almacenados en servidores del proveedor, no solo en el dispositivo local. Si el ordenador de la empresa se estropea, los registros deben seguir accesibles.

Criterios de implantación para una PYME sin IT

Sin hardware adicional: para la mayoría de PYMEs, la solución más rápida es el fichaje por QR desde el móvil del empleado. No requiere instalar terminales, no depende de un ordenador encendido en recepción, y funciona en cualquier centro de trabajo. La guía de configuración de fichaje QR paso a paso explica cómo hacerlo desde cero.

Incorporación rápida de empleados: da de alta a 20 empleados en menos de una hora, ya sea uno a uno o por importación CSV.

Soporte en español con horario laboral español: cuando surge un problema en la semana de paralelo, necesitas respuesta el mismo día, no en 48 horas.

Para un análisis de costes detallado de las principales opciones del mercado, incluyendo el TCO real para 10 empleados, lee el análisis de software de fichaje para PYME con precios verificados 2026.

Paso 3: Importar histórico

La mayoría de apps de fichaje no tienen un sistema de importación masiva de datos históricos desde Excel. Esto es una limitación real que hay que gestionar, no ignorar.

Las tres opciones disponibles

Opción A — Archivo externo (recomendada para la mayoría de PYMEs): exportas el Excel a PDF por empleado y año, y lo guardas en un sistema de archivo externo accesible (Google Drive, SharePoint, OneDrive). La app nueva comienza desde cero —solo captura fichajes desde la fecha de activación. El histórico anterior existe, está disponible para la Inspección si lo solicita, pero no está en la app.

Esta opción es válida legalmente porque la obligación de conservación no exige que todos los datos estén en el mismo sistema —exige que estén disponibles y accesibles. Un PDF de un año de registros guardado en una carpeta etiquetada cumple ese requisito perfectamente.

Opción B — Importación manual de datos críticos: si tu app lo permite, introduces manualmente los datos de los últimos meses (típicamente los últimos tres a seis) en el nuevo sistema. El resto del histórico va a archivo externo. Esta opción tiene sentido si quieres tener el sistema consolidado para gestionar ausencias o cálculo de horas extra de los últimos meses sin salir de la app.

Opción C — Importación CSV (si la app lo soporta): algunas herramientas permiten importar registros históricos mediante un fichero CSV estructurado. Si tu Excel tiene los datos en un formato consistente (empleado, fecha, entrada, salida en columnas fijas), puedes convertirlo a CSV y subirlo. El proceso requiere que los datos del Excel estén limpios y sin errores de formato —lo que no siempre es el caso. Reserva esta opción para cuando hayas hecho la auditoría del Paso 1 y puedas garantizar que los datos son consistentes.

Cómo preparar el CSV de exportación

Si decides exportar a CSV, el formato mínimo que necesitas es:

empleado_id, fecha, hora_entrada, hora_salida

Donde empleado_id puede ser el nombre completo o el NIF, fecha en formato ISO (YYYY-MM-DD), y las horas en formato HH:MM:SS o HH:MM.

Limpia el CSV antes de importarlo: elimina filas vacías, filas de totales, celdas fusionadas (no se exportan bien a CSV), y cualquier fila que no sea un registro de jornada. Un CSV con errores de formato genera importaciones parciales o fallidas que son más difíciles de detectar que no importar nada.

Paso 4: Periodo paralelo (Excel + app)

El periodo paralelo es la semana en la que ambos sistemas están activos simultáneamente. No es un requisito legal —es una práctica de gestión del riesgo que te protege de activar un sistema nuevo que no captura bien los datos.

Qué verificar durante el paralelo

Al final de cada día de la semana de paralelo, compara los registros de ambos sistemas para cada empleado:

¿Fichan en la app todos los que fichaban en el Excel? Un empleado que no ficha en la app no aparece en el sistema —su jornada no queda registrada. Si el paralelo revela que hay empleados que no están fichando en la app (porque no tienen el móvil, porque el QR no funciona en su zona, porque olvidaron instalar la app), debes resolverlo antes de cerrar el Excel.

¿Los horarios coinciden? Las diferencias de pocos minutos son normales (el Excel podía tener horas aproximadas escritas a mano; la app registra el minuto exacto). Diferencias de más de 15-20 minutos en el mismo fichaje indican un problema —el empleado fichas en la app a las 9:20 pero escribía en el Excel las 9:00 porque “eso era lo que tenía que poner”.

¿Hay fichajes de entrada sin salida? La app puede configurarse para enviar recordatorios automáticos cuando detecta una entrada sin salida después de X horas. Actívalo desde el primer día de paralelo.

El protocolo de contingencia

Define desde el primer día qué hace un empleado si no puede fichar en la app (móvil sin batería, sin cobertura, app no disponible). El protocolo mínimo: el empleado avisa por mensaje o correo al responsable con la hora de entrada y salida, y el responsable introduce el registro manualmente en la app ese mismo día con una nota de justificación.

Sin protocolo de contingencia documentado, los días sin cobertura o con incidencia técnica quedan sin registro, lo que es exactamente el problema que tenías con el Excel.

Paso 5: Comunicación interna del cambio

El 80% de los problemas de adopción en una migración de sistema de fichaje no son técnicos —son de comunicación. La resistencia de los empleados (“¿por qué tenemos que instalar otra app?”, “¿para qué esto si siempre ha funcionado?”, “¿me van a controlar más?”) es predecible y evitable con una comunicación correcta.

Qué comunicar y cómo

Comunica el cambio con al menos dos semanas de antelación. No mandes solo un email —haz una reunión breve (10-15 minutos) donde expliques:

Por qué cambiamos: la ley obliga a tener un registro de jornada que el sistema actual no cumple de forma robusta. No es una decisión discrecional de la empresa —es una adaptación a la normativa que nos evita problemas legales a todos.

Qué cambia para el empleado: en lugar de escribir o apuntar la hora en una hoja, abres la app, escaneas el QR y listo. La acción de fichar es más rápida, no más lenta. El empleado tiene acceso a sus propios registros en cualquier momento, lo que antes no tenía.

Qué NO cambia: tu jornada, tu horario, tu contrato. El sistema registra lo que ya hacías —no introduce nuevas obligaciones laborales.

Cómo pedir ayuda: nombra a una persona de referencia para las dudas técnicas de la primera semana (puede ser el propio responsable de RRHH, o un empleado que se haya familiarizado con la app antes).

Si tu empresa tiene delegados de personal o comité de empresa, el RDL 8/2019 establece la obligación de informar a los representantes de los trabajadores sobre la implantación del sistema de registro antes de ponerlo en marcha. No es una consulta —es una información previa. Documenta que lo hiciste: un correo con acuse de recibo o un punto en acta de reunión es suficiente.

Esta obligación también aplica aunque cambies de sistema —si pasas de un Excel a una app, debes informar a los representantes del nuevo sistema.

Paso 6: Apagar Excel con archivo histórico

Cuando la semana de paralelo ha concluido sin incidencias graves, y cuando todos los empleados están fichando correctamente en la nueva app, puedes cerrar el Excel. Este paso tiene un procedimiento concreto.

El proceso de cierre correcto

1. Exportación final completa: antes de cerrar el Excel por última vez, genera una exportación de todos los datos en formato PDF (un archivo por empleado y por año) y en formato CSV (un archivo único con todos los empleados y todos los años). Esta doble exportación garantiza que tienes un formato legible para humanos (PDF) y un formato procesable por máquinas (CSV) si alguna vez necesitas extraer datos concretos.

2. Fecha y verificación: guarda los archivos en una carpeta con la fecha del cierre en el nombre (Archivo_Fichaje_Hasta_Mayo2026/). La fecha de creación del archivo de sistema es suficiente como evidencia temporal, pero añadir la fecha en el nombre es una práctica sana que evita confusiones futuras.

3. Repositorio de archivo: guarda la carpeta en un sistema de almacenamiento en la nube con acceso permanente. Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox o el servidor de la empresa —lo que uses habitualmente. Lo que no sirve es guardarlos solo en un disco duro local que puede estropearse o perderse.

4. Comunicación a la asesoría: informa a tu gestoría o asesoría laboral de la fecha de cierre del sistema antiguo y de la fecha de inicio del sistema nuevo. Ellos gestionarán las nóminas con los datos del nuevo sistema a partir de ese mes. Si hay discrepancias en los datos del mes del cambio (parte del mes en Excel, parte en la app), el día de corte debe quedar claro.

5. No borres el Excel: archivar no significa borrar. El archivo Excel original, con sus fórmulas, pestañas y formato, puede ser útil si alguna vez se necesita auditar los datos en el formato en el que se generaron originalmente. Muévelo a la carpeta de archivo, pero no lo elimines hasta que todos los registros que contiene superen el período de conservación de cuatro años.

Casuísticas

Empleados en baja médica o maternidad/paternidad durante la migración

Los empleados que estén en baja durante el período de migración no fichan —su jornada está suspendida. No necesitas hacer nada especial con su registro durante ese tiempo. Cuando vuelvan, fichan en la nueva app desde el primer día de su incorporación. El historial anterior a la baja (que incluye el período en Excel) sigue en el archivo histórico.

Autónomos colaboradores y empleados de ETT

Los autónomos que trabajan para tu empresa sin contrato por cuenta ajena (autónomos “dependientes” o colaboradores) no entran en el ámbito del RDL 8/2019. No tienes obligación de registrar su jornada. Si quieres hacerlo por gestión interna, puedes, pero no es un requisito legal.

Los empleados cedidos por una ETT sí tienen obligación de fichaje. La empresa usuaria (la tuya) es responsable de que se registre la jornada de esos trabajadores mientras prestan servicios en tu centro. Incluirlos en el sistema de fichaje desde el primer día de la cesión es tu responsabilidad, aunque la ETT gestione sus contratos y nóminas.

Multi-centro: más de un lugar de trabajo

Si tienes empleados que trabajan en varios centros de trabajo o que se desplazan habitualmente entre sedes, el sistema de fichaje debe registrar en qué ubicación trabajó el empleado cada día. Esto no es un requisito explícito del RDL 8/2019 para todas las empresas, pero es una funcionalidad que las apps modernas incluyen por defecto (mediante QR por ubicación o geolocalización) y que facilita enormemente la gestión operativa —distribución de costes por centro, control de desplazamientos, planificación de turnos.

Si tu Excel actual no distingue por ubicación pero tus empleados trabajan en centros distintos, la migración es una oportunidad para corregir esa laguna de datos.

Trabajo remoto o híbrido

La obligación de registro no desaparece en días de teletrabajo. El empleado que trabaja desde casa debe fichar exactamente igual que cuando está en la oficina. La diferencia es que no puede escanear el QR físico del centro. Las opciones son:

  • Fichaje desde la app móvil sin escanear QR (entrada manual o QR digital enviado por el administrador).
  • Fichaje con geolocalización desde la ubicación del empleado (requiere consentimiento explícito del trabajador y política de privacidad actualizada).
  • Fichaje por IP o autenticación en el portal web de la empresa (menos frecuente pero válido).

Lo que no es válido es no registrar los días de teletrabajo. La guía de control horario en equipos híbridos desarrolla estas casuísticas con más detalle.

Errores frecuentes en migraciones

Siete años de implantaciones en PYMEs revelan un patrón repetido de errores. Estos son los más frecuentes y cómo evitarlos.

Error 1: Migrar sin exportar el histórico primero

El error más frecuente y el más costoso. La empresa activa la app nueva, los empleados empiezan a fichar, y dos semanas después alguien pregunta “¿y los registros del año pasado?” —momento en que descubren que el Excel ya no está accesible porque quien lo gestionaba lo borró o perdió el acceso al ordenador donde estaba.

La exportación del histórico es el primer paso, no el último. Antes de configurar la app nueva, antes de comunicar el cambio a los empleados, antes de todo, exporta y archiva.

Error 2: Periodo de paralelo demasiado corto o inexistente

Activar la nueva app un lunes y apagar el Excel el viernes siguiente es demasiado rápido. Una semana no es suficiente para detectar empleados que no fichan, problemas de cobertura en zonas del edificio, caídas del sistema, o empleados que fichan entrada pero no salida.

El mínimo recomendable es dos semanas de paralelo. Si tu empresa tiene más de 20 empleados o varios centros, tres semanas.

Error 3: No definir el protocolo de contingencia antes de apagar el Excel

En el momento en que el Excel deja de ser el sistema de referencia, necesitas tener claro qué hace un empleado cuando no puede fichar en la app. Sin protocolo, los incidentes generan registros incompletos que son exactamente el problema que querías resolver.

Define el protocolo, comunícalo por escrito a todos los empleados el mismo día que comunicas el cambio, y asegúrate de que el responsable que gestiona los fichajes manuales sabe cómo introducirlos en la app con la nota de justificación correspondiente.

Error 4: Ignorar a los empleados sin smartphone

Si tienes empleados que no tienen smartphone propio o que no quieren instalar la app en su dispositivo personal, necesitas una alternativa antes del día de arranque. Las opciones habituales son: un tablet o smartphone de empresa en el punto de fichaje (modo kiosco), un terminal de fichaje con QR impreso en la entrada, o fichaje en portal web desde el ordenador del puesto.

Los empleados sin smartphone son predecibles —los conoces. No pueden ser una sorpresa el día del lanzamiento.

Error 5: No informar a los representantes de los trabajadores

Si tienes representación sindical o delegados de personal, omitir la comunicación previa obligatoria puede convertirse en un punto de conflicto. En el mejor caso, es un incumplimiento formal fácilmente solucionable. En el peor, puede generar una denuncia sindical que desemboque en una actuación inspectora —precisamente lo que querías evitar con la migración.

Informa antes de implantar. Documenta que lo hiciste.

Hay apps de “fichaje” que son en realidad sistemas de seguimiento de productividad adaptados para el mercado del registro horario. No tienen log de auditoría, no permiten acceso del trabajador a sus datos, no generan informes en el formato que pide la ITSS. Contratar una de estas herramientas para cumplir el RDL 8/2019 y descubrirlo en una inspección es el escenario peor.

Antes de contratar, verifica explícitamente con el proveedor: ¿tiene log de auditoría de cambios retroactivos? ¿puede el empleado ver sus propios registros sin intervención del administrador? ¿genera exportaciones en PDF y CSV por empleado y rango de fechas?

Para evitar este error, consulta también los derechos del empleado en el registro de jornada — entender qué puede exigir el trabajador te ayuda a evaluar qué debe cumplir el sistema.

Error 7: Tratar la migración como un proyecto de IT, no de personas

La tecnología es la parte fácil. Configurar la cuenta, dar de alta a los empleados, generar los QRs: eso lleva horas, no días. Lo que lleva tiempo y puede fallar es la adopción humana. Un empleado que no ficha porque no entiende para qué sirve el sistema, o porque nadie le explicó cómo funciona, genera exactamente los mismos registros incompletos que el Excel deficiente que querías sustituir.

Invierte más tiempo en la comunicación (Paso 5) que en la configuración técnica. La tecnología no falla; la gente sí, cuando no entiende qué se espera de ella.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio migrar de Excel a una app, o el Excel bien gestionado cumple la ley?

El Excel bien gestionado —con historial de cambios activado, con acceso del trabajador garantizado, con exportación organizada— puede cumplir técnicamente el RDL 8/2019. El problema es que “Excel bien gestionado” en la práctica significa una configuración de auditoría de cambios en Google Sheets o Excel 365, acceso al archivo para todos los empleados con restricciones de edición de filas ajenas, y un proceso de exportación mensual a PDF archivado. Muy pocas PYMEs tienen todo eso configurado correctamente. Una app diseñada para el registro de jornada lo cumple por defecto, sin configuración adicional.

¿Cuánto tiempo lleva realmente la migración?

Para una empresa de entre 5 y 20 empleados, la parte técnica (configurar la app, dar de alta empleados, generar QRs) lleva entre 2 y 4 horas. La comunicación interna y el periodo de paralelo son los que determinan la duración total, y eso es lo que justifica el plan de 30 días. Técnicamente podrías estar operativo en un día; prudentemente, necesitas un mes para estar seguro de que funciona.

¿Puedo usar la app nueva para empleados nuevos y mantener el Excel para los actuales?

No es recomendable. Tener dos sistemas activos en paralelo de forma permanente duplica el trabajo administrativo y crea datos dispersos que son difíciles de consolidar en una inspección. El periodo de paralelo es temporal (una o dos semanas) y sirve para validar el sistema nuevo, no para mantener dos sistemas indefinidamente.

¿La app tiene que cumplir algún certificado o norma técnica específica?

El RDL 8/2019 no exige ninguna certificación técnica específica para el sistema de registro. No hay un “certificado de software de fichaje conforme al RDL 8/2019”. Lo que la norma exige son características funcionales: registro diario con hora de inicio y fin, integridad del dato, acceso del trabajador, conservación cuatro años. Cualquier herramienta que cumpla esas características funcionales es válida.

¿Qué pasa con los registros de empleados que ya no trabajan en la empresa?

Los registros de ex-empleados tienen exactamente la misma obligación de conservación que los de los empleados actuales: cuatro años desde el registro, no desde la baja. Si un empleado se fue en enero de 2025, sus registros de 2022 a 2025 deben estar disponibles hasta enero de 2026 (los de 2022) y hasta enero de 2029 (los de 2025). En la práctica, guarda los datos de todos los empleados hasta que todo el histórico supere el plazo de cuatro años.

¿Puedo pedir a los empleados que instalen la app en su móvil personal?

Sí, pero con condiciones. Pedir a un empleado que instale una aplicación empresarial en su dispositivo personal (BYOD, Bring Your Own Device) requiere: comunicación previa sobre qué datos de la app acceden al teléfono, política de privacidad actualizada que incluya el tratamiento de datos del empleado mediante la app, y —si la app usa geolocalización— consentimiento explícito del trabajador para el tratamiento de su ubicación. Sin estos elementos, el uso de dispositivos personales para fichaje puede vulnerar el derecho a la intimidad del trabajador. Para las empresas que no quieren gestionar estos requisitos BYOD, la alternativa es un dispositivo de empresa en el punto de fichaje (tablet en modo kiosco con el QR). La guía de configuración QR desarrolla ambas opciones.

¿El RD 306/2024 cambia algo respecto al sistema de fichaje que debo usar?

El RD 306/2024 actualiza los importes de las sanciones de la LISOS, pero no modifica los requisitos técnicos del sistema de registro establecidos en el RDL 8/2019. Lo que cambia es el coste de incumplir: las sanciones graves tienen ahora rangos superiores a los anteriores a marzo de 2024. Esto no altera qué sistema debes usar, pero sí hace más urgente asegurarte de que el sistema que usas es efectivamente válido.

¿Cuánto cuesta una app de fichaje frente al riesgo de seguir en Excel?

Una app de fichaje para 10 empleados cuesta entre 0 € (planes gratuitos con funcionalidades básicas) y 50-80 €/mes en planes de pago con todas las funcionalidades. El rango completo está analizado con precios verificados de ocho herramientas en el análisis de software de fichaje para PYME precio 2026. Una sanción por infracción grave en su grado mínimo —registro insuficiente, empleados sin acceso a sus datos— comienza en 626 € según la LISOS actualizada por el RD 306/2024. El coste anual de la herramienta más cara del mercado (960 €/año para 10 empleados) es inferior a una sola sanción de grado medio.

Conclusión

Migrar de Excel a una app de fichaje no es un proyecto técnico complejo. Es un proceso organizativo que requiere orden, comunicación y un mes de disciplina. El mayor riesgo no está en la tecnología —está en saltarse pasos: exportar el histórico antes de cerrar el Excel, hacer el periodo de paralelo con la calma necesaria, comunicar bien el cambio a la plantilla.

Si en tu empresa el control horario sigue en una hoja de cálculo, el mejor momento para migrar fue hace tres años. El segundo mejor momento es esta semana.

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Si tienes dudas sobre si tu sistema actual cumple realmente la normativa antes de migrar, la guía sobre los errores de control horario más frecuentes en PYMEs te da un diagnóstico en 30 minutos. Y si quieres entender exactamente cómo actúa la Inspección de Trabajo cuando revisa los sistemas de registro, lee la guía completa de la ITSS y el fichaje antes de que llegue la visita.

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