Validar fichajes de tu equipo

Para: Encargado, administrador o propietario de la empresa. Tiempo estimado: 5 minutos.

¿Qué vas a hacer aquí?

En Workrono, el administrador puede exigir que alguien revise y apruebe los fichajes antes de que queden como definitivos. Esta guía explica cómo hacer esa revisión.

Quién ve qué fichaje depende de tu rol:

Propietario o administrador: ve y valida los fichajes de toda la empresa.
Encargado: solo ve y valida los fichajes de los empleados y proyectos que el administrador le ha asignado (ver Gestionar encargados).

Nadie valida sus propios fichajes por defecto — ni un encargado, ni un administrador, ni el propietario. Es así aunque tengas acceso a “toda la empresa”: tus propios fichajes quedan fuera de tu ámbito de validación salvo que un administrador te active la autovalidación desde Gestión de Encargados (ver Gestionar encargados) — no es lo recomendable, porque el registro de jornada es una prueba frente a la Inspección de Trabajo.

Si tienes fichajes propios pendientes, verás un aviso en la parte superior de tu panel:

Si otra persona puede validarlos, el aviso es solo informativo: ya sabes que alguien se encargará.
Si nadie puede validarlos (por ejemplo, eres la única persona con acceso a validar en tu empresa), el aviso te lo advierte y, si eres administrador o propietario, te enlaza directamente a Gestión de Encargados para que actives tu autovalidación o asignes a otra persona.

¿Necesitas validar fichajes?

Depende de cómo esté configurada tu empresa, en Configuración:

Validación manual activada (opción “Auto-aprobar fichajes” desactivada): los fichajes quedan en estado Pendiente hasta que un encargado o un administrador los aprueba. Necesitas revisarlos regularmente.
Auto-aprobar fichajes activado: los fichajes se aprueban solos al registrarse y no requieren revisión manual. En este caso no tienes que hacer nada.

Si no sabes cuál es el caso de tu empresa, pregunta al administrador o mira si tienes una sección Validar fichajes visible en tu menú lateral.

Validar fichajes manualmente

Ver los fichajes pendientes

Inicia sesión con tu cuenta.
En el menú lateral, pulsa Validar fichajes.
Verás una tarjeta con el fichaje pendiente más reciente de tu ámbito:
- Nombre del empleado y departamento.
- Tipo de fichaje (entrada o salida) y hora.
- Ubicación donde fichó.
- Proyecto, si el fichaje tiene uno asociado.

Arriba verás cuántos fichajes te quedan por revisar y cuántos llevas aprobados/rechazados en la sesión.

Si tienes activada la autovalidación (ver más arriba), tus propios fichajes también pueden aparecer en tu lista de pendientes junto a los del resto de tu ámbito. Una vez que apruebes o rechaces uno de los tuyos, lo reconocerás en la pestaña Historial por la etiqueta “Autovalidado”.

Aprobar un fichaje

Tienes dos formas de aprobar, sean equivalentes:

Desliza la tarjeta hacia la derecha.
Pulsa el botón verde de check, o la tecla flecha derecha.

El fichaje pasa a estado Aprobado y ya cuenta en el resumen de horas del empleado. La tarjeta pasa automáticamente a la siguiente pendiente.

Rechazar un fichaje

Si detectas un error (por ejemplo, el empleado fichó salida mucho más tarde de lo que debería, o la ubicación no cuadra):

Desliza la tarjeta hacia la izquierda, o pulsa el botón rojo, o la tecla flecha izquierda, para un rechazo rápido sin motivo.
Si quieres explicar el motivo, pulsa el icono de comentario junto al botón rojo, escribe una nota breve y pulsa Rechazar.

Una vez rechazado, el fichaje no cuenta en el cálculo de horas. El administrador puede corregir el registro si es necesario, pero tú no puedes revertir la validación desde aquí.

Cuando ya no queda nada pendiente

Cuando terminas de revisar todos los fichajes de tu ámbito, verás un mensaje de “¡Todo al día!” con el resumen de aprobados y rechazados. Si esperabas ver fichajes y no aparece ninguno, es probable que tu empresa tenga la validación automática activada — revisa el aviso en pantalla, que enlaza directamente a Configuración.

Cuándo validar

No hay una frecuencia obligatoria, pero te recomendamos:

Al menos una vez al día, al final de la jornada, para que el resumen del día quede cerrado.
Al cierre del mes, antes de que el administrador genere el reporte mensual, para que todos los fichajes estén validados y el reporte sea exacto.

¿Y ahora?

¿Eres administrador y quieres decidir quién valida a quién? → Consulta Gestionar encargados.
¿Quieres ver el historial completo de un empleado? → Pide al administrador que genere un reporte en Reportes de asistencia.

Problemas frecuentes

”No veo la sección Validar fichajes en mi menú”

Puede que tu empresa tenga Auto-aprobar fichajes activado: en ese caso no hay nada que validar manualmente y la sección no aparece para nadie. También puede que tu cuenta no tenga rol de encargado, administrador o propietario. Consulta con el administrador.

”No se pudieron cargar los fichajes pendientes”

Si ves este aviso en lugar de la tarjeta de validación, hubo un problema de conexión al pedir los datos al servidor — no significa que no tengas fichajes pendientes. Pulsa Reintentar; si el problema persiste, comprueba tu conexión o inténtalo más tarde.

”Intenté aprobar/rechazar un fichaje y me dice que ya no está disponible”

Significa que ese fichaje ya no está en tu ámbito o ya lo validó otro encargado o el administrador justo antes que tú. La lista se actualiza sola: revisa el siguiente fichaje pendiente.

”El empleado dice que su fichaje no está en la lista de pendientes”

El fichaje puede haberse aprobado automáticamente, o puede haberlo aprobado ya otro encargado o el administrador. Busca el registro en el historial del empleado con el estado Aprobado.

”Aprobé un fichaje por error y quiero revertirlo”

Una vez aprobado o rechazado, no puedes revertirlo tú mismo. Contacta con el administrador de la empresa para que corrija el registro desde el panel de administración.

”Como encargado, no veo los fichajes de un empleado que sí debería poder validar”

Solo ves los fichajes de los empleados y proyectos que el administrador te ha asignado explícitamente. Pide al administrador que revise tus asignaciones en Gestión de Encargados (ver Gestionar encargados).