Dar de alta a empleados | Ayuda Workrono

Para: Administrador de empresa. Tiempo estimado: 3 minutos por empleado.

¿Qué vas a hacer aquí?

Esta guía explica cómo añadir empleados a tu empresa en Workrono uno a uno, qué significa cada rol y cómo funciona su PIN de kiosko.

Antes de empezar

Necesitas estar en sesión con tu cuenta de administrador.
Ten preparado el nombre y apellidos de cada empleado. El correo electrónico es opcional: solo hace falta si quieres darle al empleado una forma de iniciar sesión además de fichar por PIN (ver más abajo).
Comprueba que tu plan tiene margen de empleados disponibles (ve a Suscripción y plan si tienes dudas).

Dar de alta a un empleado (alta rápida)

En el menú lateral, pulsa Empleados.
Pulsa el botón Añadir empleado (o el icono +).
Escribe el nombre y el apellido del empleado. Es lo único que necesitas.
Pulsa Crear Empleado.

Workrono genera automáticamente el código de empleado y un PIN de 4 dígitos para que pueda fichar en el kiosko desde ya. Tras crearlo, verás una pantalla con el PIN en grande: apúntalo o cópialo con el botón “Copiar PIN” antes de cerrarla, porque solo se muestra esa vez. Si lo pierdes, puedes generar uno nuevo entrando en la ficha del empleado. En esa misma pantalla también aparece la dirección del kiosko de tu empresa, para que la abras directamente en la tablet del local.

Imprimir los PIN para repartirlos en mano

Si vas a dar de alta a varias personas y no quieres depender de apuntar cada PIN a mano, entra en Empleados y pulsa Imprimir PINs. Workrono genera una ficha individual por cada empleado activo con PIN, lista para recortar: nombre, PIN en grande y la dirección del kiosko donde debe teclearlo.

Entrega cada ficha en mano a su empleado, nunca las cuelgues juntas en la pared ni las dejes todas a la vista junto al kiosko. El PIN es personal: si cualquiera puede ver el PIN de cualquier otro, alguien podría fichar en nombre de otra persona y el registro de jornada dejaría de ser fiable.

Los empleados inactivos y los que aún no tienen PIN asignado no generan ficha; si alguno queda fuera, la pantalla te avisa de cuántos son y por qué.

Si necesitas más campos (correo, código propio, departamento, rol, horario…)

Bajo el nombre y el apellido verás un enlace “Más campos”. Al abrirlo aparece el resto del formulario:

Campo	Descripción
Código de empleado	Opcional. Si lo dejas en blanco, Workrono genera uno automáticamente.
Correo electrónico	Opcional. Si lo rellenas y no fijas una contraseña, Workrono envía un correo de bienvenida con un enlace para que el empleado establezca su propia contraseña y pueda iniciar sesión, además de fichar por PIN.
Contraseña	Opcional. Requiere haber rellenado el correo electrónico. Te permite entregarle al empleado su acceso completo (correo + contraseña) en mano, sin que tenga que abrir ningún correo. Ver la sección siguiente.
Rol	Elige el nivel de acceso (ver tabla de roles más abajo).
Departamento / equipo, puesto, salario, horario…	Opcionales. Sirven para agrupar empleados en reportes y aplicar horarios.

Si tu empresa usa el modo avanzado (ver Configuración), el formulario de alta muestra siempre todos estos campos de entrada, incluido un PIN opcional que puedes escribir tú mismo en vez de dejar que se genere solo.

Las tres formas de darle acceso a un empleado

Workrono te deja elegir cómo un empleado empieza a fichar, según lo que te resulte más cómodo:

PIN de kiosko — la que ya tienes lista siempre, sin hacer nada más. Todo empleado que crees recibe automáticamente un PIN de 4 dígitos para fichar en el kiosko del centro de trabajo. No hace falta correo ni contraseña.
Contraseña entregada en mano — si además rellenas el correo electrónico y escribes una contraseña en el campo Contraseña (dentro de “Más campos”), el empleado puede iniciar sesión de inmediato con esas credenciales. Tras crearlo, verás el correo y la contraseña en pantalla junto al PIN: apúntalos o cópialos, porque la contraseña no se vuelve a mostrar. Útil cuando prefieres dárselos en persona en vez de depender de que revise su bandeja de entrada.
Invitación por correo — si rellenas el correo electrónico y dejas la contraseña en blanco, Workrono le envía automáticamente un correo de bienvenida para que él mismo establezca su contraseña la primera vez que entre.

Puedes combinar el PIN con cualquiera de las otras dos, pero la contraseña y la invitación por correo son excluyentes entre sí: si ya le has dado una contraseña en mano, Workrono no envía el correo de invitación (le pediría establecer una contraseña que ya tiene).

Igual que con el PIN, Workrono no te obliga a que el empleado cambie la contraseña la primera vez que entra: puede seguir usando la que tú le diste.

Los roles y qué puede hacer cada uno

Rol	¿Qué puede hacer?
Empleado	Fichar con QR o kiosko · Ver su propio historial · Editar su perfil.
Manager	Todo lo del empleado · Ver fichajes de su equipo · Validar fichajes pendientes · Gestionar ausencias de su equipo.
Administrador	Todo lo del manager · Gestionar empleados · Crear ubicaciones y QR · Generar reportes · Gestionar la suscripción.

Una misma persona puede tener más de un rol. Por ejemplo, un administrador puede tener también el rol de empleado para poder fichar con QR.

Editar o desactivar un empleado

Editar datos: en la lista de empleados, pulsa el nombre del empleado y luego el botón Editar.
Desactivar: si un empleado ya no trabaja en tu empresa, no lo borres — desactívalo. Sus fichajes históricos se conservan y siguen apareciendo en los reportes del período en que trabajó. Para desactivarlo, entra en su ficha y pulsa Desactivar empleado.

Los empleados desactivados no pueden iniciar sesión ni fichar, pero sus datos históricos permanecen.

Dar (o cambiar) la contraseña de un empleado que ya existe

No hace falta borrar y volver a crear a un empleado para entregarle acceso con contraseña, ni para dársela de nuevo si la perdió. Entra en su ficha, pulsa Editar y busca el campo de contraseña junto al resto de datos:

Si el empleado todavía no tiene contraseña, verás el campo Contraseña (opcional): escribe una y pulsa Guardar Cambios para dársela.
Si el empleado ya tiene contraseña, el campo se llama Restablecer contraseña (opcional) y verás un aviso: en cuanto guardes, la contraseña anterior deja de funcionar y solo sirve la nueva. Si lo dejas en blanco, no se toca nada.

En ambos casos, entrégale la nueva contraseña en mano o por el canal que uses habitualmente: Workrono no la vuelve a mostrar después de guardar, igual que ocurre al crear un empleado.

Solo el propietario de la empresa puede fijar o cambiar la contraseña de otro administrador o de sí mismo. Si eres administrador (no propietario) e intentas cambiarle la contraseña a un administrador o al propietario, Workrono lo rechaza.

¿Y ahora?

¿Quieres generar el código QR para que puedan fichar? → Consulta Generar códigos QR.
¿Quieres configurar el kiosko tablet? → Consulta Fichar desde el kiosko.
¿Quieres ver los fichajes de un empleado? → Genera un reporte en Reportes de asistencia.

Problemas frecuentes

”El empleado dice que no ha recibido el correo de bienvenida”

Comprueba que el correo que introdujiste no tiene errores (letra de más, punto mal puesto…).
Pide al empleado que revise la carpeta de spam o correo no deseado.
Si el correo es correcto y no llegó, entra en la ficha del empleado y usa la opción Reenviar correo de bienvenida.

”Cerré la pantalla del PIN sin apuntarlo”

El PIN solo se muestra una vez, justo al crear al empleado. Si lo perdiste, entra en la ficha del empleado y genera uno nuevo: el anterior dejará de funcionar.

”He alcanzado el límite de empleados de mi plan”

Tu plan actual tiene un número máximo de empleados activos. Verás un aviso en pantalla indicando el límite. Para añadir más empleados, ve a Suscripción y plan y actualiza tu plan.

”Un empleado sin correo perdió su contraseña y no puede iniciar sesión”

Si el empleado no tiene correo electrónico registrado, no puede usar la recuperación de contraseña por email — esa vía la necesita. Como administrador puedes dársela tú directamente sin borrar al empleado ni perder su historial:

Entra en Empleados y pulsa el nombre del empleado.
Pulsa Editar.
En el campo Restablecer contraseña (opcional), escribe una contraseña nueva.
Pulsa Guardar Cambios y entrégasela en mano.

El empleado sigue pudiendo fichar por PIN mientras tanto: esto solo afecta a su acceso con usuario y contraseña.

”Quiero cambiar el rol de un empleado”

Entra en la ficha del empleado, pulsa Editar, cambia el rol y pulsa Guardar. El cambio es inmediato: la próxima vez que el empleado inicie sesión, verá las secciones correspondientes a su nuevo rol.

”Borré un empleado por error y necesito recuperarlo”

Si eliminaste definitivamente un empleado (no solo lo desactivaste), su historial puede haberse borrado. Contacta con soporte en tll.developers.apps@gmail.com lo antes posible para intentar recuperar los datos.