Generar y gestionar códigos QR

Para: Administrador de empresa. Tiempo estimado: 5 minutos.

¿Qué vas a hacer aquí?

En Workrono, cada punto de fichaje (una oficina, un almacén, una obra…) tiene su propio código QR único. Esta guía te explica cómo crear esos códigos, descargarlos para imprimirlos y gestionarlos a lo largo del tiempo.

Antes de empezar

Necesitas estar en sesión con tu cuenta de administrador.
Decide qué lugares van a ser puntos de fichaje (puede ser uno o varios).
Comprueba que tu plan tiene margen de códigos QR disponibles.

Crear una ubicación y su código QR

Cada QR está vinculado a una ubicación. Primero creas la ubicación y luego generas el QR.

En el menú lateral, pulsa Ubicaciones (o Gestión de QR).
Pulsa Nueva ubicación.
Rellena los datos:
- Nombre: algo descriptivo, como «Oficina central» o «Almacén norte».
- Dirección (opcional): la dirección física del lugar.
- Radio GPS (opcional): si activas la verificación de geolocalización, indica los metros de radio dentro de los que se debe estar para poder fichar. Por ejemplo, 100 metros.
Pulsa Guardar. Se creará la ubicación.
Desde la ficha de la ubicación, pulsa Generar QR.
Se genera el código. Pulsa Descargar en PDF o Descargar PNG para obtener el archivo.

El código QR es único y está vinculado solo a tu empresa. No sirve para otra empresa aunque alguien lo escanee.

Dónde y cómo colocar el QR

Colócalo en un lugar visible a la entrada del punto de trabajo: pared, puerta, mostrador, tablón de anuncios.
Imprímelo en color y en un tamaño mínimo de 10×10 cm para que la cámara del móvil lo lea bien desde cierta distancia.
Protégelo de la humedad y el sol: puedes plastificarlo o usar un portadocumentos de pared.
Evita colocarlo donde haya reflejos: el brillo de una superficie metálica puede dificultar la lectura.

Si imprimes el QR desde el PDF, no lo escales por debajo del 75 %: a partir de cierto punto, los módulos del código se vuelven demasiado pequeños para leerlos.

Gestionar los QR existentes

Ver el estado de un QR

En la lista de ubicaciones puedes ver si el QR de cada punto está Activo o Inactivo. Solo se puede fichar con QR activos.

Regenerar un QR

Si el QR se deterioró, se perdió o sospechas que alguien lo está usando de forma indebida, puedes generar uno nuevo:

Entra en la ficha de la ubicación.
Pulsa Regenerar QR. El código antiguo queda invalidado de inmediato.
Descarga el nuevo código e imprímelo.

Avisa a tus empleados cuando cambies el QR, para que no intenten usar la versión antigua.

Desactivar un QR

Si un punto de fichaje deja de usarse temporalmente (obras, cierre de una sede…):

Entra en la ficha de la ubicación.
Pulsa Desactivar.

Los empleados que intenten fichar con ese QR recibirán un mensaje de error. Puedes reactivarlo en cualquier momento.

¿Y ahora?

¿Quieres que los empleados también puedan fichar desde una tablet? → Consulta Fichar desde el kiosko.
¿Quieres ver los fichajes registrados en una ubicación? → Genera un reporte en Reportes de asistencia.

Problemas frecuentes

”El empleado escanea el QR pero la página da error”

Comprueba que el QR está Activo en la ficha de la ubicación.
Asegúrate de que imprimiste la versión más reciente del QR (si lo regeneraste, el código antiguo ya no funciona).
Comprueba que el empleado tiene conexión a internet al escanear.

”He alcanzado el límite de códigos QR de mi plan”

Tu plan tiene un número máximo de ubicaciones/QR activos. Para añadir más, ve a Suscripción y plan y actualiza tu plan.

”El QR está bien impreso pero la cámara no lo lee”

Prueba con otra aplicación lectora de QR o con la cámara nativa del móvil.
Asegúrate de que hay suficiente luz sobre el código y que no hay reflejos.
Si el papel está arrugado o el código está parcialmente tapado, imprímelo de nuevo.

”Quiero un QR diferente por planta o departamento dentro del mismo edificio”

Puedes crear una ubicación por planta o departamento. Cada una tendrá su propio QR y sus propios registros de fichaje.