Registro de jornada en ETT y subcontratas: quién debe llevarlo

Cuando en un mismo centro trabajan personas que no están en tu nómina, la pregunta de quién ficha a quién tiene dos respuestas distintas. Con trabajadores cedidos por una ETT, el registro de jornada lo lleva la empresa usuaria, porque es quien dirige y controla su trabajo mientras están en misión. Con una contrata o subcontrata, lo lleva la empresa contratista, que es la verdadera empleadora, aunque puede acordar con la principal usar el sistema de fichaje de esta. Así lo interpreta la Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (pregunta A.2), apoyándose en la Ley 14/1994 de ETT y en el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores.

La Guía advierte que sus criterios son «a mero título informativo», sin perjuicio de lo que interpreten los tribunales, pero es el documento oficial que responde a esta pregunta de forma expresa.

En este artículo

• Quién lleva el registro de jornada en ETT y subcontratas
• Trabajadores de ETT: registra la empresa usuaria
• Contratas y subcontratas: registra la empresa empleadora
• Compartir el fichaje sin confundir los papeles
• Qué tipifica la LISOS
• Cómo organizarlo con Workrono
• Preguntas frecuentes

Quién lleva el registro de jornada en ETT y subcontratas

La obligación general está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: la empresa garantiza un registro diario con la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora, lo conserva cuatro años y lo mantiene a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo. El precepto no dice nada de ETT ni de contratas. El reparto sale de la Guía del Ministerio, que resume así los dos supuestos:

Situación	Quién lleva el registro	Base que cita la Guía	Qué hace la otra empresa
Trabajador cedido por una ETT que presta servicios en la empresa usuaria	La empresa usuaria, que además conserva los registros cuatro años	Art. 15.1 de la Ley 14/1994 (dirección y control)	La ETT, que asume salarios y Seguridad Social (art. 12.1), pacta con la usuaria cómo recibe los registros
Trabajador de una contratista o subcontratista (art. 42 ET)	La contratista o subcontratista, como verdadera empleadora	El control de la actividad permanece en la contratista	La principal puede, por acuerdo, prestar su sistema de registro si esos trabajadores prestan actividad en sus instalaciones; la contratista sigue conservando la documentación

La lógica es la misma en los dos casos: registra quien dirige y controla el trabajo. Lo que cambia es quién tiene ese control según la ley.

Trabajadores de ETT: registra la empresa usuaria

Por qué la obligación recae en la usuaria

La Ley 14/1994, de empresas de trabajo temporal, define el contrato de puesta a disposición como la cesión del trabajador para prestar servicios en la empresa usuaria, «a cuyo poder de dirección quedará sometido» (artículo 6.1). El artículo 15.1 concreta que, mientras el trabajador desarrolla tareas en el ámbito de la usuaria, las facultades de dirección y control de la actividad laboral las ejerce esta.

De ahí deduce la Guía que la usuaria es la obligada a cumplir el registro diario del artículo 34.9 ET y a conservar esos registros durante cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección. Tiene sentido práctico: la ETT no está en el centro, no ve a qué hora empieza cada turno y no puede garantizar que el registro refleje la jornada real.

Qué papel tiene la ETT

La empleadora formal sigue siendo la ETT. El artículo 12.1 de la Ley 14/1994 le atribuye las obligaciones salariales y de Seguridad Social de los trabajadores que pone a disposición. Para pagar bien necesita saber cuántas horas se han trabajado, y por eso la Guía pide que ETT y usuaria establezcan procedimientos de aportación de los registros para que cada una cumpla sus obligaciones.

La Guía no dice cómo hacerlo. Como recomendación práctica, conviene dejar por escrito, junto al contrato de puesta a disposición:

• Qué se envía: el detalle diario de entradas y salidas de cada trabajador cedido.
• Cuándo: con la periodicidad del cierre de nómina de la ETT, no a final de misión.
• Quién revisa: qué persona de la usuaria valida los fichajes y a quién avisa la ETT si algo no cuadra.

Hay un motivo más para cuidar ese flujo. El artículo 35.5 ET exige, a efectos de horas extraordinarias, registrar la jornada día a día y totalizarla en el periodo de abono de la retribución, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo. Si la nómina la hace la ETT y el registro lo tiene la usuaria, ese resumen depende de que los datos lleguen a tiempo.

La jornada que se registra es la de la usuaria

El artículo 11.1 de la Ley 14/1994 reconoce a los trabajadores cedidos, durante la misión, las condiciones esenciales que tendrían si la usuaria los hubiera contratado directamente para el mismo puesto. Entre ellas están expresamente la duración de la jornada, las horas extraordinarias, los descansos, el trabajo nocturno, las vacaciones y los festivos.

En la práctica, el registro del trabajador cedido se lee contra el convenio y el calendario de la usuaria, no contra los de la ETT. Si en tu empresa la jornada anual o el descanso para el bocadillo están fijados por convenio, la persona cedida que ocupa ese puesto se mide con la misma regla.

Si el trabajador cedido no ficha

La usuaria dirige el trabajo, pero no sanciona. El artículo 15.2 de la Ley 14/1994 mantiene la facultad disciplinaria en la ETT: cuando la usuaria considera que ha habido un incumplimiento contractual, lo pone en conocimiento de la ETT para que esta adopte las medidas que correspondan.

Si una persona cedida no ficha de forma reiterada, lo que toca a la usuaria es documentarlo (fechas y fichajes que faltan) y comunicarlo a la ETT. Mientras tanto, la obligación de garantizar el registro sigue siendo suya, así que conviene dejar constancia de la jornada de ese día, con la confirmación de su responsable, antes que un hueco sin explicación.

Conviene recordar, además, que el artículo 16.3 de la Ley 14/1994 la hace responsable subsidiaria de las obligaciones salariales y de Seguridad Social contraídas con el trabajador durante el contrato de puesta a disposición, y solidaria si ese contrato incumple los artículos 6 y 8 de la ley.

Contratas y subcontratas: registra la empresa empleadora

La regla general

Cuando encargas una obra o un servicio a otra empresa, sus trabajadores siguen siendo suyos. El artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores regula la subcontratación, pero no menciona el registro de jornada. La Guía completa el vacío: como el control de la actividad permanece en la contratista o subcontratista, verdadera empleadora, es esta la responsable de todas las obligaciones laborales, incluido el registro diario de jornada.

Si una empresa de limpieza, mantenimiento o logística trabaja en tus instalaciones, su registro lo organiza ella, bajo su responsabilidad. Lo mismo vale para el personal que trabaja casi siempre fuera de su empresa, como los conductores, cuyo caso tratamos en la guía sobre fichaje de conductores y tacógrafo.

Usar el sistema de fichaje de la empresa principal

La Guía añade una posibilidad: cuando los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas pueden acordar que usen el sistema de registro de la principal. El Ministerio lo justifica porque así se asegura la fiabilidad de la jornada realmente realizada y la contratista puede detectar defectos o excesos frente a lo pactado entre las dos empresas. De ese texto se desprenden tres ideas:

1. Es un acuerdo, no una imposición: la Guía dice que las empresas «podrán acordar».
2. Solo cubre a quien trabaja en la principal, no a la plantilla de la contratista en otros lugares.
3. La responsabilidad no cambia de manos: la Guía precisa que conservar y mantener la documentación de los registros sigue siendo obligación de la contratista.

Si lo acordáis, dejad por escrito cómo se identifica la empresa de cada trabajador, cada cuánto recibe la contratista una copia de sus registros y quién corrige un fichaje erróneo.

Construcción: el convenio lo concreta

En construcción no hace falta acudir solo a la Guía. El VII Convenio General del Sector de la Construcción, en su artículo 71.10, establece que cada empresa implementa su propio registro diario respecto de su plantilla. Previo acuerdo entre la contratista o principal y la subcontratista, esta puede usar los medios de registro de la principal, siempre que se identifique a cada persona trabajadora y a su empresa para poder deducir responsabilidades, y dando cuenta del acuerdo a la representación legal de ambas empresas.

Si trabajas en obra, el análisis del convenio de la construcción en Valencia explica también la diferencia entre registro de jornada, Libro de Subcontratación y Tarjeta Profesional, y en la página de control horario para construcción tienes el enfoque de Workrono para obras.

Lo que sí exige el artículo 42 ET a la principal

Que el registro sea de la contratista no deja a la principal sin obligaciones. Si contrata obras o servicios de su propia actividad, debe comprobar que la contratista está al corriente con la Seguridad Social (apartado 1). Responde solidariamente de las obligaciones de Seguridad Social de la contrata durante los tres años siguientes al fin del encargo, y de las salariales durante el año siguiente (apartado 2). Además, informa a su representación de cada contrata y, si comparten de forma continuada centro de trabajo, lleva un libro registro con esos datos (apartado 4). Ese libro no es un registro de horas.

Compartir el fichaje sin confundir los papeles

El artículo 43 ET recuerda que ceder trabajadores temporalmente a otra empresa solo puede hacerse a través de una ETT autorizada. Considera cesión ilegal, entre otros supuestos, que el contrato entre empresas se limite a poner trabajadores a disposición de la otra, o que la empresa cedente no ejerza las funciones inherentes a su condición de empresario. Las consecuencias son serias: responsabilidad solidaria de cedente y cesionaria (apartado 3) y derecho del trabajador a quedarse como fijo en la empresa que elija (apartado 4).

Como la Guía admite que la contratista use el sistema de la principal, compartir la herramienta no es un problema en sí. Como criterio de prudencia, conviene que el fichaje compartido no se convierta en la vía por la que la principal organiza la jornada del personal ajeno: cambios de horario, permisos e incidencias deberían pasar por el responsable de la contratista.

Qué tipifica la LISOS

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica como infracción grave, en su artículo 7.5, la transgresión de las normas en materia de jornada y de registro de jornada, entre otras. El artículo 40.1.b fija para las infracciones graves en materia de relaciones laborales multas de 751 a 7.500 euros según el grado.

La LISOS tiene además artículos propios para las infracciones de las ETT (artículo 18) y de las empresas usuarias (artículo 19), que se refieren, entre otras materias, a los contratos, los supuestos de utilización, la formación y la prevención de riesgos. Ninguno de los dos menciona el registro de jornada.

Cómo actúa la Inspección, qué documentación pide y cómo se tramita un expediente lo explicamos en la guía de Inspección de Trabajo y fichaje. Para encajar este registro con el resto de obligaciones laborales de una pyme, puedes apoyarte en el manual de cumplimiento legal de RRHH.

Cómo organizarlo con Workrono

Una aclaración previa: Workrono no ofrece acceso compartido entre empresas. Cada empresa tiene su propia cuenta y registra en ella a su personal. Si gestionas muchas contratas y cesiones a la vez, la guía para implantar el control horario en empresas grandes ayuda a planificar el despliegue. Así encaja en cada caso:

• Si eres empresa usuaria, das de alta a las personas cedidas como empleados de tu cuenta (cómo dar de alta empleados). Fichan con el QR desde el móvil o con su PIN en el kiosko, el encargado valida o rechaza los fichajes con motivo, y a fin de mes descargas el informe en PDF o Excel para enviárselo a la ETT. Cada persona que das de alta cuenta como empleado de tu plan.
• Si eres contratista, registras a tu plantilla en tu cuenta, también cuando trabaja en las instalaciones de un cliente. Con el módulo de proyectos, disponible desde el plan Professional, puedes imputar las horas a cada obra o contrata, y el informe exportado sirve para justificar ante la principal lo trabajado si así lo habéis pactado.

El plan Starter es gratuito hasta 3 empleados. Puedes crear tu cuenta gratis en Workrono o comparar los planes y precios.

Preguntas frecuentes

¿Tiene que fichar un trabajador de ETT?

Sí. Según la Guía del Ministerio (pregunta A.1), el registro se aplica a la totalidad de trabajadores. Para las personas cedidas por una ETT, la obligación corresponde a la empresa usuaria mientras dura la misión, porque es quien dirige y controla su trabajo (artículo 15.1 de la Ley 14/1994).

¿Puede la ETT llevar el registro en lugar de la usuaria?

La Guía atribuye el registro a la usuaria y pide a ambas empresas procedimientos de aportación de los registros. No contempla que la obligación pase a la ETT. Lo prudente es que la usuaria lleve el registro y la ETT reciba los datos que necesita para la nómina.

¿Puedo obligar a una subcontrata a fichar en mi sistema?

La Guía habla de un acuerdo entre las dos empresas, no de una imposición de la principal. Si no hay acuerdo, la contratista registra la jornada de sus trabajadores con su propio sistema. En construcción, el artículo 71.10 del VII Convenio General exige además identificar a cada trabajador y a su empresa, y dar cuenta del acuerdo a la representación de ambas.

¿Un autónomo que trabaja en mis instalaciones tiene que fichar?

No, si es realmente autónomo. La Guía excluye del registro las relaciones que quedan fuera del Estatuto de los Trabajadores y cita expresamente a los trabajadores autónomos y a los socios trabajadores de cooperativas.

Conclusión

Registra quien dirige el trabajo. Con una ETT es la empresa usuaria, que pacta con la ETT cómo le hace llegar los registros. Con una contrata es la propia contratista, que puede usar el sistema de la principal si lo acuerdan, sin dejar de responder de su registro. Dejarlo por escrito antes de empezar ahorra discusiones sobre horas. Si quieres empezar por tu propia plantilla, prueba Workrono gratis.