Gestionar encargados | Ayuda Workrono

Para: Administrador o propietario de la empresa. Tiempo estimado: 3 minutos.

¿Qué vas a hacer aquí?

Si tu empresa exige que alguien revise y apruebe los fichajes antes de que cuenten como definitivos (ver Validar fichajes de tu equipo), no tienes por qué hacerlo tú solo. Puedes nombrar encargados: empleados con permiso para validar únicamente los fichajes de las personas o proyectos que tú les asignes.

Un encargado nunca ve fichajes fuera de lo que le has asignado, ni siquiera los suyos propios.

En Gestión de Encargados no solo aparecen los encargados: también aparecen los administradores y tú mismo como propietario, porque la regla de “quién valida a quién” que se explica a continuación os afecta a todos por igual.

Por defecto, nadie valida sus propios fichajes

Da igual el rol: ni un encargado, ni un administrador, ni tú como propietario podéis aprobar u os podéis rechazar vuestros propios fichajes por defecto. El registro de jornada es una prueba frente a la Inspección de Trabajo, y separar quién ficha de quién valida es lo que da valor a esa prueba.

Si nadie más puede validar los fichajes de una persona (por ejemplo, en una empresa muy pequeña donde solo hay un administrador), esos fichajes se quedarán pendientes para siempre a menos que hagas una de estas dos cosas:

Asignar a esa persona a otro encargado o administrador que sí pueda validarla.
Activar su autovalidación, explicado justo debajo. Es la excepción, no la norma: úsala solo si de verdad no hay nadie más que pueda revisar esos fichajes.

Activar o desactivar la autovalidación de alguien

En el menú lateral, pulsa Gestión Managers.
Pulsa sobre la persona (encargado, administrador o tú mismo) para desplegar su ficha.
Verás el interruptor “Puede validar sus propios fichajes”.
Al activarlo, Workrono te pide confirmación explícita, recordándote que no es lo recomendable. Confirma solo si de verdad quieres que esa persona pueda validarse a sí misma.
Al desactivarlo, el cambio se aplica de inmediato, sin confirmación.

Si ves la etiqueta “Autovalidación activa” junto al nombre de alguien, significa que esa persona puede aprobar y rechazar sus propios fichajes.

Convertir a un empleado en encargado

El rol de encargado se marca desde la ficha del empleado, igual que cualquier otro rol:

En el menú lateral, pulsa Empleados.
Pulsa el nombre del empleado que quieres convertir en encargado.
Pulsa Editar.
En el campo Rol, marca Encargado (puedes mantener también el rol de Empleado si esa persona también ficha).
Pulsa Guardar Cambios.

En cuanto guardes, ese empleado aparece en Gestión de Encargados, listo para que le asignes empleados o proyectos.

Asignar empleados o proyectos a un encargado

Esto solo aplica a los encargados (rol Encargado). Un administrador o el propietario ya validan toda la empresa por defecto, así que en su ficha verás el texto “Valida los fichajes de toda la empresa” en lugar de estos bloques de asignación.

En el menú lateral, pulsa Gestión Managers.
Verás la lista de personas que validan fichajes en tu empresa: encargados, administradores y el propietario.
Pulsa sobre un encargado para desplegar su ficha.
En el bloque Empleados Asignados, pulsa Asignar y elige de la lista al empleado que quieres que ese encargado pueda validar.
En el bloque Proyectos Asignados, pulsa Asignar y elige el proyecto. Al asignar un proyecto completo, el encargado podrá validar los fichajes de todos los empleados de ese proyecto, aunque no estén asignados individualmente.

Para quitar una asignación, pulsa el icono de papelera junto al empleado o proyecto en la lista desplegada.

El propio encargado nunca aparece en la lista de empleados disponibles para asignar: para que valide sus propios fichajes usa el interruptor “Puede validar sus propios fichajes” de su ficha (ver arriba), no la asignación de empleados.

Qué verá el encargado

Con las asignaciones hechas, el encargado que inicie sesión:

Ve en su menú la sección Validar fichajes, con solo los fichajes pendientes de los empleados y proyectos que le asignaste.
Ve las pestañas Empleados y Proyectos de su panel limitadas a su ámbito.
No puede ver ni gestionar empleados, proyectos, ubicaciones ni la suscripción de la empresa — esas pantallas siguen siendo exclusivas de administrador y propietario.

Si un empleado no está asignado a ningún encargado (ni directamente ni a través de un proyecto), solo tú (administrador o propietario) puedes validar sus fichajes.

¿Y ahora?

¿Quieres saber cómo se valida un fichaje día a día? → Consulta Validar fichajes de tu equipo.
¿Necesitas que los fichajes se aprueben solos sin revisión manual? → Ve a Configuración y activa Auto-aprobar fichajes.

Problemas frecuentes

”No encuentro a un empleado en la lista de ‘Gestión Managers’”

Esa pantalla lista a las personas que validan fichajes: encargados, administradores y el propietario. Un empleado normal (sin ninguno de esos roles) no aparece ahí porque no valida fichajes de nadie. Si quieres que lo haga, edítalo desde Empleados y marca el rol Encargado antes de volver a Gestión Managers.

”Quiero que solo yo (o solo otra persona) validemos, y mis fichajes se quedan pendientes para siempre”

Es el caso típico de una empresa pequeña con un único administrador: si eres la única persona que valida y tienes la autovalidación desactivada (lo normal), tus propios fichajes se quedarán en pendiente porque nadie puede aprobarlos. Tienes dos salidas: activa tu autovalidación en tu propia ficha (ver Por defecto, nadie valida sus propios fichajes), o da de alta a otra persona con rol Administrador o Encargado para que valide por ti.

”No hay encargados todavía”

Es normal si aún no has marcado a nadie con el rol Encargado. Sigue los pasos de la sección Convertir a un empleado en encargado — en cuanto guardes el cambio, la persona aparecerá aquí sola.

”No se pudieron cargar los encargados”

Si ves un aviso de error en lugar de la lista, hubo un problema de conexión al pedir los datos al servidor. Pulsa Reintentar; si el problema persiste, comprueba tu conexión o inténtalo más tarde.

”Asigné un empleado a un encargado y ya no aparece disponible para asignar a otro”

Un mismo empleado puede tener varios encargados a la vez: si no lo ves en la lista al intentar asignarlo de nuevo al mismo encargado, es porque ya está asignado a ese encargado en concreto. Prueba a asignarlo a otro encargado distinto si lo necesitas.

”Quiero quitar el rol de encargado a alguien”

Entra en Empleados, edita a la persona y desmarca el rol Encargado. Los cambios de rol se aplican cuando esa persona vuelve a iniciar sesión (como máximo en 24 horas): si ya tenía la sesión abierta, conserva el acceso a Validar fichajes hasta entonces. Sus asignaciones quedan guardadas por si vuelves a marcarle el rol más adelante.