Configura tu empresa en Workrono

Para: Administrador de empresa. Tiempo estimado: 15-20 minutos.

¿Qué vas a hacer aquí?

Esta guía te lleva paso a paso por la configuración inicial de tu empresa en Workrono: desde completar tus datos hasta tener tu primer código QR listo para que los empleados puedan fichar.

Nada más entrar al panel verás una tarjeta “Primeros pasos” con la lista de tareas pendientes y tu progreso (por ejemplo, «2 de 4 completados»). Cada ítem es un enlace directo a la pantalla que lo resuelve. La tarjeta desaparece sola cuando completas todos los pasos.

Antes de empezar

Necesitas haber iniciado sesión con tu cuenta de administrador.
Ten a mano la lista de empleados que quieres dar de alta (nombre, apellidos y correo electrónico de cada uno).
Define dónde colocarás el primer punto de fichaje (oficina, almacén, recepción…).

Paso 1 — Completa los datos de tu empresa

En el menú lateral, pulsa Configuración o Mi empresa.
Rellena los campos obligatorios:
- Nombre de empresa
- CIF / NIF
- Dirección
- Sector de actividad
Sube el logotipo si quieres que aparezca en los reportes.
Pulsa Guardar.

Estos datos aparecerán en los reportes de asistencia que generes en PDF o Excel, por lo que conviene rellenarlos correctamente desde el principio.

Paso 2 — Da de alta a tus empleados

En el menú lateral, pulsa Empleados.
Pulsa el botón Añadir empleado.
Rellena los datos del empleado:
- Nombre y apellidos
- Correo electrónico (recibirá aquí el enlace de acceso)
- Rol: elige Empleado para quien solo va a fichar, Manager para responsables de equipo, o Administrador si tiene que gestionar la cuenta.
- PIN de kiosko: un código numérico que usará en el modo tablet (puedes asignarlo tú o dejarlo en blanco para que lo cree el propio empleado).
Pulsa Guardar. Workrono enviará automáticamente un correo de bienvenida al empleado con sus datos de acceso.
Repite el proceso para cada empleado.

¿Tienes muchos empleados? Puedes importarlos desde un archivo Excel. Consulta la guía Importar empleados en bloque (disponible próximamente).

Paso 3 — Crea tu primera ubicación

Las ubicaciones son los puntos físicos donde se puede fichar (una oficina, una obra, un almacén…). Cada ubicación tendrá su propio código QR.

En el menú lateral, pulsa Ubicaciones. (Si no ves la opción, tu plan no incluye esta funcionalidad.)
Pulsa Nueva ubicación.
Escribe un nombre descriptivo (por ejemplo, «Oficina central» o «Almacén norte»).
Si quieres activar la verificación GPS, indica la dirección y el radio en metros. Solo podrán fichar quienes estén físicamente dentro de ese radio.
Pulsa Guardar.

Paso 4 — Genera el código QR

Desde la lista de ubicaciones, pulsa sobre la que acabas de crear.
Pulsa Generar QR.
Workrono crea un código QR único para esa ubicación.
Pulsa Descargar para obtener la imagen en PDF o PNG.
Imprímelo y colócalo en un lugar visible del punto de fichaje.

A partir de este momento, cualquier empleado dado de alta puede escanear ese QR con el móvil para fichar.

Panel de presencia en vivo

Nada más entrar al panel de inicio verás una sección llamada Presencia en vivo con:

Cuatro indicadores rápidos: Presentes ahora, Ausentes, Tardanzas hoy y Total plantilla.
Una tarjeta por cada empleado activo que muestra si está presente o ausente en este momento, la hora de entrada, la ubicación donde fichó y un aviso si llegó tarde.

El panel se actualiza automáticamente cada 25 segundos sin que tengas que hacer nada. Los empleados presentes aparecen siempre primero en la rejilla.

Este panel solo es visible para administradores y propietarios de la cuenta.

Vista “En directo” a pantalla completa

Para una visión más amplia —ideal como monitor de oficina o pantalla compartida—, accede a la vista completa de dos maneras:

Pulsa el enlace Ver pantalla completa que aparece en la cabecera de la sección de presencia del Dashboard.
En el menú lateral, pulsa En directo (icono de señal, justo debajo de Dashboard).

La vista completa ofrece las mismas cifras del resumen pero con tarjetas más grandes y añade:

Buscador por nombre: escribe las primeras letras del empleado para filtrar las tarjetas en tiempo real.
Botones de filtro: muestra todos los empleados, solo los presentes o solo los ausentes.

El refresco automático también funciona en esta vista (cada 25 segundos).

¿Y ahora?

¿Quieres configurar el modo kiosko (tablet compartida)? → Consulta Fichar desde el kiosko.
¿Quieres ver cómo ficha un empleado con el QR? → Consulta Fichar con el código QR.
¿Quieres generar un reporte de asistencia? → Consulta Reportes de asistencia.

Problemas frecuentes

”El empleado dice que no ha recibido el correo de bienvenida”

Comprueba que el correo que introdujiste no tiene errores tipográficos. Desde Empleados, entra en el perfil del empleado y usa la opción Reenviar correo de bienvenida.

”No encuentro Ubicaciones, Proyectos o Alertas”

Estas secciones aparecen en el menú lateral solo si tu plan las incluye. Si no ves alguna, tu plan actual no la tiene activada. Ve a Configuración → Suscripción para ver las funcionalidades de tu plan y mejorarlo si lo necesitas.

”El QR se generó pero al escanearlo da error”

Asegúrate de que descargaste el QR en buena calidad (usa el PDF, no una captura de pantalla).
El código puede haberse desactivado accidentalmente; comprueba en Ubicaciones que el QR aparece como Activo.

”No puedo guardar los datos de empresa”

Comprueba que todos los campos obligatorios están rellenos. Los campos marcados en rojo son los que falta completar.