Validar fichajes de tu equipo

Para: Manager (responsable de equipo). Tiempo estimado: 5 minutos.

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¿Qué vas a hacer aquí?

En Workrono, los administradores pueden exigir que alguien revise y apruebe los fichajes antes de que queden como definitivos. Esta guía explica cómo hacer esa revisión si eres el manager del equipo.

¿Necesitas validar los fichajes de tu equipo?

Depende de cómo esté configurada tu empresa:

• Validación manual activada: los fichajes quedan en estado «Pendiente» hasta que tú o el administrador los aprueben. Necesitas revisarlos regularmente.
• Validación automática activada: los fichajes se aprueban solos al cabo de un tiempo o sin intervención humana. En este caso, no tienes que hacer nada — los fichajes ya son válidos cuando se registran.

Si no sabes cuál es el caso de tu empresa, pregunta al administrador o mira si tienes una sección Validar fichajes visible en tu menú lateral.

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Validar fichajes manualmente

Ver los fichajes pendientes

1. Inicia sesión con tu cuenta de manager.
2. En el menú lateral, pulsa Validar fichajes (o Revisión de fichajes).
3. Verás una lista de registros en estado Pendiente:
   • Nombre del empleado.
   • Fecha y hora de entrada / salida.
   • Ubicación donde fichó.
   • Tiempo total del turno.

Aprobar un fichaje

1. Pulsa sobre el fichaje que quieres revisar.
2. Comprueba que los datos son correctos (hora de entrada, hora de salida, ubicación).
3. Pulsa Aprobar.

El fichaje pasa a estado Validado y ya cuenta en el resumen de horas del empleado.

Rechazar o marcar un fichaje como incidencia

Si detectas un error (por ejemplo, el empleado fichó salida mucho más tarde de lo que debería):

1. Pulsa sobre el fichaje.
2. Pulsa Rechazar o Marcar como incidencia.
3. Añade una nota breve explicando el motivo.
4. El empleado recibirá una notificación y podrá ver la incidencia en su historial.

Una vez rechazado, el fichaje no cuenta en el cálculo de horas. El administrador puede corregir el registro si es necesario.

Aprobar varios a la vez

Si quieres aprobar varios fichajes de golpe:

1. Marca las casillas de los fichajes que quieres aprobar.
2. Pulsa el botón Aprobar seleccionados.

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Cuándo validar

No hay una frecuencia obligatoria, pero te recomendamos:

• Al menos una vez al día, al final de la jornada, para que el resumen del día quede cerrado.
• Al cierre del mes, antes de que el administrador genere el reporte mensual, para que todos los fichajes estén validados y el reporte sea exacto.

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¿Y ahora?

• ¿Quieres ver el historial completo de un empleado? → Pide al administrador que genere un reporte en Reportes de asistencia.
• ¿Quieres gestionar ausencias de tu equipo? → Busca la sección Ausencias en el menú lateral.

Problemas frecuentes

”No veo la sección Validar fichajes en mi menú”

Puede que tu empresa tenga la validación automática activada: en ese caso no hay nada que validar manualmente y la sección no aparece. También puede que tu cuenta tenga el rol de empleado pero no de manager. Consulta con el administrador.

”El empleado dice que su fichaje no está en la lista de pendientes”

El fichaje puede haberse aprobado automáticamente o puede haberlo aprobado otro manager o el administrador. Busca el registro en el historial del empleado con el estado Validado.

”Aprobé un fichaje por error y quiero revertirlo”

Una vez aprobado, no puedes revertirlo tú mismo. Contacta con el administrador de la empresa para que corrija el registro desde el panel de administración.

”La lista de pendientes tiene demasiados registros acumulados”

Usa el filtro por fecha para revisar por semana o por día. Aprueba o rechaza en lotes usando la selección múltiple para agilizar el proceso.