Dar de alta a empleados | Ayuda Workrono

Para: Administrador de empresa. Tiempo estimado: 3 minutos por empleado.

¿Qué vas a hacer aquí?

Esta guía explica cómo añadir empleados a tu empresa en Workrono uno a uno, qué significa cada rol y cómo configurar el PIN de kiosko.

Antes de empezar

Necesitas estar en sesión con tu cuenta de administrador.
Ten preparado el nombre completo y el correo electrónico de cada empleado.
Comprueba que tu plan tiene margen de empleados disponibles (ve a Suscripción y plan si tienes dudas).

Dar de alta a un empleado

En el menú lateral, pulsa Empleados.
Pulsa el botón Añadir empleado (o el icono +).

Rellena el formulario:

Campo	Descripción
Nombre y apellidos	Nombre completo del empleado. Aparecerá en los reportes.
Correo electrónico	Recibirá aquí el correo de bienvenida con sus datos de acceso.
Rol	Elige el nivel de acceso (ver tabla de roles más abajo).
PIN de kiosko	Código de 4 dígitos para fichar desde la tablet. Si lo dejas en blanco, el empleado podrá crearlo desde su perfil.
Departamento / equipo	Opcional. Sirve para agrupar empleados en reportes.

Pulsa Guardar.

Workrono enviará automáticamente un correo de bienvenida al empleado con:

Su dirección de acceso a Workrono.
Un enlace para establecer su contraseña.

Los roles y qué puede hacer cada uno

Rol	¿Qué puede hacer?
Empleado	Fichar con QR o kiosko · Ver su propio historial · Editar su perfil.
Manager	Todo lo del empleado · Ver fichajes de su equipo · Validar fichajes pendientes · Gestionar ausencias de su equipo.
Administrador	Todo lo del manager · Gestionar empleados · Crear ubicaciones y QR · Generar reportes · Gestionar la suscripción.

Una misma persona puede tener más de un rol. Por ejemplo, un administrador puede tener también el rol de empleado para poder fichar con QR.

Editar o desactivar un empleado

Editar datos: en la lista de empleados, pulsa el nombre del empleado y luego el botón Editar.
Desactivar: si un empleado ya no trabaja en tu empresa, no lo borres — desactívalo. Sus fichajes históricos se conservan y siguen apareciendo en los reportes del período en que trabajó. Para desactivarlo, entra en su ficha y pulsa Desactivar empleado.

Los empleados desactivados no pueden iniciar sesión ni fichar, pero sus datos históricos permanecen.

¿Y ahora?

¿Quieres generar el código QR para que puedan fichar? → Consulta Generar códigos QR.
¿Quieres configurar el kiosko tablet? → Consulta Fichar desde el kiosko.
¿Quieres ver los fichajes de un empleado? → Genera un reporte en Reportes de asistencia.

Problemas frecuentes

”El empleado dice que no ha recibido el correo de bienvenida”

Comprueba que el correo que introdujiste no tiene errores (letra de más, punto mal puesto…).
Pide al empleado que revise la carpeta de spam o correo no deseado.
Si el correo es correcto y no llegó, entra en la ficha del empleado y usa la opción Reenviar correo de bienvenida.

”He alcanzado el límite de empleados de mi plan”

Tu plan actual tiene un número máximo de empleados activos. Verás un aviso en pantalla indicando el límite. Para añadir más empleados, ve a Suscripción y plan y actualiza tu plan.

”Quiero cambiar el rol de un empleado”

Entra en la ficha del empleado, pulsa Editar, cambia el rol y pulsa Guardar. El cambio es inmediato: la próxima vez que el empleado inicie sesión, verá las secciones correspondientes a su nuevo rol.

”Borré un empleado por error y necesito recuperarlo”

Si eliminaste definitivamente un empleado (no solo lo desactivaste), su historial puede haberse borrado. Contacta con soporte en tll.developers.apps@gmail.com lo antes posible para intentar recuperar los datos.